De belangrijkste onderdelen van evenementen - Chapter 3

 

Jaarlijks worden er in Nederland zo’n zeshonderdduizend 600.000 evenementen georganiseerd.

Wanneer we kijken naar de omvang, kunnen we deze als volgt indelen:

  • kleinschalig: tot circa 500 bezoekers per dag;
  • middelgroot: circa 500-5000 bezoekers per dag;
  • grootschalig: meer dan 5000 bezoekers per dag;
  • mega: meer dan een miljoen bezoekers.

Belangrijk kenmerk van een evenement: het is een aan tijd- en plaatsgebonden gebeurtenis.

De betekenis van 'evenement' volgens het woordenboek: ‘voorval’, ‘gewichtige of merkwaardige gebeurtenis’.

Evenementen kunnen heel breed worden georganiseerd (workshops, exposities, optredens, tv-opnames). Of juist heel specifiek gericht op één ding.

Waarom moet je een doelstelling opstellen?

De vorm van het project moet afgestemd zijn op de inhoudelijke doelstelling. Het is zeer belangrijk dat we de doelstelling voor ogen hebben, voordat we een vorm gaan kiezen.

Bij projecten waarvan de vorm nog niet is bepaald, is het belangrijk om eerst de probleem-/vraagstelling te formuleren. Hieruit vloeit een missie voort, die aangeeft wát het project wil gaan betekenen en voor wié (markt). Bijvoorbeeld: ‘Het project wil een oplossing bieden voor de behoefte om ervaringen uit te wisselen van met name onze Oost-Europese collega’s.’

Wanneer de doelstelling zo wordt geformuleerd, is er nog ruimte voor aanpassingen en alternatieven naast elkaar te zetten. Uit deze doelstelling hoeft niet perse direct een evenement te komen. Je kunt deze doelstelling altijd nog verfijnen.

De functie van een project.

Culturele/vrijetijdsprojecten kunnen veel functies vervullen, voor commerciële, persoonlijke en gemeenschappelijke doeleinden. Denk bijvoorbeeld aan: verkoop, promotie, communicatie, ontmoeting, educatie, motivatie, informatie, consumptie, fondsenwerving.

Een evenementenproject richt zich vaak op verschillende doelgroepen, met daarin een hoofddoelgroep en meerdere subdoelgroepen. Per subgroep wordt er vaak een ander doel nagestreefd, en kan het evenement zelf meerdere doelen dienen. Een conferentie kan zich bijvoorbeeld primair richten op een educatief doel, maar kunnen deelnemers elkaar hier ook ontmoeten.

De spin-off.

Naast het feit dat evenementen een of meerdere doelstellingen hebben, hebben zij ook vaak een gewenst of ongewenst neveneffect. Dit noemen we een spin-off. De horeca profiteert bijvoorbeeld bij een festival in de stad. Voor hen is dit evenement ook lucratief, zonder dat zij er zelf verder direct veel mee te maken hebben.

Onderscheid tussen publieks- en bedrijfsevenementen.

  • Publieksevenementen zijn vooral gericht op algemene of ideële doelstellingen.
  • Bedrijfsevenementen zijn vooral gericht op het realiseren van een bedrijfsdoelstelling.

Door het bedrijfsleven worden bedrijfsevenementen steeds meer gezien als een alternatief medium om met doelgroepen/relaties te kunnen communiceren. Denk aan congressen en beurzen. Dit wordt in dit kader ook wel driedimensionale communicatiemedia genoemd.

Hieronder volgt een kort overzicht van de belangrijkste kenmerken van een publieks- en bedrijfsevenement:

  • gericht op een publieks- of algemeen belang - opzet vanuit bedrijfsbelang
  • meestal weinig invloed op wie er komt - invloed op wie er komt (uitnodigingen)
  • spelen in vrijetijds-/toeristisch domein - spelen in businessdomein
  • komen vaak voort uit een idee - komen vaak voort uit probleem/behoeft
  • hebben vaak een ideëel doel - vaak (in)direct commercieel doel
  • financiering vaak hoofdprobleem - budget veelal beschikbaar

Er is de laatste tijd sprake van een tussenvorm; Het consumentenevenement.

Deze is opgezet vanuit een bedrijfsdoelstelling, maar richt zich op een algemeen publiek.

Wanneer een bedrijf bijvoorbeeld een feest organiseert voor algemeen publiek, kunnen zij hier ook potentiële klanten aan verdienen. Bedrijven doen dit vaak in samenwerking met een omroep. Publiek dat geïnteresseerd is, kan hiervoor kaartjes kopen of bijvoorbeeld een bon uit de krant/tijdschrift opsturen. Bedrijven zijn bij deze feestjes erg geïnteresseerd in de NAW-gegevens van bezoekers, voor hun eigen marketingscommunicatie.

Evenementen zijn er in verschillende vormen. Hieronder volgen een aantal evenementsvormen voor zowel de bedrijfs- als de publieksevenementen.

Bedrijfsevenementen:

  • Beurzen/exposities.
  • objectgerichte expositie: objecten staan centraal
  • conceptgerichte expositie: informatie staat centraal
  • productgerichte expositie: producten van bedrijven worden tentoongesteld
  • productgerichte expositie; vakbeurs: gericht op vakmensen
  • productgerichte expositie; publieksbeurs: gericht op algemeen publiek
  • Conferenties
  • congres: gemeenschappelijk overleg, vaak internationaal
  • workshop: leeractiviteiten voor deelnemers
  • seminar: gevorderden bestuderen een bepaald onderwerp
  • symposium: wetenschappelijke bijeenkomst
  • thema- of contactdagen
  • online conferenties

Doelen bedrijfsevenementen: nieuw product introduceren, reclamecampagne starten, relatie met doelgroep te versterken, vaste klanten verwennen. Vaak gaat het om relatiemarketing.

Publieksevenementen:

  • Culturele programma’s: activiteiten als stadswandelingen, stedenreizen, rondleidingen.
  • Markten: toeristische markten, kunstmarkten, braderieën.
  • Attracties: manifestaties hebben vaak tijdelijke attracties om mensen aan te trekken.
  • Voorstellingen: optredens van mensen en groepen; dans, toneel, concerten, tv-productie
  • Festivals en folkore: festival bestaat uit meerdere voorstellingen, folklore vaak uit sport.
  • Manifestaties: combinatie van verschillende evenementsvormen; workshops, optredens.
  • Herdenkingen: eeuwfeesten, andere herdenkingen van historische betekenis.
  • Sportevenementen: toernooien, boksgala’s, bekerfinales.
  • Ondersteunende projecten: een evenement wordt ondersteunt door een ander evenement.

Wie zijn de betrokken partijen bij het organiseren van een evenement?

Bij evenementen zijn meerdere mensen betrokken. Deze mensen worden ook wel partijen genoemd. Ze worden met elkaar verbonden door het evenement; een bepaalde locatie waar uitwisseling plaatsvindt tussen mensen/groepen.

De belangrijkste partijen die betrokken zijn bij een evenement, noemen we de primair betrokkenen. Hieronder volgt een kort overzicht van belangrijke betrokkenen bij een evenement:

  • De aanbieder
  • een individu of individuele organisatie
  • een collectief
  • De afnemer/doelgroep
  • de hoofddoelgroep (algemeen publiek, toeristen, bedrijven)
  • de subdoelgroepen (aanwezige kinderen)
  • De locatiebeheerder
  • de beheerder van een museum, bezoekerscentra (expositie/manifestatie)
  • de beheerder van een stadion, sportcomplex (sportevenementen)
  • de beheerder van een schouwburg, cultureel centrum, jazzcafé (voorstelling)
  • de beheerder van een zalencentrum (conferentie)
  • de gemeente als straatbeheerder (straattheaterfestival)
  • De opdrachtgever
  • de directie/bestuur van een museum, theatergezelschap, cultureel centrum
  • De financier
  • de subsidiegever
  • de sponsor
  • de bank
  • het fonds
  • De leveranciers
  • vormgevers
  • verhuurbedrijven
  • vrijwilligers
  • De beheerders
  • beveiliging
  • De indirect belanghebbenden/belangstellenden
  • buurtbewoners
  • pers

Het is belangrijk dat voor het slagen van het evenement er een goede werkcommunicatie bestaat tussen de hiervoor genoemde partijen. De evenementorganisator zal zeer intensief moeten communiceren tussen, en met, alle betrokken partijen.

Scheppingsproces

Een evenement is een scheppingsproces. Er zijn twee manieren waarop dit scheppingsproces kan verlopen; via improviseren en via componeren.

Wanneer we iets een project noemen, betekent dit niet automatisch dat we het hebben over projectmatig aanpakken. Als we iets projectmatig aanpakken, betekent dit dat we hiervoor (tijdelijk) een organisatie opzetten. Voordat we een project opzetten, is het dus belangrijk om van te voren na te gaan of het wel nodig is om een projectmatige aanpak te hanteren, en of het wel/niet op een andere manier gerealiseerd kan worden. Een andere manier is bijvoorbeeld improvisatie (chapter 2).

Wanneer we besluiten om toch projectmatig te werk te gaan, moeten we beschikken over de volgende kenmerken:

  • het project heeft een duidelijk begin en einde
  • het project is uniek, oftewel het bevat veel nieuwe elementen
  • het project is eenmalig
  • het project is resultaatgericht
  • het project is multidisciplinair (vaak met mensen buiten de eigen organisatie)
  • het project is organisatorisch ingewikkeld
  • het project onzeker/risicovol
  • het project bevat beperkte financiële middelen en tijdskaders
  • het project is vanuit een centraal punt (leiding) te sturen
  • er is één opdrachtgever, intern (vaak directie), of extern

Bevat een idee of project de meeste van deze kenmerken, dan is het raadzaam om het project projectmatig aan te pakken. Zo kan worden voorkomen dat randvoorwaarden als budgetten en deadlines worden overschreden.

Ook de categorie waarin het project plaatsvindt is belangrijk om te bepalen of het een projectmatige aanpak nodig heeft. Hoe uniek is het? Gaat het om een nieuw ontwerp, of maakt het gebruik van al bestaande ontwerpen? Daarnaast is het belangrijk om onderscheid te maken tussen projecten die in opdracht van een externe worden uitgevoerd, of dat het op eigen initiatief wordt georganiseerd.

Ieder project heeft zijn eigen aanpak. Bij sommige projecten ligt de nadruk op de ontwikkeling van de inhoud, bij de andere op het genereren van zoveel mogelijk winst.

Wat zijn de voor- en nadelen van de projectmatige aanpak?

Het organiseren van een evenement aan de hand van een projectmatige aanpak brengt een aantal voor -en nadelen met zich mee. De onderstaande kenmerken kunnen zowel als voordelig als nadeling worden aanschouwd:

  • flexibiliteit - veel zaken moeten worden uitgevonden
  • slagvaardig - kans op leereffecten is minder
  • doelgericht - moeilijker werken aan specifieke carrière
  • innoverend - projectwerk is complex en risicovol

Vaak hebben we echter geen keus, omdat veel projecten een eenmalig en tijdelijk karakter hebben. Denk aan een filmproject of festival. Vaak wordt een organisatie door de partners/omgeving ook gedwongen om de projectmatige aanpak te hanteren, omdat er veel (financiële) risico’s aan het (tijdelijke) evenement verbonden zijn.

De hele tekst lezen? Alle JoHo tools gebruiken? Sluit je dan aan bij JoHo en log in!
 

Aansluiten bij JoHo als abonnee of donateur

The world of JoHo footer met landenkaart

    Aansluiten bij JoHo met een JoHo abonnement

    JoHo abonnement (€20,- p/j)

    • Voor wie online volledig gebruik wil maken van alle JoHo's en boeksamenvattingen voor alle fases van een studie, met toegang tot alle online HBO & WO boeksamenvattingen en andere studiehulp
    • Voor wie gebruik wil maken van de gesponsorde boeksamenvattingen (en er met zijn pinpoints 10 gratis kan afhalen in een JoHo support center of bij een JoHo partner)
    • Voor wie gebruik wil maken van de vacatureservice en bijbehorende keuzehulp & advieswijzers
    • Voor wie gebruik wil maken van keuzehulp en advies bij werk in het buitenland, lange reizen, vrijwilligerswerk, stages en studie in het buitenland
    • Voor wie extra kortingen wil op (reis)artikelen en services (online + in de JoHo support centers)
    • Voor wie extra kortingen wil op de geprinte studiehulp (zoals tentamen tests en study notes) in de JoHo support centers

     of met een JoHo donateurschap

    JoHo donateurschap (€5,- per jaar)

    • Voor wie €10,- korting wil op zijn JoHo abonnement
    • Voor wie JoHo WorldSupporter en Smokey projecten wil steunen
    • Voor wie gebruik wil maken van alle gedeelde materialen op WorldSupporter
    • Voor wie op zoek is naar de organisatie bij een vacature

     

    Aanmelden & Aansluiten bij JoHo 

    JoHo & Partnernieuws

    DSW: sluit voordelig je zorgverzekering af

    JoHo solidariteitskeuze

    JoHo: zoekt medewerkers voor tijdelijk en vast

    Werken, jezelf ontwikkelen en een ander helpen?

    JoHo zoekt medewerkers, op verschillend niveau, die willen meebouwen aan een betere wereld en een zich vernieuwende organisatie

    Vacatures en mogelijkheden voor vast werk en open sollicitaties

    Vacatures en mogelijkheden voor tijdelijk werk en bijbanen

    Vacatures en mogelijkheden voor stages en ervaringsplaatsen

      Chapters 

    Teksten & Informatie

    JoHo: paginawijzer

    Hoe werkt een JoHo Chapter?

     

    Wat vind je op een JoHo Chapter pagina

    •   JoHo Chapters zijn tekstblokken en hoofdstukken rond een specifieke vraag of een deelonderwerp

    Crossroad: volgen

    • Via een beperkt aantal geselecteerde webpagina's kan je verder reizen op de JoHo website

    Crossroad: kiezen

    • Via alle aan het chapter verbonden webpagina's kan je verder lezen in een volgend hoofdstuk of tekstonderdeel.

    Footprints: bewaren

    • Je kunt deze pagina bewaren in je persoonlijke lijsten zoals: je eigen paginabundel, je to-do-list, je checklist of bijvoorbeeld je meeneem(pack)lijst. Je vindt jouw persoonlijke  lijsten onderaan vrijwel elke webpagina of op je userpage
    • Dit is een service voor JoHo donateurs en abonnees.

    Abonnement: nemen

    • Hier kun je naar de pagina om je aan te sluiten bij JoHo, JoHo te steunen en zelf en volledig gebruik te kunnen maken van alle teksten en tools.

    Abonnement: checken

    • Hier vind je wat jouw status is als JoHo donateur of abonnee

    Aantekeningen: maken

    • Dit is een service voor wie bij JoHo is aangesloten. Je kunt zelf online aantekeningen maken en bewaren, je eigen antwoorden geven op tests, of bijvoorbeeld checklists samenstellen.
    • De aantekeningen verschijnen direct op de pagina en zijn alleen voor jou zichtbaar
    • De aantekeningen zijn zichtbaar op de betrokken webpagine en op je eigen userpage.

    Prints: maken

    • Dit is een service voor wie bij JoHo is aangesloten.  Wil je een tekst overzichtelijk printen, gebruik dan deze knop.
    JoHo: footprint achterlaten