De organisatie achter een project - Chapter 7

 

Wat is het ESH Model?

Het ESH Model (zie boek voor de figuur 7.1); strategie, systemen, personeel, cultuur, managementstijl en structuur hangen samen. Met deze elementen kan je naar een permanente of moederorganisatie kijken.

  • Strategie: manier waarop vooraf gestelde doelen bereikt kunnen worden (human capital).
  • Systemen: informatie en communicatiesystemen en communicatieprocessen (human capital).
  • Personeel: types mensen binnen de organisatie en hun vermogens en vaardigheden.
  • Cultuur: Stelsel van impliciete en expliciete patronen van denken, voelen en handelen.
  • Management(stijl) : kenmerkende gedragspatronen van management op alle niveaus binnen de organisatie.
  • Structuur: Verdeling formele en informele taken.

Organisagtiestructuur 

De structuur van een permanente organisatie kan worden weergegeven doormiddel van een organigram. Wanneer er een project organisatie binnen een permanente organisatie wordtopgesteld zorgt dit voor complicaties. Er worden dan 2 machtstructuren gecreëerd. Om deze complicaties te structuren zijn er 3 leidinggevende invloeden opgesteld;

  • Functionele invloed (F)vakinhoudelijke deskundigheid medewerker (afdelingshoofd)
  • Hiërarchische invloed (H)richt zich op de medewerker als werknemer (meestal afdelingshoofd)
  • Operationele invloed (o), heeft te maken met de taken die een medewerker verricht (meestal projectleider)

Deze machtstructuren kunnen in een projectmatrixorganisatie worden weergegeven om duidelijkheid te creëren. Zie figuur 7.4 het model van de projectmatrixorganisatie met de verdeling van de drie invloeden (blz 198).

Een projectleider van een project wordt lager in de matrix neergezet dan afdelingshoofden of de staf. Hij heeft de zelfstandige-verantwoordelijkheid voor het project ,maar moet verantwoording afleggen aan het afdelingshoofd en directie.

Voorbeeld van uitzondering; een productiebedrijf voor televisie programma’s. Zo is er een projectleider voor ieder programma. Boven deze projectleider staat nog een programmaleider die weer toezicht houd op een programmagebied (ook wel Programma-management genoemd).

Zelfsturende teams; projecten binnen een permanente organisatie, richten zich op activiteiten met een continu karakter en het realiseren van tijdelijke doelen/producten (houden zich niet vast aan de drie leidinggevende invloeden).

Bij organisatie van een project moet er structuur worden aangebracht bij personele bezetting, taken en verantwoordelijkheden. Dit kan met een taakverdelingsschema). Bij complexere projecten (vb. beleidsaspecten of projecten met verschillende werkgroepen) is het beter om gebruik te maken van een stuurgroep-werkgroepmodel (figuur 7.5) een nadeel van dit model is dat het tot onoverzichtelijke bestuurlijke situaties kan leiden. Daarnaast moet het voor iedereen duidelijk zijn welke taken zij moeten doen.

Wie zijn de belangrijke spelers bij een project?

De drie hoofdrolspelers bij een project zijn;

  • Opdrachtgever
  • Opdrachtnemer
  • Projectleider

Twee soorten;

  • Interne opdrachtgever; professioneel op het gebied van projectmanagement
  • Extern opdrachtgever; onprofessioneel

De opdrachtgever is betrokken en stuurt tijdens het proces aan door zich te laten informeren en door die beslissingen te nemen die nodig zijn voor een goede voortgang. Daarnaast is hij emotioneel verbonden met het project en durft hij risico’s te nemen

Van een opdrachtnemer is niet altijd sprake. Van een opdrachtnemer is sprake bij opdrachtprojecten. Dat wil zeggen projecten die voor externe opdrachtgevers worden gerealiseerd.

De projectleider is verantwoordelijk voor de totstandkoming van het projectresultaat. Is afhankelijk van opdrachtgever of opdrachtnemer.

Men onderscheidt hier drie varianten: projectleider, projectcoördinator en projectmanager.

  • De projectleider geeft leiding aan de projectorganisatie en heeft een operationele bevoegdheid, maar de randvoorwaarden worden bepaald door de permanente organisatie.
  • De projectcoördinator kent een aantal beperkingen en is alleen verantwoordelijk voor de coördinatie van de medewerkers.
  • De projectmanager heeft de meeste bevoegdheden en beslist over alle aspecten van het project. Bij een evenementenproject is er vaak sprake van een evenementenmanager.

Wat houdt de organisatiecultuur in?

De organisatiecultuur kan worden gedefinieerd als het stelsel van impliciete en expliciete patronen van denken, handelen en voelen. Patronen kunnen er zijn met betrekking tot het klimaat, normen en waarden en de sfeer. De organisatiecultuur wordt zichtbaar in de procedures, het gebouw en het soort medewerkers. De cultuur in een organisatie kan van invloed zijn op projectmatig werken. Daarom is het belangrijk dat een manager weet welke (sub)culturen van invloed zijn.

Er zijn vier culturen te onderscheiden(hierbij gaat het om ideaaltypen);

  • Rolcultuur (musea, overheidsinstanties etc)
  • Machtscultuur (veel bij groeiende organisaties, familie bedrijven)
  • Taakcultuur (vb. aannemersbedrijven)
  • Persoonscultuur (vb. huisartsen of advocaten)

In de praktijk zullen deze culturen niet of nauwelijks in zuivere vorm worden aangetroffen. De ervaring leert ons dat we vooral mengvormen zullen tegenkomen, die echter wel gedomineerd worden door één van deze vier cultuurtypen.

De cultuurverschillen tussen deze soorten organisaties/afdelingen komen onder andere tot uiting in de volgende aspecten:

  • De manier van omgang tussen mensen
  • De waardering voor bepaalde situaties/mensen
  • De wijze van besluitvorming
  • Het formuleren van de organisatiedoelstelling
  • Het stellen van prioriteiten
  • De reactie op bepaalde situaties
  • De manier van omgaan met kansen en bedreigingen

Adviezen om de acceptatie van deze vier cultuurtypen te vergroten.

Wanneer de acceptatie van projectmatig werken in een permanente organisatie wordt vergroot, vergroot ook de kans van het slagen van het project.

  • Zorg er in een machtscultuur voor dat je aansluiting vindt bij de machtigen, bijvoorbeeld bij opdrachtgevers.
  • Zorg er in een rolcultuur voor dat de hele projectaanpak in procedures is vastgelegd, door bijvoorbeeld een handboek te kunnen overhandigen.
  • Zorg er in een taakcultuur voor dat zowel het project als de taak samenvallen.
  • Zorg er in een persooncultuur voor dat je ‘vrienden’ krijgt rondom het project die gerespecteerd worden.

De mate van projectvriendelijkheid in organisatieculturen (van boven naar onder).

  • Rolcultuur
  • Persooncultuur
  • Machtscultuur
  • Taakcultuur

 

De hele tekst lezen? Alle JoHo tools gebruiken? Sluit je dan aan bij JoHo en log in!
 

Aansluiten bij JoHo als abonnee of donateur

The world of JoHo footer met landenkaart

    Aansluiten bij JoHo met een JoHo abonnement

    JoHo abonnement (€20,- p/j)

    • Voor wie online volledig gebruik wil maken van alle JoHo's en boeksamenvattingen voor alle fases van een studie, met toegang tot alle online HBO & WO boeksamenvattingen en andere studiehulp
    • Voor wie gebruik wil maken van de gesponsorde boeksamenvattingen (en er met zijn pinpoints 10 gratis kan afhalen in een JoHo support center of bij een JoHo partner)
    • Voor wie gebruik wil maken van de vacatureservice en bijbehorende keuzehulp & advieswijzers
    • Voor wie gebruik wil maken van keuzehulp en advies bij werk in het buitenland, lange reizen, vrijwilligerswerk, stages en studie in het buitenland
    • Voor wie extra kortingen wil op (reis)artikelen en services (online + in de JoHo support centers)
    • Voor wie extra kortingen wil op de geprinte studiehulp (zoals tentamen tests en study notes) in de JoHo support centers

     of met een JoHo donateurschap

    JoHo donateurschap (€5,- per jaar)

    • Voor wie €10,- korting wil op zijn JoHo abonnement
    • Voor wie JoHo WorldSupporter en Smokey projecten wil steunen
    • Voor wie gebruik wil maken van alle gedeelde materialen op WorldSupporter
    • Voor wie op zoek is naar de organisatie bij een vacature

     

    Aanmelden & Aansluiten bij JoHo 

    JoHo & Partnernieuws

    DSW: sluit voordelig je zorgverzekering af
    JoHo: zoekt medewerkers voor tijdelijk en vast

    Werken, jezelf ontwikkelen en een ander helpen?

    JoHo zoekt medewerkers, op verschillend niveau, die willen meebouwen aan een betere wereld en aan een zichzelf vernieuwende organisatie

    Vacatures en mogelijkheden voor vast werk en open sollicitaties

    Vacatures en mogelijkheden voor tijdelijk werk en bijbanen

    Vacatures en mogelijkheden voor stages en ervaringsplaatsen

      Chapters 

    Teksten & Informatie

    JoHo: paginawijzer

    Hoe werkt een JoHo Chapter?

     

    Wat vind je op een JoHo Chapter pagina

    •   JoHo Chapters zijn tekstblokken en hoofdstukken rond een specifieke vraag of een deelonderwerp

    Crossroad: volgen

    • Via een beperkt aantal geselecteerde webpagina's kan je verder reizen op de JoHo website

    Crossroad: kiezen

    • Via alle aan het chapter verbonden webpagina's kan je verder lezen in een volgend hoofdstuk of tekstonderdeel.

    Footprints: bewaren

    • Je kunt deze pagina bewaren in je persoonlijke lijsten zoals: je eigen paginabundel, je to-do-list, je checklist of bijvoorbeeld je meeneem(pack)lijst. Je vindt jouw persoonlijke  lijsten onderaan vrijwel elke webpagina of op je userpage
    • Dit is een service voor JoHo donateurs en abonnees.

    Abonnement: nemen

    • Hier kun je naar de pagina om je aan te sluiten bij JoHo, JoHo te steunen en zelf en volledig gebruik te kunnen maken van alle teksten en tools.

    Abonnement: checken

    • Hier vind je wat jouw status is als JoHo donateur of abonnee

    Aantekeningen: maken

    • Dit is een service voor wie bij JoHo is aangesloten. Je kunt zelf online aantekeningen maken en bewaren, je eigen antwoorden geven op tests, of bijvoorbeeld checklists samenstellen.
    • De aantekeningen verschijnen direct op de pagina en zijn alleen voor jou zichtbaar
    • De aantekeningen zijn zichtbaar op de betrokken webpagine en op je eigen userpage.

    Prints: maken

    • Dit is een service voor wie bij JoHo is aangesloten.  Wil je een tekst overzichtelijk printen, gebruik dan deze knop.
    JoHo: footprint achterlaten