  Chapter 

Het stappenplan in dit hoofdstuk is gebaseerd op die van hoofdstuk 4. Dit stappenplan voor het ontwikkelingsproces van een evenementenproject, gebeurd in vijf fasen, namelijk:

  1. De initiatiefase
  2. De voorbereidingsfase
  3. De uitwerkingsfase
  4. De uitvoeringsfase (opbouw, evenement, afbouw)
  5. De afwikkelingsfase

1. De initiatiefase

Stap 1: Verkennen van de opdracht

Andere methoden die je bij een situatieanalyse of probleemverkenning kunt toepassen is vooronderzoek. Als je nog niet weet wat voor vorm je evenement gaat zijn, kan je vooraf een inhoudelijk vooronderzoek uitvoeren.

Pas als bovenstaande analyses onbeantwoord blijven ga je met je opdrachtgever in gesprek.

Door middel van dit gesprek kan er dan duidelijk worden of jij wel de goede bent voor dit evenement.

Creatievraag = wordt opgesteld als er nog geen duidelijk beeld is van het projectresultaat.

Stap 2: Formuleren van de vraagstelling

Tijdens deze stap ga je de probleemdefinitie omschrijven.

  • Doelstelling opstellen van de opdrachtgever of initiatiefnemer.
  • Vraagstelling (of opdracht) opstellen aan de opdrachtnemer of projectteam

Deze vraagstelling is het echte startpunt voor de opdrachtnemer of het projectteam.

Stap 3: Formuleren van de inhoudelijke uitgangspunten

In deze stap ga je de opdracht of vraagstelling vertalen naar inhoudelijke uitgangspunten voor het evenementenproject: wat je met het project wilt bereiken en voor wie, maar ook welke sfeer je evenement moet uitstralen, wat de afbakening van het project is en welke aanvullende eisen er gesteld zijn.

  • Projectmissie formuleren (alleen bij publieksevenementen)

Wat wil het evenementenproject gaan betekenen voor wie?

Ofwel: er wordt aangegeven wat het project wel is en wat niet. Iedereen weet dan wat van het resultaat van het project mag worden verwacht en wat niet. Dit resulteert in inhoudelijke positionering

  • Projectimago formuleren (met name bij publieksevenementen)

Welke uitstraling wil je aan het evenement meegeven (projectprofilering)

Wordt het een laagdrempelig volksfeest of een evenement voor de elite? Wordt het bijvoorbeeld een conferentie in een traditionele ruimte of in een fabriekshal?

  • Projectlegitimering formuleren (alleen bij niet-commerciële publieksevenementen)

Waarom moet het evenement eigenlijk worden ontwikkeld? Het legitimeren van een gesubsidieerd publieksevenement gebeurt door de missiet e toetsten aan het beleid van de overheid.

  • Doelgroepen onderscheiden.

Op wie wil je het evenement richten?

Bij het bepalen van de doelgroepen kan worden gedacht aan:

  1. Een onderscheid in hoofd- en sub-doelgroepen
  2. Een omschrijving van het profiel
  3. Een schatting van de omvang
  • Inhoudelijke doelstelling formuleren per doelgroep.

Wat moet er aan het eind van het evenement bij of voor de verschillende doelgroepen zijn bereikt of welke functie moet het evenement bij hen vervullen?

De inhoudelijke doelstelling zegt iets over het gewenste effect van het projectresultaat bij de doelgroepen en de functie die het evenement moet vervullen.

  • Eerste bezinning op spin-off.

Hierbij denk je alvast na over eventuele gewenste of ongewenste (neven)effecten die het evenementenproject kan hebben. Door hier alvast over na te denken kan je zoveel mogelijk negatieve effecten proberen te reduceren.

  • Projectafbakening beschrijven.

De projectmissie verder afbakenen.

  • Projecteisen en criteria omschrijven.

Op te delen in  de volgende vormen:

  1. Zakelijke eisen: bv: budget, kostendekkend, moet intern gerealiseerd worden, randvoorwaarden etc.
  2. Inhoudelijke eisen: drie verschillende soorten
  3. Functionele eisen: Eisen met betrekking tot de prestatie van het eindproduct. Meestal door de opdrachtgever opgesteld.
  4. Operationele eisen. Eisen met betrekking tot het gebruik of de toepassing van het projectresultaat. Meestal door toekomstige gebruikers of verwachtingen van de doelgroep.
  5. Ontwerpeisen: Eisen met betrekking tot het realiseren van het project. Meestal door opdrachtgever of ontwikkelaars.

Stap 4: Ontwikkelen van een basisconcept

De inhoudelijke uitgangspunten worden in deze stap vertaald naar een basisconcept.

  • Mogelijke evenementvormen van producten of oplossingen inventariseren (alleen uitvoeren als sprake is van creatievraag) die in aanmerking komen om de inhoudelijke doelstellingen te realiseren. Door middel van brainstormen, visualiseren, etc.

  • De meest geschikte evenementenvorm kiezen.

  • Inhoudelijke, technische en andere consequenties inventariseren van de gekozen evenementenvorm. Het gaat er hierbij om de kritische succesfactoren van de gekozen vorm. Denk aan deskundigheid, financiering, accommodatie etc.

  • Definiëren van de deelproducten (product-marktcombinaties (PMC’s)). Hierbij ga je na welke programma’s of programmaonderdelen deel moeten uitmaken van het evenement om de verschillende inhoudelijke doelstellingen bij de diverse doelgroepen te bereiken. Deze deelproducten geef je weer door eerst de doelgroep aan te geven, dan het onderdeel of product en daarna het gewenste effect/functie.

  • Het basisconcept definiëren. Hierbij breng je de verschillende programmaonderdelen of deelproducten onder in een samenhangend basisconcept. Een aantal aanknopingspunten voor het ontwikkelen van een samenhang tussen de onderdelen van het basisconcept zijn:

  • Een thema zoeken

  • Maak gebruik van een metafoor (een centraal idee of beeld dat de inhoud van het evenement ondersteunt

  • Kijk of de aard en vorm van de locatie aanknopingspunten biedt.

  • Zoek naar een logische samenhang in de tijd

  • Zoek naar bindende elementen in het eigen karakter, het imago of de uitstraling. In het basisconcept komt ook een globaal programma.

  • Sfeerschets maken van het evenement.

Stap 5: Maken van een plan van aanpak

  • De aanpak van het evenementenproject beschrijven. Hoe ga je het project aanpakken. Twee mogelijkheden:

  1. Projectmatige aanpak: vooraf duidelijke planning, taakverdeling etc.
  2. Andere aanpak: het evenement al improviserend of volgens de weg van trial and error te realiseren.
  • De fasering van het evenementenproject beschrijven door middel van een breakdownanalyse. (structuur creëren in het project)

Stap 6: Afstemming op de markt en omgeving

  • SWOT-analyse en de strategische issues analyseren.

  • (Marketing-)communicatiestrategie beschrijven. Inventariseer de partijen waarmee gecommuniceerd moet worden en beschrijf met welk doel en met welke boodschap dat gebeurt. De strategie is op te delen in drie doelen:

  • Productpromotie: de doelgroep zijn interesse wekken

  • Fondsenwerving: subsidiërende overheden

  • Communicatieboodschappen naar andere omgevingspartijen: communicatie met regelgevende overheden, media etc. Krachtenveldanalyse: inzicht brengen in meewerkende en tegenwerkende krachten

Stap 7: Bezinning op de zakelijke randvoorwaarden

Hier behandel je de zes beheersaspecten van KOFTIG (kwaliteit, organisatie, faciliteiten, tijd,informatie en geld)

  • Kwaliteit. Formuleer de kwaliteitseisen waaraan het projectresultaat moet voldoen. 80%-20%regel. 80% kwaliteit kan gehaald worden met 20% inspanning/investering.

  • Organisatie: Globale opzet maken van de projectorganisatie en de overlegstructuur. Er kan hierbij gebruik worden gemaakt van verschillende instrumenten en modellen, bijvoorbeeld: de taakomschrijving, het taakverdelingsschema en het stuurgroepwerkgroepmodel.In de opzet van de projectorganisatie moeten de volgende aspecten aan de orde komen: positie en status van medewerkers, eventuele samenwerking, contracteren van derden, formele interne communicatiekanalen en overlegstructuren, personeleinbreng van de opdrachtgever en besluitvormingsprocessen.

  • Faciliteiten: inventariseer welke facilitaire eisen er zijn en onderzoek vervolgens de juridische aspecten. Zie boek blz. 120 voor voorbeelden.

  • Tijd: Maak op basis van het activiteitenoverzicht een tijdsplanning van het hele proces. Door middel van deze tijdsplanning wordt de tijd bewaard en wordt er een volgorde aangebracht in de activiteiten.

  • Informatie: bepaal hoe informatie wordt gearchiveerd en gedistribueerd.

  • Geld: maak een globale raming van de projectkosten en –baten.

  • Risico’s: maak een risicoanalyse en beschrijf maatregelen om de risico’s te reduceren. Voer hiervoor vier stappen uit:

  • Inventariseer mogelijke risico’s

  • Selecteer de belangrijkste

  • Plan een brainstormsessie over mogelijke maatregelen

  • Bedenk per risico een oplossingsstrategie

Stap 8: Schrijven van het projectvoorstel

Naar aanleiding van eerdere stappen maak je het projectvoorstel. Let op! Niet alles onder elkaar zetten en dan kaft eromheen, maar beknopt samenvatten.

Dit projectvoorstel bespreek je met de opdrachtgever en maak je vervolgens definitief door een projectcontract.

2. Voorbereidingsfase

In deze fase staat de planvorming of het ontwikkelen van een ontwerp of oplossing centraal.

Het uiteindelijke resultaat is het projectplan.

Stap 9: ontwikkelen van een gedetailleerd plan of ontwerp

  • Structuurschema opstellen: een structuurschema geeft de logische samenhang tussen de verschillende onderdelen van het evenement weer. Voorbeelden zijn eenstory-line voor een expositie of een line-up voor een festival.

  • gedetailleerd plan of ontwerp uitwerken: in deze stap wordt het basisconcept uitgewerkt tot een gedetailleerd plan voor het evenementenproject. Instrumenten die gebruikt kunnen worden zijn tekst, schema's en tekeningen.

  • Sfeerschets omschrijven: hier is ruimte om de eerder gemaakte sfeerschets aan te passen.

  • Productiemethode: verken de benodigde productiemethoden. Maak in deze stap niet meer dan een globale beschrijving.

Stap 10: ontwikkelen van plannen voor het marketing-/communicatietraject

Hier wordt de (marketing-)communicatiestrategie verder uitgewerkt tot een:

  • marketingplan: alleen van toepassing bij marktprojecten. Meestal wordt hierbij gebruik gemaakt van de vijf p's: product, prijs, plaats, promotie en personeel.

  • fondsenwervingsplan: in deze stap wordt bepaald hoe de fondsenwerving en sponsoring zal worden aangepakt.

  • communicatieplan: de eerder bepaalde communicatiestrategie wordt verder uitgewerkt in een communicatieplan. Dit plan bestaat meestal uit twee onderdelen: een communicatiematrix en een communicatieplanning.

Stap 11: herbezinning op de zakelijke randvoorwaarden

In deze stap worden de verschillende beheersaspecten opnieuw bekeken.

  • kwaliteit: moet er iets worden bijgesteld?

  • organisatie: bekijk de projectorganisatie in lijn met de volgende fase. Komen er productiemedewerkers bij?

  • faciliteiten: ontwikkel (indien nodig) een locatieplan, facilitair plan en juridisch plan.

  • tijd: is de tijdsplanning voor de uitwerkingsfase compleet?

  • informatie: moet er iets worden aangepast?

  • geld: maak een begroting per projectonderdeel, houd een boekhouding bij, stel gelden en bijdragen vast, regel afspraken en contracten en bepaal financiële tegemoetkomingen.

Stap 12: opstellen van het projectplan

Naar aanleiding van voorafgaande stappen wordt projectplan in elkaar gezet.

3. De uitwerkingsfase

Het gaat hier om het stappenplan voor de uitwerkingsfase (met als doel het productieprogramma op een juiste manier uit te voeren).

Het gaat er in deze fase om wanneer, waar, hoe, waarmee en door wie iets wordt gemaakt. Het resultaat van deze fase is een productieprogramma. Het stappenplan van deze fase kent vier stappen.

Stap 13: vertalen van het plan naar productie-informatie

  • productie-informatie: het ontwerp van het evenement wordt vertaald naar inhoudelijke, organisatorische en technische productie-informatie. Daarbij moet worden gedacht aan productiemethoden, materialen en uitvoering.

  • (eventueel) uittesten in een pilot: is het noodzakelijk om bepaalde onderdelen vooraf te testen?

  • opstellen van het functioneringsprogramma: een functioneringsprogramma beschrijft wat nodig om het evenement te laten functioneren en ook hoe het werkt. Tevens moet er een calamiteitenplan worden opgesteld.

  • opstellen van het nazorgprogramma: bepaal wat er na de afwikkelingsfase moet gebeuren. Daarbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan vervolgactiviteiten, bedankjes, verslaglegging, website en publicaties.

Stap 14: maken en uitvoeren van actieplannen voor marketing en communicatie

Het gaat hierbij om het operationaliseren van de eerder opgestelde marketing-, fondsenwervings-, en communicatieplannen.

  • actieplannen opstellen en uitvoeren: stel specifieke actieplannen op en voer deze uit.

  • opzet van een publieksonderzoek (optioneel): deze stap vindt alleen plaats in het geval van een publieksproject. Het publieksonderzoek wordt verderop in het boek besproken.

Stap 15: bewaken van zakelijke randvoorwaarden

In dit stadium kan men de beheersaspecten nog eens allemaal langs gaan en bepalen in hoeverre de waarborging op orde is. De beheersaspecten worden in deze stap praktischer uitgewerkt.

  • kwaliteit: verantwoording van de keuzes uit de voorgaande fase.

  • organisatie: breid het organisatieplan uit met productiefuncties en bepaal wat wordt uitbesteed.

  • faciliteiten: uitwerken van een concreet facilitair actieplan en een voorlopig indelingen inrichtingsplan.

  • tijd: stel een planning van de uitvoering op in de vorm van een tijdschema of draaiboek. Het gaat hierbij om een tijdsbewaking gedurende het hele project. Meestal wordt het draaiboek onderverdeeld in drie delen: opbouw, evenement en afbouw.

  • informatie: controle van het beheers- en bewakingssysteem voor projectinformatie.

  • geld: het opstellen van een gedetailleerde begroting van alle kosten en baten. Verder wordt bepaald hoe het budget gedurende het project wordt bewaakt. Vaak wordt er eind van de uitwerkingsfase een begroting gemaakt. Dit geeft een nauwkeurig inzicht van de kosten en baten. Om een gedetailleerd kostenbudget te leveren zal eenbudgetbewakingssysteem opgezet moeten worden. Dit houdt in:

  1. Een uitvoeringsboekhouding voor het evenement project opgezet en bijgehouden moet worden.
  2. Financiële afspraken gemaakt moeten worden en eventueel contracten geregeld moeten worden.
  3. Een systeem bedacht moet worden om eventuele deelnemersbijdragen, inkomsten uit kaartverkoop en andere inkomsten te innen, verwerken en veilig op te slaan.
  4. De aansprakelijkheid en auteursrechten in de gaten gehouden moeten worden.

Stap 16: Opstellen van het productieprogramma

Het productieprogramma = een bundeling van losse info waarmee het uitvoeringsteam het project kan gaan uitvoeren. Ook geeft de opdrachtgever hierop een GO/NO GO beslissing. De opdrachtgever moet een beeld krijgen van de activiteiten en het projectresultaat. Ook moeten de zakelijke consequenties als geld, tijd en faciliteiten duidelijk naar voren komen in dit document.

Format productieprogramma

De kern van het productieprogramma wordt gevormd door de productie-informatie en de draaiboeken. Verder is het belangrijk dat het zo makkelijk mogelijk leest voor de onwetende lezer.

Completeren van het productieprogramma

Wanneer het plan alle elementen bevat moet het nog compleet gemaakt worden met een omslag, samenvatting, titelblad, inhoudsopgave etc. Verschil tussen een projectvoorstel of projectplan en het productieprogramma is dat het laatste meer een bundeling is van uiteenlopende info over de productie.

Na deze stap (stap 16, uitwerkingsfase) komen nog de uitvoeringsfase en afwikkelingsfase.

4. De uitvoerfase

Deze fase bestaat uit drie subfasen:

  1. Opbouw (productiefase). Alles wordt in gereedheid gebracht voor het event volgens het draaiboek. Aan het eind van deze fase beschikt het team over een functioneringsprogramma en een nazorgprogramma.
  2. Het evenement zelf (functioneringsfase). Bij een bouwproject duurt deze fasesoms 50 jaar. Tijdens het evenement staan het programma, de ontvangst, debegeleiding en de service naar bezoekers centraal. Het is belangrijk dat de projectleider tijdens het evenement continue bereikbaar is en in contact staat met de techniek en andere verantwoordelijken.
  3. Afbouw: afgebroken, gedemonteerd, afvoeren en opruimen. Ook dit gebeurd via het draaiboek.

Hierna zijn nog drie stappen die hierbij komen kijken:

  1. Pers en publiekservice. Er zal een persontvangst georganiseerd moeten worden. Ook de service naar het publiek zal gedurende het hele evenement centraal staan.
  2. Publieksonderzoek. Bezoekers of artiesten kunnen evaluatieformulieren moeten invullen.
  3. Zakelijke randvoorwaarden. Tijdens de uitvoeringsfase moet een briefing worden georganiseerd, het budget moet worden bewaakt, kwaliteitsniveau moet wordengewaarborgd, projectinformatie en alle activiteiten moet worden gecoördineerd.

5. De afwikkelingsfase

Aan het eind van de afwikkelingsfase is het evenement afgerond, is het onderzoeksrapportgepresenteerd en is het project geëvalueerd. Stappen hierbij:

  • Nazorg: bedankbriefje voor sprekers, vrijwilligers etc.

  • Onderzoeksrapport: rapporteer over de uitslag van het eventueel gehouden publieksonderzoek.

  • Financiële eindafrekening: na het evenement worden betalingen gedaan en moetde financiële afrekening worden opgesteld.

  • Projectarchief: leg een projectarchief aan zodat je niks kwijt raakt.

  • Projectevaluatie: evalueer het evenement van idee tot realisatie en stel verslag op.

Voor toegang tot deze pagina kan je inloggen

 

Aansluiten en inloggen

Sluit je aan en word JoHo donateur (vanaf 5 euro per jaar)

 

    Aansluiten en online toegang tot alle webpagina's 

Sluit je aan word donateur en neem een service-abonnement

 

Upgraden als donateur

Upgraden met service-abonnement I (10 euro per jaar)

Upgraden met service-abonnement II (20 euro per jaar)

 

Inloggen

Inloggen als donateur of abonnee

 

Hoe werkt het

Om online toegang te krijgen kun je JoHo donateur worden  en een (service) abonnement afsluiten

Vervolgens ontvang je de link naar je  online account aan en heb je online toegang

Lees hieronder meer over JoHo donateur en abonnee worden

Ben je al JoHo donateur? maar heb je geen toegang? Check hier  

Korte advieswijzer voor de mogelijkheden om je aan te sluiten bij JoHo

JoHo donateur

  • €5,- voor wie JoHo en Smokey Tours wil steunen - Voor wie toegang wil tot de service-abonnementen - Voor wie van de basiskortingen in de JoHo support centers gebruik wil maken of wie op zoek is naar de organisatie achter een vacature

JoHo donateur + service-abonnement I

  • €5 + €10,- Voor wie online volledig gebruik wil maken van alle JoHo's en boeksamenvattingen voor alle fases van een studie, met toegang tot alle online HBO & WO boeksamenvattingen en andere studiehulp - Voor wie gebruik wil maken van de vacatureservice en bijbehorende keuzehulp & advieswijzers - Voor wie gebruik wil maken van keuzehulp en advies bij werk in het buitenland, lange reizen, vrijwilligerswerk, stages en studie in het buitenland

JoHo donateur met service-abonnement II

  • €5,- + €20,- Voor wie extra kortingen wil op de JoHo's en boeksamenvattingen in de JoHo support centers - Voor wie extra kortingen wil op (reis)artikelen en services (online + in de JoHo support centers) - Voor wie gebruik wil maken van de emigratie- en expatservice

JoHo donateur met service-abonnement III

  • €5,- + €40,- Voor wie gebruik wil maken van een cv-check, persoonlijke adviesservices en de hoogste kortingen op artikelen, samenvattingen en services

JoHo donateur met doorlopende reisverzekering

  • Sluit je via JoHo een jaarlijks doorlopende verzekering af dan kan je gedurende de looptijd van je verzekering gebruik maken van de voordelen van service-abonnement III: hoge kortingen + volledig online toegang + alle extra services. Lees meer

Abonnementen-advieswijzers voor JoHo services:

Abonnementen-advieswijzers voor JoHo services

  • Check hier de advieswijzers voor samenvattingen en stages - vacatures en sollicitaties - reizen en backpacken - vrijwilligerswerk en duurzaamheid - emigratie en lang verblijf in het buitenland - samenwerken met JoHo

Steun JoHo en steun jezelf

 

Sluit je ook aan bij JoHo!

 

 Steun JoHo door donateur te worden

en steun jezelf door ook een service-abonnement af te sluiten

 

Crossroads

 Crossroads

  • Crossroads lead you through the JoHo web of knowledge, inspiration & association
  • Use the crossroads to follow a connected direction

 

Footprint toevoegen
 
   
Hoe werkt een JoHo Chapter?

 JoHo chapters

Eigen aantekeningen maken?

Zichtbaar voor jezelf en bewaren zolang jij wil

Flexibele parttime bijbanen bij JoHo

    Memberservice: Make personal notes

    Ben je JoHo abonnee dan kun je je eigen notities maken, die vervolgens in het notitieveld  worden getoond. Deze notities zijn en blijven alleen zichtbaar voor jouzelf. Je kunt dus aantekeningen maken of bijvoorbeeld je eigen antwoorden geven op vragen