Het concept van projectmanagement - Chapter 4

 

Het structuren van een projectproces:

De eerste stap om structuur aan te brengen in een projectproces is het bepalen van de min of meer natuurlijke mijlpalen. Je kunt het project opdelen in logische fasen en tussentijds bijsturen op basis van de resultaten aan het eind van elke fase.

De tweede stap is de verschillende trajecten en aspecten te onderscheiden die binnen het proces een rol spelen. Bijvoorbeeld via de aspecten ‘geld’ en ‘communicatie’.

Projectprocessen 

Als je het projectproces voorstelt als een overzicht van het idee naar het resultaat, dan kun je deze zowel horizontaal (trajecten) als verticaal (fasen) bekijken. Namelijk:

A. Een inhoudelijk gericht traject

B1. Een communicatiegericht traject 

B2. Een op beheersingsgericht traject

C. Een op besluitvormingsgericht traject

A. Een inhoudelijkgericht traject

Het inhoudelijke gerichte traject omvat alle activiteiten die nodig zijn om een concreet product te kunnen realiseren. Het gaat hierbij om alle inhoudelijke aspecten. Zowel gericht op de collectie, als op de productie van een product (denk hierbij bijvoorbeeld aan een tentoonstelling). Bij culturele projecten zal dit inhoudelijke proces worden opgesplitst. Namelijk in een artistiek- en een productietraject.

Binnen dit inhoudelijke project kunnen deelprojecten worden onderscheiden. Deze monden uit in verschillende deelresultaten die tezamen een gezamenlijk eindresultaat vormen.

B1. Een communicatiegericht traject

Hierbij gaat het om het afstemmen van het project op de omgeving. Denk hierbij aan marketing- of promotionele activiteiten. Maar ook fondswervingen, publieksonderzoeken e.d.

B2. Een beheersingsgericht traject

Hierbij gaat het om beheersen van deze zes aspecten: kwaliteit, organisatie, faciliteiten, tijd, informatie en geld (KOFTIG).

C. Een besluitvormingsgericht traject

Dit traject zorgt ervoor dat er in iedere fase besluiten worden genomen over keuzes en consequenties die daarmee samenhangen.

Tijdsverloop

De vier hierboven genoemde trajecten, vormen de basis van het projectmanagementconcept. Deze vormt de kern van de eerder genoemde projectmatige aanpak (hoofdstuk 2). Alle vier de trajecten, doorgaan individueel de fases van de projectmatige aanpak, wat uiteindelijk resulteert in een product. Samengevoegd ziet het overzicht er dan als volgt uit:

  • Fase 1: Ideevorming
  • Fase 2: Planvorming
  • Fase 3: Resultaatvorming
  • Fase 4: Functionering
  • Fase 5: Kennisvorming 

Faseren 

Wanneer je een project goed tussentijds wilt kunnen sturen, maak je gebruik van faseren. Dit houdt in dat je alle stappen van de productgerichte activiteiten in logische stappen verdeeld. Je bekijkt het verloop van ieder proces individueel, en toetst aan de hand van deze stapevaluatie op de uitgangspunten zijn behaald. Om dit te kunnen doen ga je terug naar de Ideeënwereld van hoofdstuk 2.

De initiatiefase.

Deze fase vormt de weg van het project. Daarom moeten er hierin uitgangspunten en randvoorwaarden worden vastgelegd. In deze eerste fase wordt de basis gelegd voor een eventuele projectmatige aanpak. Aan het einde van deze fase, moeten alle betrokken partijen een gelijk beeld hebben van zowel het resultaat als de aanpak. Bij grote projecten zou je deze fase in tweeën kunnen delen.

De voorbereidingsfase.

Het hiervoor uitgelegde basisconcept zal nu uitgewerkt worden tot een plan/ontwerp. Wanneer de inhoud gecompliceerd is, kun je eventueel een structuurschema opstellen. Zo kun je uitbeelden hoe alle verschillende onderdelen met elkaar samenhangen.

Op basis van zo’n schema wordt de inhoud verder vormgegeven. Dat betekent dat je nu een inhoudelijk plan maakt, en dat je duidelijk maakt hoe het resultaat eruit zal komen te zien.

Hiernaast worden ook alle deelprojecten uitgebreid beschreven. In het projectplan werk ook de consequenties nader uit.

De uitwerkingsfase.

In deze fase wordt de vorige fase tot in ieder detail uitgewerkt, en wel op zo’n manier dat het zonder problemen uitgevoerd zou kunnen worden. Alle belangrijke productiegegevens worden vastgelegd in het productieprogramma/uitvoeringsprogramma. Op deze manier kan er een draaiboek gemaakt worden.

Na deze stap kan het project niet worden geannuleerd, zonder grote financiële consequenties, contactbreuken en gezichtsverlies. Bij sommige projecten, kan dit moment zich al eerder voordoen.

De uitvoeringsfase.

De uitvoeringsfase bevat drie subfasen;

  • De opbouw (productiefase)
  • Het evenement zelf (functioneringsfase)
  • De afbouw

De opbouw.

Dit is het klaarmaken van het evenement voor de functioneringsfase.

Het evenement zelf.

Tijdens deze fase speelt het evenement zich af.

De afbouw.

In de uren en dagen na het evenement, wordt alles afgebroken, afgevoerd, opgeslagen e.d. en wordt de locatie opgeruimd.

De afwikkelingsfase.

Ieder project moet worden afgesloten met een eindevaluatie. Tijdens deze eindevaluatie kun je kijken naar:

  • de doelgroep (bereikt ja/nee?)
  • het resultaat/product (functioneert het?)
  • de gevolgde werkwijze (voldeed de aanpak ervan?)
  • de beheersaspecten (hebben de beheersgerichte planningen/activiteiten gewerkt; is b.v. het budget niet overschreden?)
  • de samenwerking tussen de betrokken partijen

De afwikkelingsfase wordt afgesloten met een evaluatieverslag. Tijdens dit moment kun je een blauwdruk maken van het projectproces, zodat deze als toekomstige handleiding kan worden gebruikt.

Randvoorwaarden 

Iedere organisatie moet zorgen voor een goed draagvlak. Ze moet haar missie formuleren. Door middel van deze missie kan de organisatie zich positioneren in haar omgeving, en zich daarmee onderscheiden van andere organisaties.

De communicatieactiviteiten komen voort uit een noodzakelijke afstemming van iedere organisatie, richting haar omgeving. Omgevingen bevatten onzekerheden. Dit vereist dus veel aandacht.

Hierna stel je jezelf de vraag; Wat is het imago van ons bedrijf/project en hoe stralen we dat uit naar de omgeving? Dit heet imago-positionering.

Communicatie impliceert ook de verzorging van je project. Dit is belangrijk als je op wil vallen in de markt. Om op te vallen in de markt heb je een marketingaanpak nodig. Je moet de markt verkennen, vaak voor de start van het project. Uit deze verkenning blijkt namelijk dat er een vraag of behoefte vanuit de omgeving is. Op basis hiervan wordt het project gepositioneerd. Drie vragen staan hierbij centraal:

  • Hoe willen het project inhoudelijk positioneren? Wat wil je met dit project betekenen en voor wie? Dit kan duidelijk worden door het formuleren van de projectmissie.
  • Hoe kijken de (eventuele) subsidiegevers of andere groepering naar het project? In hoeverre sluiten we aan op hun beleid en thema’s?
  • Welke uitstraling willen we dat het project uitstraalt? Ook hiermee kun je je imago laten onderscheiden.

Wanneer het basisconcept ontwikkeld is, zal dat volgens een SWOT-analyse worden getoetst.

Naast marketing, komen er bij publieksevenementen nog verschillende communicatieactiviteiten aan de orde. Bijvoorbeeld moet er als volgende stap, binnen het marketing- en communicatietraject, de communicatiestrategie worden geformuleerd. Hierbij zijn twee vragen belangrijk:

  1. Met wie (communicatiedoelgroep) moet met welk doel/effect (communicatiedoelstelling) gecommuniceerd worden? Dit wordt ook wel het communicatieveld genoemd.
  2. Hoe willen wij het product of het projectresultaat communiceren? Met andere woorden, met welke boodschap gaan we naar buiten treden om bij de betreffende communicatiedoelgroepen de bijbehorende communicatiedoelstellingen te bereiken?

Na het bepalen van deze communicatiestrategie worden een marketingplan, een communicatieplan en eventueel een fondsenwervingsplan ontwikkeld. Het marketingplan geeft aan hoe het projectresultaat in de markt gezet gaat worden.

Het communicatieplan is de verdere uitwerking van de communicatiestrategie. Het fondsenwervingsplan geeft aan op welke wijze de fondsenwerving/sponsoring zal worden uitgevoerd. Hierna volgt het maken en uitvoeren van het communicatieactieplan en het fondsenwervingsactieplan. Ook hier zijn publieksonderzoeken belangrijk.

KOFITG nader beschouwd 

Het beheersgerichte traject, richt zich op het beheersen van het eerder genoemde KOFTIG: Kwaliteit, Organisatie, Faciliteiten, Tijd, Informatie en Geld. Ook dit kan weer worden uitgebeeld in een overzicht:

Denken: Stap 4 (Vergelijken) Stap 1 (Plannen) Stap 5 (Herplannen)

Doen: Stap 3 (Meten) Stap 2 (Uitvoeren) Stap 6 Bijsturen).

Ook dit beheersproces verloopt cyclisch.

Stap 1

Plannen; aan het begin van dit beheersproces worden uitgangspunten bepaald voor elk van de zes aspecten.

Stap 2

Uitvoeren; gedurende de werkzaamheden van het project, wordt geld uitgegeven, kwaliteit gerealiseerd, in teamverband samengewerkt e.d.

Stap 3

Meten; gedurende en na iedere fase, moeten de resultaten bekeken worden.

Stap 4

Vergelijken; de feiten worden getoetst. Deze toetsing vindt plaats aan de hand van de criteria die in stap 1 gemaakt zijn. Wanneer er afwijkingen geregistreerd worden, moeten deze worden geanalyseerd en aangepast. Op basis van deze conclusies kunnen verdere besluiten genomen worden.

Stap 5

Herplannen; normen en randvoorwaarden die tijdens het plannen zijn vastgesteld, moeten worden aangepast.

Stap 6

Bijsturen; er kan ook besloten worden om de normen te handhaven, maar de uitvoering aan te passen. Zo kunnen er bijvoorbeeld meer of minder mensen worden ingezet voor dezelfde deadline.

De zes beheeraspecten van KOFTIG.

Kwaliteitsbeheersing:

  • Kwaliteitsniveau van het product kan tussentijds worden bij- en vastgesteld.
  • Alle projectactiviteiten worden uitgevoerd volgens de doelstelling.
  • Het eindproduct voldoet aan de kwaliteitseisen die door de opdrachtgever gesteld worden.
  • Er moeten genoeg mankracht en middelen beschikbaar zijn om kwaliteit te bieden.

Organisatiebeheersing:

  • Iedereen weet in iedere fase, wat zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn.
  • De communicatie tussen de betrokken partijen verloopt duidelijk.
  • Het product kan worden overgedragen aan de opdrachtgever of klant.
  • Leiderschap van de projectleider moet effectief zijn.

Faciliteitenbeheersing:

  • De facilitaire eisen moeten duidelijk worden geformuleerd.
  • Er moet ruim op tijd beschikt kunnen worden over een locatie die aan de gestelde eisen voldoet. Alsmede de vergunningen, verzekeringen en andere zaken.
  • De juridische randvoorwaarden moeten duidelijk zijn.
  • Er moet op tijd beschikt worden over de nodige vergunningen en voldaan worden aan wettelijke eisen.
  • De nodige financiële middelen en mensen moeten hiervoor beschikbaar zijn.

Tijdbeheersing:

  • De voortgang van de projectactiviteiten wordt bewaakt.
  • Het product moet op tijd worden afgeleverd.
  • De benodigde capaciteiten moeten beschikbaar zijn.

Informatiebeheersing:

  • De juiste projectinformatie moet op de juiste plek aanwezig zijn.
  • Projectactiviteiten worden eenduidig uitgevoerd, en het projectresultaat eenduidig geformuleerd.
  • Er zijn duidelijke richtlijnen over hoe om te gaan met interne projectinformatie.
  • De benodigde documenten moeten op de juiste tijd en plaats beschikbaar zijn.
  • Distributie van informatiedragers is geregeld.
  • Er is bekend door wie, en op welke wijze, documenten mogen worden gewijzigd.
  • Benodigde juridische stukken (contracten/leveringsvoorwaarden/procedures) worden opgesteld.

Geldbeheersing:

  • Een raming van de projectkosten wordt omgezet naar een budget.
  • Gedurende het proces kan het kostenverloop worden bewaakt. Dit door na alle fasen een nieuwe begroting te maken en een budgetbewakingssysteem op te zetten.
  • Projectkosten blijven binnen budget of aanvullingen worden geregeld.
  • Geplande financiële resultaten worden behaald.
  • Geplande rendementsniveau van het product komt tot stand.

Eindevaluatie 

Er zijn drie echte beslisdocumenten. Dit zijn:

  • het initiatiefrapport (projectvoorstel)
  • het projectplan
  • het productieprogramma (uitvoeringsprogramma)

Aan het eind van de productiefase, wordt een functioneringsprogramma opgesteld. En uiteindelijk wordt er ter afronding van het project een evaluatieverslag gemaakt.

Een beslisdocument bestaat vrijwel altijd uit vijf delen:

  1. De kerngegevens van het project.
  2. De projectinhoud; een beschrijving van de ontwikkeling van het project.
  3. De projectaanpak; een beschrijving van de projectaanpak, dingen die nog aangepakt moeten worden om het product te realiseren.
  4. De projectmarkering en –communicatie; een beschrijving van de tot dan toe ontwikkelde communicatieplannen en –activiteiten.
  5. De zakelijke randvoorwaarden; hierin staan de beheersplannen voor elk beheersaspect van KOFTIG. Hierin staan de toetsnormen voor iedere fase.
De hele tekst lezen? Alle JoHo tools gebruiken? Sluit je dan aan bij JoHo en log in!
 

Aansluiten bij JoHo als abonnee of donateur

The world of JoHo footer met landenkaart

    Aansluiten bij JoHo met een JoHo abonnement

    JoHo abonnement (€20,- p/j)

    • Voor wie online volledig gebruik wil maken van alle JoHo's en boeksamenvattingen voor alle fases van een studie, met toegang tot alle online HBO & WO boeksamenvattingen en andere studiehulp
    • Voor wie gebruik wil maken van de gesponsorde boeksamenvattingen (en er met zijn pinpoints 10 gratis kan afhalen in een JoHo support center of bij een JoHo partner)
    • Voor wie gebruik wil maken van de vacatureservice en bijbehorende keuzehulp & advieswijzers
    • Voor wie gebruik wil maken van keuzehulp en advies bij werk in het buitenland, lange reizen, vrijwilligerswerk, stages en studie in het buitenland
    • Voor wie extra kortingen wil op (reis)artikelen en services (online + in de JoHo support centers)
    • Voor wie extra kortingen wil op de geprinte studiehulp (zoals tentamen tests en study notes) in de JoHo support centers

     of met een JoHo donateurschap

    JoHo donateurschap (€5,- per jaar)

    • Voor wie €10,- korting wil op zijn JoHo abonnement
    • Voor wie JoHo WorldSupporter en Smokey projecten wil steunen
    • Voor wie gebruik wil maken van alle gedeelde materialen op WorldSupporter
    • Voor wie op zoek is naar de organisatie bij een vacature

     

    Aanmelden & Aansluiten bij JoHo 

    JoHo & Partnernieuws

    DSW: sluit voordelig je zorgverzekering af
    JoHo: zoekt medewerkers voor tijdelijk en vast

    Werken, jezelf ontwikkelen en een ander helpen?

    JoHo zoekt medewerkers, op verschillend niveau, die willen meebouwen aan een betere wereld en aan een zichzelf vernieuwende organisatie

    Vacatures en mogelijkheden voor vast werk en open sollicitaties

    Vacatures en mogelijkheden voor tijdelijk werk en bijbanen

    Vacatures en mogelijkheden voor stages en ervaringsplaatsen

      Chapters 

    Teksten & Informatie

    JoHo: paginawijzer

    Hoe werkt een JoHo Chapter?

     

    Wat vind je op een JoHo Chapter pagina

    •   JoHo Chapters zijn tekstblokken en hoofdstukken rond een specifieke vraag of een deelonderwerp

    Crossroad: volgen

    • Via een beperkt aantal geselecteerde webpagina's kan je verder reizen op de JoHo website

    Crossroad: kiezen

    • Via alle aan het chapter verbonden webpagina's kan je verder lezen in een volgend hoofdstuk of tekstonderdeel.

    Footprints: bewaren

    • Je kunt deze pagina bewaren in je persoonlijke lijsten zoals: je eigen paginabundel, je to-do-list, je checklist of bijvoorbeeld je meeneem(pack)lijst. Je vindt jouw persoonlijke  lijsten onderaan vrijwel elke webpagina of op je userpage
    • Dit is een service voor JoHo donateurs en abonnees.

    Abonnement: nemen

    • Hier kun je naar de pagina om je aan te sluiten bij JoHo, JoHo te steunen en zelf en volledig gebruik te kunnen maken van alle teksten en tools.

    Abonnement: checken

    • Hier vind je wat jouw status is als JoHo donateur of abonnee

    Aantekeningen: maken

    • Dit is een service voor wie bij JoHo is aangesloten. Je kunt zelf online aantekeningen maken en bewaren, je eigen antwoorden geven op tests, of bijvoorbeeld checklists samenstellen.
    • De aantekeningen verschijnen direct op de pagina en zijn alleen voor jou zichtbaar
    • De aantekeningen zijn zichtbaar op de betrokken webpagine en op je eigen userpage.

    Prints: maken

    • Dit is een service voor wie bij JoHo is aangesloten.  Wil je een tekst overzichtelijk printen, gebruik dan deze knop.
    JoHo: footprint achterlaten