Hoe kan data in systemen worden opgeslagen? - Chapter 3

  Chapter 

Documentation omvat de verhalen, flowcharts, diagrammen en andere geschreven materialen die uitleggen hoe een systeem werkt: het dekt de wie, wat, wanneer, waar, waarom en hoe van data invoer, verwerking, opslag, informatieoutput en systeemcontroles. De tabellen, diagrammen e.d. worden bijgestaan door een narrative description van het systeem: een geschreven stap-voor-stap uitleg van de systeemcomponenten en interacties. In dit hoofdstuk ligt de nadruk op data flow diagrams en flowcharts.

Wat houden data flow diagrams in?

Een data flow diagram (DFD) beschrijft grafisch de datastroom binnen een organisatie, gebruik makend van de volgende elementen:

  • data source en data destination: entiteiten die de data, geproduceerd door het systeem, verzenden of ontvangen. Een entiteit kan tegelijkertijd een bron en een bestemming zijn.

  • Data flow: de verplaatsing van data tussen processes, stores, sources en destinations. Data dat zich verplaatst moet getransformeerd worden.

  • Processes: representeert de transformatie van de data; data input moet getransformeerd worden in data output.

  • Data store: een opslagplaats voor data.

Een DFD is onderverdeeld in lagere niveaus om meer details in kaart te brengen. Het hoogste level wordt een context diagram genoemd, omdat het de lezer een overzicht biedt van het gehele systeem, inclusief een overzicht van bovenstaande elementen.

Wat houden flowcharts in?

Een flowchart is een analytische techniek met als doel het beschrijven van enkele aspecten van een informatiesysteem op een duidelijke, beknopte en logische manier. Flowcharts maken gebruik van een standaard set van symbolen om een illustratieve beschrijving te geven van transactieprocessen en datastromingen binnen een systeem. Flowcharts bieden aanzienlijke voordelen:

  • Een illustratieve representatie is veel makkelijker te begrijpen dan een narrative description.

  • Zowel de accountant als de eigenaar van een onderneming kunnen de flowchart gebruiken als een werkinstrument tijdens discussies.

  • Flowcharts bieden een eenvoudige manier om data direct vast te leggen tijdens bijv. interviews, als er gebruik gemaakt kan worden van een computergestuurd tekenprogramma.

Enkele nadelen zijn:

  • Sommige mensen vinden het niet fijn werken of begrijpen ze niet.

  • Velen zijn slecht getekend en zijn daarom niet zo behulpzaam als ze zouden moeten zijn.

  • Het is tijdrovend om een flowchart te maken als men niet voldoende ervaring heeft op dat gebied.

De symbolen, gebruikt bij het maken van een flowchart kunnen onderverdeel worden in 4 categoriën:

  1. Input/output symbols: vertegenwoordigd apparaten of media die de input leveren of de output meten van processen.

  2. Processing symbols: laat zien welke type apparaten worden gebruikt om data te verwerken of tonen wanneer een proces handmatig wordt uitgevoerd.

  3. Storage symbols: representeren de apparaten die de data opslaan.

  4. Flow and miscellaneous symbols: geven de datastroom weer. Ze geven aan waar flowcharts beginnen of eindigen, waar beslissingen worden gemaakt en wanneer er toelichting moet worden gegeven.

Een document flowchart is een flowchart dat een document volgt ‘van de wieg tot het graf’. Het laat zien waar elk document vandaan komt, de distributie, de doelen waarvoor het document wordt gebruikt, het uiteindelijke doel en verder alles wat er gebeurt in de tussentijd; het illustreert de stroom van documenten en informatie tussen verschillende verantwoordelijkheid niveaus binnen een organisatie. Een document flowchart is voornamelijk handig bij het analyseren van procedures voor interne controle. Document flowcharts die deze interne en controle beschrijven en beoordelen worden ook wel internal control flowcharts genoemd. Ze kunnen zwakheden en inefficiënties in het systeem ontdekken. Een system flowchart is een schematisch overzicht van de stroom van data door een serie operaties in een geautomatiseerd data-verwerkingssysteem. Het laat zien hoe data wordt vastgelegd en in het systeem wordt gezet, daarnaast laat het de processen zien die werken met de data en het toont het systeem output. Een program flowchart is een schematische representatie van een reeks van logische activiteiten uitgevoerd door een computer (uitgevoerd door een programma op deze computer). Het beschrijft de specifieke logica om een proces uit te voeren weergegeven op een system flowchart. Een Business Process Diagram (BPD) is een manier om in een figuur te beschrijven hoe de verschillende stappen of activiteiten in een bedrijfsproces verlopen.

Sluit je aan bij JoHo om te kunnen inloggen en gebruik te maken van de tools en teksten
 

Aansluiten bij JoHo als abonnee of donateur

The world of JoHo footer met landenkaart

    Aansluiten bij JoHo met een JoHo abonnement

    JoHo abonnement (€20,- p/j)

    • Voor wie online volledig gebruik wil maken van alle JoHo's en boeksamenvattingen voor alle fases van een studie, met toegang tot alle online HBO & WO boeksamenvattingen en andere studiehulp
    • Voor wie gebruik wil maken van de gesponsorde boeksamenvattingen (en er met zijn pinpoints 10 gratis kan afhalen in een JoHo support center of bij een JoHo partner)
    • Voor wie gebruik wil maken van de vacatureservice en bijbehorende keuzehulp & advieswijzers
    • Voor wie gebruik wil maken van keuzehulp en advies bij werk in het buitenland, lange reizen, vrijwilligerswerk, stages en studie in het buitenland
    • Voor wie extra kortingen wil op (reis)artikelen en services (online + in de JoHo support centers)
    • Voor wie extra kortingen wil op de geprinte studiehulp (zoals tentamen tests en study notes) in de JoHo support centers

     of met een JoHo donateurschap

    JoHo donateurschap (€5,- per jaar)

    • Voor wie €10,- korting wil op zijn JoHo abonnement
    • Voor wie JoHo WorldSupporter en Smokey projecten wil steunen
    • Voor wie gebruik wil maken van alle gedeelde materialen op WorldSupporter
    • Voor wie op zoek is naar de organisatie bij een vacature

     

    Aanmelden & Aansluiten bij JoHo 

    JoHo & Partnernieuws

    Vacatures: checken

      Partners: verzekering kiezen
       
      Regel jij via JoHo je reis- of zorgverzekering bij een duurzame of gespecialiseerde partner?
       
       
       
       

      JoHo: chapters begrijpen

      Hoe werkt een JoHo Chapter?

       

      Wat vind je op een JoHo Chapter pagina

      •   JoHo Chapters zijn tekstblokken en hoofdstukken rond een specifieke vraag of een deelonderwerp

      Crossroad: volgen

      • Via een beperkt aantal geselecteerde webpagina's kan je verder reizen op de JoHo website

      Crossroad: kiezen

      • Via alle aan het chapter verbonden webpagina's kan je verder lezen in een volgend hoofdstuk of tekstonderdeel.

      Footprints: bewaren

      • Je kunt deze pagina bewaren in je persoonlijke lijsten zoals: je eigen paginabundel, je to-do-list, je checklist of bijvoorbeeld je meeneem(pack)lijst. Je vindt jouw persoonlijke  lijsten onderaan vrijwel elke webpagina of op je userpage
      • Dit is een service voor JoHo donateurs en abonnees.

      Abonnement: nemen

      • Hier kun je naar de pagina om je aan te sluiten bij JoHo, JoHo te steunen en zelf en volledig gebruik te kunnen maken van alle teksten en tools.

      Abonnement: checken

      • Hier vind je wat jouw status is als JoHo donateur of abonnee

      Aantekeningen: maken

      • Dit is een service voor wie bij JoHo is aangesloten. Je kunt zelf online aantekeningen maken en bewaren, je eigen antwoorden geven op tests, of bijvoorbeeld checklists samenstellen.
      • De aantekeningen verschijnen direct op de pagina en zijn alleen voor jou zichtbaar
      • De aantekeningen zijn zichtbaar op de betrokken webpagine en op je eigen userpage.

      Prints: maken

      • Dit is een service voor wie bij JoHo is aangesloten.  Wil je een tekst overzichtelijk printen, gebruik dan deze knop.
      JoHo: footprint achterlaten