Dit hoofdstuk is verdeeld in twee belangrijke delen. Het eerste deel bespreekt het begrip data processing cycle, het tweede deel bespreekt de rol van een informatiesysteem in moderne organisaties en introduceert het begrip enterprise resource planning (ERP) system.

Wat houdt de Data Processing Cycle in?

De data processing cycle betreft de handelingen die data omzetten in betekenisvolle en relevante informatie. Deze cyclus bestaat uit vier stadia:

1. Data input

2. Data opslag

3. Data verwerking

4. Informatie output

Data input

Elke bedrijfsactiviteit bevat drie facetten waarvan data moet worden verzameld: elke activiteit die van belang is (datum en tijd van verkoop, aantal verkochte artikelen), de middelen die worden beïnvloed door elke activiteit en de mensen die participeren in elke activiteit (de werknemer die de verkoop doet).

Onderstaande voorbeelden betreffen manieren om input te verzamelen:

• Vroeger gebruikten veel ondernemingen papieren source documents om data te verzamelen. Later werd deze data overgezet op computers. Een source document is het document dat de originele/eerste registratie van een transactie bevat. Zodra het overgezet wordt op de computer is het dus geen source document meer.

• Turnaround documents zijn output van een bedrijf die naar een externe partij worden gestuurd. De externe partij voegt in veel van de gevallen wijzigingen toe, waarna zij deze als een input document terugsturen. Een voorbeeld hiervan zijn energierekeningen die opgestuurd worden naar de klant, vervolgens teruggestuurd worden met de desbetreffende betaling en opnieuw in de computer worden gezet met behulp van een speciaal scanapparaat.

• Source data automation betreft het proces van dataverzameling in digitale vorm dat plaatsvindt op de originele plaats en tijd (barcode scanners).

Een tweede stap in het inputproces is om ervoor te zorgen dat de data nauwkeurig en compleet is. Een manier om dit te bereiken is om gebruik te maken van source data automation of van goed ontwikkelde turnaround documents en data entry screens. De laatste geeft vaak alle data weer die de gebruiker moet invoeren, dit komt soms overeen met een turnaround document.

De derde stap is het waarborgen van het bedrijfsbeleid, zoals het goedkeuren of het controleren van een transactie.

Data opslag

Boekhoudkundige informatie wordt opgeslagen in general ledgers en subsidiary ledgers. Een general ledger bevat de gegevens voor alle activa, schuld, eigen vermogen, inkomsten en kosten. Een subsidiary ledger bevat gedetailleerde gegevens van elke general ledger met desbetreffende subaccounts. Een control account is een general ledger post die het totaalbedrag van alle subsidiary ledgers weergeeft. Dit komt eigenlijk neer op een totaalpost. De som van alle posten in een subsidiary ledger moet gelijk zijn aan het bedrag van het control account.

De data in ledgers wordt logisch georganiseerd door gebruik te maken van bepaalde coderingstechnieken:

• Sequence codes: posten worden opeenvolgend gerangschikt, ontbrekende posten vormen zo een gat in de nummering.

• Block codes: een groep nummers wordt aan een bepaalde categorie toegekend.

• Group codes: er wordt gebruik gemaakt van twee of meer subgroepen, deze worden vaak gebruikt in combinatie met Block codes.

• Mnemonic codes: letters en cijfers worden afgewisseld om een item te identificeren, dit is een alfabetisch geheugensteuntje dat slaat op het gecodeerde object.

Een code moet aan bepaalde voorwaarden voldoen, namelijk: in overeenstemming zijn met het beoogde gebruik, de mogelijkheid hebben om te kunnen groeien, zo simpel mogelijk zijn om kosten te minimaliseren en consistent zijn met de structuur van de organisatie en met de verschillende afdelingen binnen die organisatie. Een groot voorbeeld van codering is de chart of accounts, dit is een lijst van alle nummers die zijn toegewezen aan elke general ledger post.

Voordat transactiedata in een ledger verschijnen zullen ze eerst vermeld worden in een journal. Een journaalpost geeft aan welke grootboekrekeningen gedebiteerd en gecrediteerd moeten worden. Een general journal wordt gebruikt om onregelmatige transacties vast te leggen, zoals aflossingen en aanpassingen aan het einde van de periode. Een specialized journal registreert juist de regelmatige transacties zoals verkopen, kasontvangsten en kasuitgaven.

Een audit trail is een traceerbaar pad dat een transactie volgt door het systeem van dataverwerking: van de oorsprong tot de uiteindelijke output (en omgekeerd). Het wordt gebruikt om de nauwkeurigheid en geldigheid van grootboekrekeningen te controleren.

Een entity is iets waarover informatie wordt opgeslagen, zoals: werknemers, klanten en voorraden. Elke entity heeft attributes (bepaalde kenmerken). Elk type entity bevat dezelfde kenmerken, de specifieke waardes die hieraan gekoppeld worden zijn wel verschillend. Computers slaan gegevens op in een field. Een field bevat data van een enkel kenmerk en is onderdeel van een record. Een record bevat logisch gerelateerde data dat alle kenmerken van een entity omvat (rij). De inhoud van een field wordt een data value genoemd. Een groep gerelateerde records wordt een file genoemd, en een master file is een permanente file dat alle informatie opslaat wat betreft de middelen van een organisatie en de agenten met wie de organisatie communiceert. Een voorbeeld van zo’n file is de transaction file dat alle records van individuele transacties bevat. Tenslotte wordt er van een database gesproken in het geval van een reeks onderling verbonden files (debiteuren – klanten – verkoopanalyses).

Data verwerking

De vier soorten activiteiten die ervoor zorgen dat de data verwerkt wordt, worden samengevat als CRUD:

1. Het creëren van nieuwe records (Creating).

2. Het lezen, opvragen of bekijken van bestaande data (Reading).

3. Het updaten van data (Updating).

4. Het verwijderen van data (Deleting).

Als het updaten van data op periodieke basis gebeurt, wordt dit batch processing genoemd. Alhoewel deze vorm van updaten goedkoop en efficiënt is, is de data alleen actueel en nauwkeurig direct na het updaten. Een andere vorm van updaten wordt online, real-time processing genoemd. Transacties worden direct geüpdate als deze zich voordoen. Op deze manier kan er voor worden gezorgd dat de informatie altijd actueel is en kunnen beslissingen beter gemaakt worden. Dit systeem is ook nauwkeuriger, omdat fouten meteen gecorrigeerd of verwijderd kunnen worden. Daarnaast levert het competitieve voordelen op. Een combinatie van beide systemen is online batch processing, waar transactiedata wordt ingevoerd en bewerkt zodra de transactie plaatsvindt en wordt opgeslagen voor latere verwerking.

Informatie output

Informatie wordt meestal gepresenteerd in een van de volgende drie vormen: documents, reports, query response. Documents zijn gegevens van transacties of andere bedrijfsgegevens, zoals facturen en ontvangstbewijzen. Reports worden gebruikt door zowel werknemers (controleren van bedrijfsactiviteiten) en managers (maken van beslissingen en het formuleren van strategieën). Externe gebruikers kunnen met behulp van reports de positie van een onderneming waarnemen. Een query is een verzoek voor specifieke informatie van een computer en wordt gebruikt om problemen en vragen, die directe actie of antwoorden nodig hebben, op te lossen. Periodieke/ herhalende vragen worden vaak ontwikkeld door specialisten en eenmalige vragen worden vaak ontwikkeld door gebruikers.

Wat houden Enterprise resource planning (ERP) systems in?

Veel organisaties ontwikkelen extra informatiesystemen met als doel informatie, die niet is opgenomen in de AIS, te verzamelen, verwerken en te rapporteren. Echter creëert het naast elkaar bestaan van verschillende systemen problemen wat betreft de efficiëntie.

Enterprise resource planning (ERP) systems bieden een oplossing voor deze problemen doordat ze alle aspecten van de activiteiten van een onderneming integreert in één boekhoudkundig informatiesysteem. Een ERP systeem wordt samengevoegd met een AIS systeem. Daar waar een AIS systeem vooral de financiële data en de transacties afhandelt, zorgt het ERP systeem vooral voor de verzameling en verwerking van niet-financiële data. Een ERP systeem bestaat meestal uit kleine deelprogramma’s (modules) die allemaal een specifieke taak ondersteunen, namelijk: Financieel, Human Resource, Productie en Customer Relationship Management. Een ERP systeem biedt zowel voordeel als nadelen. Enkele voordelen zijn:

• Alle bedrijfsprocessen worden in één database opgeslagen, waardoor de barrières tussen verschillende departementen worden opgeheven en de informatiestroom wordt bevordert.

• Door de integratie van de verschillende systemen is eenmalige opslag van gegevens voldoende en hoeft de data niet steeds opnieuw ingevoerd te worden in verschillende systemen.

• Het management heeft een beter overzicht van elk aspect in de onderneming, waardoor controle beter kan worden uitgevoerd. Ook werknemers worden meer productief en efficiënt doordat ze direct beschikking hebben over zowel de data van hun afdeling als dat van andere afdelingen.

• Een onderneming beschikt over een betere toegangscontrole. Een ERP kan meerdere machtigingen en veiligheidsmodellen samenvoegen tot één toegangsstructuur.

• Procedures en rapporten worden gestandaardiseerd binnen verschillende bedrijfstakken, vooral handig met fusies en overnames omdat een ERP systeem de verschillende systemen kan vervangen voor een enkel uniform systeem.

• De klantenservice verbeterd, omdat werknemers snel toegang hebben tot bestellingen, voorraden, verzendgegevens en vroegere klantgegevens.

• Productiebedrijven ontvangen nieuwe bestellingen op tijd en de automatisering van het productieproces bevorderd de productiviteit.

Enkele nadelen zijn:

• ERP systemen zijn duur.

• Het invoeren van een ERP systeem kost heel veel tijd.

• Veranderingen in het bedrijfsproces: een belangrijke oorzaak van mislukkingen in het ERP systeem is dat het in kaart brengen van huidige bedrijfsactiviteiten in het ERP systeem mislukt.

• Complexiteit: het samenvoegen van verschillende bedrijfsactiviteiten en systemen, met elk een ander proces en andere regels, zorgt voor problemen.

• Weerstand onder werknemers is een veelvoorkomende reden waarom de invoering van een ERP systeem mislukt. Werknemers moeten hun werkwijze veranderen en er is veel training en ervaring nodig om het ERP systeem effectief te kunnen gebruiken.

Omdat ERP systemen complex en duur zijn, is het kiezen van een dergelijk systeem niet makkelijk. Een manier om een geschikt systeem te kiezen is het selecteren van een pakket ontworpen voor jouw industrie. Alhoewel de systemen erg duur zijn, is het niet verstandig om een goedkoop systeem aan te schaffen; op lange termijn kan dit meer kosten opleveren als het systeem niet volledig voldoet (aanpassingen zijn erg duur). Om het risico van het kopen van een verkeerd pakket te verminderen, is het verstandig om onderzoek te doen naar de beste leveranciers. Deze ERP leveranciers bieden vaak drie soorten services: het geven van advies, het product aanpassen aan de (persoonlijke) wens van de klant (customization) en ondersteuning.