Hoe stel je een goede briefing en debriefing (onderzoeksomschrijving en terugkoppeling daarop) op? - Chapter 1

Inleiding

Het resultaat van veel werkzaamheden wordt pas voor anderen toegankelijk door de rapportage ervan. Het schrijven van rapporten verdient daarom dus aandacht. ‘Rapporteren’ is het doen van verslag van uitgevoerd onderzoek.

Rapporten zijn er in verschillende soorten. Een mogelijke verdeling van deze rapporten is die in lange en korte rapporten. Daarbij ligt de grens op een omvang van vijf inhoudelijke pagina’s. Tijdens een studie op hogeschool of universiteit worden er vooral lange rapporten geschreven en daarna vaak juist korte, want tijdens de opleiding moet getoond worden waar de resultaten op gebaseerd zijn en na de opleiding wordt er vaak op vertrouwd, dat het met de aanpak en onderbouwing wel goed zit.

Een rapportageproces begint met een briefingproces, van waaruit men komt tot het vaststellen van een hoofdvraag. Van daaruit kan men enerzijds beginnen met de planning en de uitvoering van het onderzoek en anderzijds de planning en tussentijdse bijstelling van de rapportstructuur. Vanuit deze twee kanten komt men uiteindelijk tot het formuleren van een rapporttekst, het vormgeven van het rapport en aanbieden en/of presenteren van het rapport. Bij een scherp geformuleerde hoofdvraag kan al voor de uitvoering van het onderzoek een goede tekststructuur worden ontworpen voor het rapport.

Rapportage van onderzoek is niet altijd eenvoudig, omdat niet altijd duidelijk is, wat de opdrachtgever precies wil en omdat de opdrachtgever vaak geen duidelijk geformuleerde opdracht geeft. Daarom is een goede briefing (opdrachtomschrijving) en debriefing (terugkoppeling op de opdrachtomschrijving) nodig.

Het briefingproces

De noodzaak van een uitgebreide briefing is altijd relatief en dus afhankelijk van de soort onderzoek en de opdrachtgever. Er zijn verschillende soorten onderzoek:

• Gebonden onderzoek, waarbij de onderzoeker/rapportschrijver werkt in opdracht van een organisatie.

• Vrij onderzoek, waarbij de onderzoeker/rapportschrijver zelf het onderzoeksonderwerp kiest.

Het onderwerp van een onderzoek moet goed en helder afgebakend worden. Ook moet het doel van het onderzoek en de rapportage duidelijk zijn. Verder moet ook duidelijk zijn, wie de lezer van een onderzoeksrapportage is. Hiervoor is dus een goede briefing nodig: een instructie van de opdrachtgever aan de uitvoerder. Het briefingproces bestaat uit twee delen:

• De briefing, of de vraag om iets te onderzoeken;

• De debriefing, ofwel de terugkoppeling van de onderzoeker, dat hij alles goed begrepen heeft.

De debriefing is noodzakelijk;

• Voor de opdrachtgever om na te gaan, of duidelijk is overgekomen, wat hij voor ogen had;

• Voor de onderzoeker, om te controleren, of hij alles goed heeft begrepen en geconcretiseerd.

Briefing-checklist

In briefings in de reclame- en marketingwereld worden de achtergronden, het doel en de stijl van een reclamecampagne beschreven, zowel direct als indirect. De opdrachtgever en de uitvoerder hebben beiden veel aan een checklist voor een briefing. Zo kan de opdrachtgever aan de hand van de checklist goed nagaan, of alle belangrijke punten vermeld zijn en kan de uitvoerder nagaan, of alle noodzakelijke informatie beschikbaar is.

In een checklist voor een briefing staan bijvoorbeeld de vragen

• Voor welke organisatie een opdracht moet worden uitgevoerd (een extern onderzoeker zal zich bijvoorbeeld moeten verdiepen in de organisatie, de organisatiecultuur, de voorgeschiedenis en het publiek van de onderzoeksresultaten);

• Welke voorgeschiedenis een onderzoek heeft (wat er al onderzocht is en welke gegevens er dus al bekend zijn);

• Wat de opdrachtgever precies wil;

• Wat de hoofdvraag (of centrale vraag of probleemstelling) van het onderzoek is en wat de deelvragen;

• Wat (zo concreet mogelijk) het doel van het onderzoek is;

• Wat voor soort onderzoek er gedaan moet worden (deskresearch naar bekende informatie in bestaande bronnen of fieldresearch. Hierbij wordt nieuwe informatie verzameld in een kwantitatief onderzoek, waarbij veel data worden verzameld met bijvoorbeeld een enquête, om generaliserende uitspraken te kunnen doen of in een kwalitatief onderzoek, waarbij de onderzoeker meer wil weten over meningen of beweegredenen van respondenten);

• Wat de planning is;

• Welke middelen er beschikbaar zijn;

• Wie de lezers van de rapportage zijn;

• Welke informatie de lezers nodig hebben;

• Hoe de lezers tegenover de uitkomsten van het rapport staan.

Briefing bij gebonden onderzoek en bij vrij onderzoek

Er bestaan verschillen in de rol van de uitvoerder en opdrachtgever bij gebonden en vrij onderzoek. Bij gebonden onderzoek:

• Verstrekt de opdrachtgever de opdracht aan de uitvoerder;

• Vraagt de uitvoerder om precisering van de opdracht;

• Doet de uitvoerder eventueel voorstellen voor het bijstellen van de onderzoeksvraag;

• En accordeert de opdrachtgever het plan van aanpak.

Bij het uitvoeren van vrij onderzoek:

• Stelt de uitvoerder zelf de opdrachtomschrijving op;

• Legt de uitvoerder de opdrachtomschrijving ter goedkeuring voor aan een begeleider;

• Vraagt de begeleider om precisering;

• Eist de begeleider eventueel bijstelling van de onderzoeksvraag;

• En accordeert de begeleider het plan van aanpak.

Aanpak en planning van het onderzoek

Een plan van aanpak is handig bij het uitvoeren van onderzoek. Daarbij kan het handig zijn om een mindmap te maken: een kaart van de gedachten. Op die manier worden alle aspecten van het onderzoek in kaart gebracht, waarna het onderzoek verder kan worden gestructureerd met een plan van aanpak of een ‘product breakdown structure’ of een ‘work breakdown structure’. Deze middelen voor het bewaken van de voortgang in het onderzoek moeten regelmatig erbij worden gepakt om die voortgang ook daadwerkelijk te checken.

• In een plan van aanpak moeten concreet worden besproken:

• De hoofdvraag van het onderzoek (met concreet geformuleerde probleemstelling, deelvragen en een duidelijke doelstelling);

• De onderzoeksopzet of stapsgewijze opzet van de onderzoeksaanpak (bijvoorbeeld deskresearch, fieldresearch of analyse);

• De middelen (tijd, geld, menskracht, technische hulpmiddelen met een lijst van mogelijke informatiebronnen);

• De voorlopige rapportindeling.

• Een lijst van producten die allemaal moeten worden gemaakt;

• De planning en taakverdeling, zo concreet mogelijk en van achteren naar voren.

In een product breakdown structure (PBS) wordt aan het einde begonnen; het product wordt in gedachten genomen en tot op het kleinste schroefje uit elkaar gehaald. Daarna worden de onderdelen die bij elkaar horen bij elkaar gelegd (de strcuture). Voor een onderzoek en een rapport is de PBS als volgt:

Eerst moet gekeken worden, wat de onderdelen van het eindrapport zijn, dus een inleiding, inhoudsopgave, hoofdstukken met data, conclusie, aanbevelingen, enzovoort. Vervolgens moet worden nagegaan, welke tussen- en deelproducten bij alle onderdelen nodig zijn, om deze inhoud te geven. Deze PBS bestaat uit concrete producten, waarbij vervolgens in een work breakdown structure moet worden beschreven, welk werk er gedaan moet worden, om het product tot stand te laten komen. In een work breakdown strcuture (WBS) wordt bij ieder deel- en tussenproduct beschreven, wat voor werk er gedaan moet worden.

Vervolgens moeten alle stappen in een planning gezet worden, die ook duidelijk moet zijn. Een strokenplanning is bijvoorbeeld een goed middel. Hierbij worden op de horizontale as de tijd gezet en op de verticale as de taken. Zo’n strokenplanning kan gemaakt worden in Word, Excel of MS Projects en zorgt, dat de planning en de voortgang in één oogopslag te zien zijn.

Veelgemaakte fouten

Veel gemaakte fouten bij onderzoek:

• Er wordt een onduidelijke onderzoeksvraag geformuleerd door de opdrachtgever.De onderzoeker kan dit voorkomen, door in de briefingsfase goed door te vragen, wat de opdrachtgever precies wil en met concretere voorstellen te komen.

• Er wordt door de opdrachtgever geredeneerd vanuit discutabele aannames en veronderstelling. De onderzoeker dient de opdrachtgever hier op te wijzen en voorstellen te doen over onderzoek dat eerst gedaan moet worden.

• Er wordt onvoldoende teruggekoppeld door de onderzoeker. De onderzoeker moet als oplossing regelmatig het onderzoeksplan bekijken en regelmatig tussentijds rapporteren aan de opdrachtgever.

• De opdracht voor de onderzoeker is eigenlijk onuitvoerbaar. Door een concrete invulling van de onderzoeksopzet, middelen en planning wordt de onuitvoerbaarheid zichtbaar gemaakt en dit kan aan de opdrachtgever of begeleider worden getoond.

• De planning is niet concreet of duidelijk genoeg. Dit kan worden opgelost door terug te gaan naar de mindmap, het plan van aanpak of de product en work breakdown, waarbij deadlines opnieuw vastgesteld moeten worden, er concrete handelingen en resultaten moeten worden beschreven en er een eindverantwoordelijke moet worden aangewezen.

• De onderzoeker werkt niet volgens planning. Om dit te voorkomen, moet de planning er regelmatig bij worden gepakt.

Hoe stel je de hoofdvraag in een onderzoek op? - Chapter 2

Onderzoek en hoofdvraag

De hoofdvraag (probleemstelling) is de centrale vraag die een onderzoeker in zijn onderzoek probeert te beantwoorden. Vaak wordt deze hoofdvraag gedurende een onderzoek meermaals bijgesteld.

Het doen van onderzoek begint met het formuleren van zo’n hoofdvraag. Er bestaan twee soorten onderzoek: praktijkgericht (gericht op praktisch nut en praktische toepasbaarheid en meestal voor een bedrijf of organisatie) en fundamenteel (gericht op het toetsen of verder ontwikkelen ven theoretische kennis en meestal zonder externe belanghebbende) onderzoek. Echter, deze tweedeling is niet absoluut en niet zwart-wit; het onderscheid wordt vooral gemaakt op basis van de directe praktische gerichtheid van (praktijk)onderzoek. Deze praktische gerichtheid is terug te zien in de beleidscyclus, die als vertrekpunt de bestaande situatie heeft en als einddoel de gewenste situatie, ofwel de situatie die gewijzigd of verbeterd is na uitvoering van een plan voor wijziging. De cyclus verloopt in vier stappen, namelijk het in kaart brengen van de situatie (beeldvorming), het onderzoeken en vaststellen van de oorzaken, het bedenken van mogelijke oplossingen en de uitvoering van de oplossing die gekozen wordt met een uitvoeringsplan.

De hoofdvraag heeft vóór het onderzoek als functie het structureren van het onderzoek en na het onderzoek als functie het sturen van de verwachting van de lezer. Zo geeft de hoofdvraag voor het onderzoek houvast,

• Door aan te geven wat er precies wel en niet onderzocht wordt;

• Door duidelijk te naken, welke informatie er precies nodig is om tot een antwoord op die hoofdvraag te komen;

• Door in een vroeg stadium de mogelijkheid van het ontwerpen van een gedetailleerde rapportindeling te bieden.

Ook biedt de formulering van de probleemstelling de mogelijkheid om aan te geven, of het onderzoek beperkt blijft tot het verzamelen van informatie of ook een analyse moet geven, adviezen moet opleveren, een oordeel aannemelijk moet maken of een handboek of draaiboek uitwerken. Daarbij is het intrinsieke doel van onderzoek datgene, wat je met wilt bereiken (bijvoorbeeld beeldvorming, analyse of oordeel) en het extrinsieke doel datgene, wat je door je onderzoek wilt bereiken (bijvoorbeeld het signaleren van misstanden of het verhogen van tevredenheid).

Verder heeft de hoofdvraag bij het schrijven van het rapport na uitvoering van het onderzoek ook als functie, richting te geven aan de verwachtingen van de lezer. In de inleiding van het rapport moet immers aan de lezer worden duidelijk gemaakt, welke hoofdvraag er in het rapport wordt beantwoord.

Welke soorten hoofdvragen zijn er?

Met zijn onderzoek heeft de onderzoeker vier globale of intrinsieke doelen, die overeenkomen met de vier segmenten van de beleidscyclus (probleem, oorzaken, oplossingen en uitvoering):

1. Het geven van informatie, segment ‘probleem’ in de beleidscyclus;

2. Het geven van een verklaring, segment ‘oorzaak’ in de beleidscyclus;

3. Het geven van advies, segment ‘oplossingen’ in de beleidscyclus;

4. Het geven van een uitwerking, segment ‘uitvoering’ in de beleidscyclus;

(5 Het geven van een oordeel, niet specifiek gekoppeld aan de één van de segmenten van de beleidscyclus).

Bij deze doelen horen steeds specifieke hoofdvragen:

• Beeldvormend of diagnostisch onderzoek heeft als doel informatie te geven of in te gaan op de stand van zaken. De hoofdvragen hierbij hebben dus als doel, een beeld te schetsen van een bepaalde situatie of ontwikkeling. Beeldvormend onderzoek wordt soms ook gebruikt voor het doen van voorspellingen. Daarom zijn er twee subtypes van beeldvormend onderzoek:

1. Onderzoek, louter voor beeldvorming, waarbij het alleen gaat om het verzamelen en ordenen van data, bijvoorbeeld marktverkenningen;

2. Onderzoek met het doel, prognoses te maken, zoals marktverkenningen, die uitmonden in een prognose van de marktontwikkelingen.

• Verklaringsgericht (analyserend) onderzoek heeft als doel, een stand van zaken te inventariseren. De hoofdvraag bij dit type onderzoek luidt dan ook “Wat is de verklaring voor het onderzochte verschijnsel?” Aan de hand van de vastgestelde oorzaken van een probleem kan dan worden gezocht naar oplossingen. Meestal kunnen oorzakelijke verbanden moeilijk met zekerheid worden gesteld en alleen aannemelijk gemaakt worden.

• Adviesgericht of beleidsbepalend onderzoek heeft als doel, het veranderen van een situatie naar aanleiding van een bestaand of een komend probleem of van een kans die voorbijkomt. De hoofdvraag bij dit type onderzoek luidt dus “Wat kan of moet er verbeterd of veranderd worden?”. De formulering van de hoofdvraag is als-het-ware partijdiger geworden. In het taalgebruik van adviesgerichte hoofdvragen zijn vaak formuleringen als ‘moeten’, ‘kunnen’ en ‘dienen’ te zien.

• Uitvoeringsgericht onderzoek heeft als doel, het opstellen van een stappenplan of een draaiboek. De hoofdvraag bij dit onderzoekstype luidt dan ook “Hoe gaan we iets aanpakken of invulling geven?”. Qua taalgebruik wordt de onderzoeksvraag bij dit type onderzoek vaak als instructie geformuleerd.

• Evaluatief onderzoek heeft als hoofdvraag de vraag “Wat is het eigen oordeel over het onderwerp?”. Dit type hoofdvraag kan vaak worden gekoppeld aan de voorgaande types hoofdvragen.

De resultaten van dit soort onderzoek, oordelen en evaluaties, vormen de smeerolie om van de ene fase in de beleidscyclus naar de andere te komen. Zo geven de resultaten van beeldvormend onderzoek aanleiding tot verklaringsgericht onderzoek, ofwel roepen gevonden oorzaken de vraag op, wat de belangrijkste oorzaken dan wel zijn, roept onderzoek naar oorzaken de vraag naar een oordeel over die oorzaken op en roept adviesgericht onderzoek de vraag naar onderzoek van de beste oplossing op. Qua taalgebruik kan het antwoord op een evaluatieve hoofdvraag op twee manieren worden, namelijk in absolute (‘goed/slecht’, ‘gunstig/ongunstig’) of in relatieve termen (‘beter/slechter’, ongunstiger’). In evaluatieve hoofdvragen worden in ieder geval vaak begrippen gebruikt, die ‘waarderend’ zijn.

Delen van een hoofdvraag

De hoofdvraag bevat niet alleen een kernachtige formulering van die hoofdvraag, maar ook de elementen doel- of vraagstelling, optiek, begripsomschrijving en de deelvragen. Daarbij kan de hoofdvraag het beste ook echt als vraag worden geformuleerd. Hierdoor wordt de lezer namelijk geprikkeld, om te bedenken wat hij al weet over het onderwerp en worden er mogelijke antwoorden opgeroepen, al voor het onderzoek. Aan de hand van die antwoorden kan al goed een indeling ontworpen worden voor het te schrijven rapport.

De hoofdvraag hoeft overigens niet uit een enkele vraag te bestaan, maar kan geleed zijn. Ook kan de hoofdvraag beter niet als ja/nee-vraag geformuleerd worden, omdat zo’n vraag geen stimulerend effect heeft. De hoofdvraag wordt ook het best zo geformuleerd, dat het vraagtype (beeldvormend, verklaringsgericht, adviesgericht, uitvoeringsgericht of evaluatief) duidelijk herkenbaar is.

In de literatuur wordt er een onderscheid gemaakt tussen de doelstelling en de vraagstelling van een onderzoek. Daarbij geeft de doelstelling antwoord op de vraag, waarom het onderzoek wordt uitgevoerd en de vraagstelling op de vaag, wat er echt onderzocht wordt. Bij een goede hoofdvraag zijn zowel de doelstelling als de vraagstelling duidelijk. In de praktijk is er meestal echter maar één van de twee zichtbaar in de kernformulering en is de andere beschreven in de toelichting bij de hoofdvraag. Daarbij kan het zijn, dat de vraagstelling duidelijk is en de doelstelling nog moet worden toegelicht (het wat van het onderzoek kan eenvoudig voorspeld worden en het waarom is minder duidelijk) of dat de doelstelling duidelijk is, maar dat de vraagstelling nog moet worden toegelicht (het waarom van het onderzoek is duidelijk, het wat moet worden toegelicht met een lijstje deelvragen).

Bij praktijkgericht onderzoek is het van belang, om aan te geven, vanuit welke optiek de onderzoeksvraag geformuleerd is, ofwel een concrete opdrachtgever of een denkbare opdrachtgever. Ook bij ‘vrij’ onderzoek kan het best een zo concreet mogelijke optiek worden gekozen. Dat heeft als voordelen, dat

• Het meer duidelijkheid geeft over het onderzoeksdoel;

• Het duidelijk maakt, wie de beoogde lezers van het rapport zijn;

• Het het gemakkelijker maakt, om een voor de lezer duidelijke strcutuur te ontwerpen voor het rapport;

• Het zorgt voor meer efficiency bij de uitvoering van het onderzoek.

Daarbij is meestal de optiek, van waaruit het onderzoek gedaan wordt gelijk aan de optiek van de opdrachtgever, maar soms (zoals bij een afstudeerscriptie) is dat niet het geval en is er sprake van een dubbel publiek. Uit de hoofdvraag of de toelichting daarop moet altijd blijken, voor wie het onderzoek van belang is. In de toelichting op een kort geformuleerde hoofdvraag past ook nog een nadere operationalisering van de onderzoeksvraag, die altijd tweeledig is:

• Het omschrijven van de in de hoofdvraag gebruikte begrippen;

• Het verder uitwerken van de hoofdvraag in deelvragen.

Fouten bij het vormgeven van de hoofdvraag

Bij het zoeken naar of opstellen van de hoofdvraag worden een aantal fouten geregeld gemaakt:

• Er wordt gekozen voor een te weinig gerichte hoofdvraag. Dit kan worden opgelost, door een concrete onderzoeksvraag te formuleren, waaruit blijkt, of het onderzoek bedoeld is om informatie te verschaffen, te analyseren, te adviseren of te evalueren en door de optiek van onderzoek te bepalen.

• Er wordt gekozen voor een te ruime hoofdvraag. Om te bepalen, dat een hoofdvraag werkelijk te ruim is, moet de onderzoeksopzet zo concreet mogelijk worden gemaakt door het formuleren van deelvragen en een planning. Dit probleem kan worden opgelost, door de hoofdvraag in te perken.

• Er ontbreekt een doelstelling in het onderzoek. Het onderzoek heeft geen relatie met de wereld eromheen. Dit kan worden opgelost, door het formuleren van en het gericht blijven op een uiteindelijk doel van het onderzoek.

• Er wordt gekozen voor een onduidelijke vraagstelling. Dit kan worden opgelost, door na te gaan, of de formulering van de hoofdvraag wel duidelijk aangeeft, welk type antwoord hierop gezocht wordt.

• Er is geen optiek gekozen voor het onderzoek. Wanneer er geen onderscheid wordt gemaakt tussen relevante en irrelevante informatie, blijft een rapport genmakkelijk steken in algemeenheden. Dit kan worden opgelost, door in het rapport een concrete organisatie te noemen.

• De oplossing wordt gekozen zonder eerst een goede analyse vooraf te maken. Vanwege te veel denken aan de oplossing wordt er te weinig aandacht besteed aan de analyse van het werkelijke, geconstateerde probleem. Dit blijkt vaak op de lange termijn een probleem. Dit probleem kan worden opgelost door goed te kijken naar de echte oorzaken alvorens te beginnen aan de uitvoering van de oplossing.

• Het antwoord dat op de hoofdvraag wordt gegeven sluit niet goed aan bij de inleiding. Dit kan worden nagegaan, door tijdens het onderzoek regelmatig de houdbaarheid en juistheid van de hoofdvraag te controleren en steeds na te gaan, of de conclusies daadwerkelijk de hoofdvraag beantwoorden.

• Het rapport is te veel beeldvormend en te weinig adviesgericht of evaluatief. Dit kan worden opgelost, door steeds na te gaan, of alle informatie een zinvolle bijdrage levert aan het einderesultaat.

Hoe stel je een lang rapportage op? - Chapter 3

Het schrijven van lange rapporten

Onder ‘lange rapporten’ worden rapporten verstaan van zes pagina’s of meer. Deze rapporten zijn er in vele verschijningsvormen. Constanten in zulke rapporten zijn:

• Een expliciete hoofdstuk- en paragraafindeling;

• Vaste onderdelen: inleiding, conclusie, bronnenlijst en samenvatting.

Bij het schrijven van het rapport is het zinvol, om vooraf een opzet te maken voor het rapport:

• De vooraf bedachte structuur maakt voor de onderzoeker duidelijk, welke informatie er precies verzameld moet worden.

• Een ontwerp van een rapport zorgt ervoor, dat de schrijver volledig is.

• Een ontwerp van het rapport zorgt voor efficiënter onderzoek, doordat gemakkelijker en duidelijker relevante informatie kan worden geselecteerd.

• Een rapportontwerp levert efficiencywinst op tijdens het schrijven.

Stappenplan om te komen van een probleemstelling tot een rapportindeling:

Stap 1: Het formuleren van een hoofdvraag.

Stap 2: Het formuleren van deelvragen.

Stap 3: Het ordenen van de deelvragen in clusters.

Stap 4: Het kiezen van indelingsuitgangspunten en het maken van een tekstschema.

Stap 5: Het toepassen van logische indelingsprincipes op de kerninhoud.

Stap 6: Het opstellen van een hoofdstuk-/ en paragraafindeling.

Stap 7: Het nagaan of titels concreet genoeg zijn geformuleerd.

Ad 2: Bij het formuleren van deelvragen moeten eerst veel deelvragen worden geformuleerd en moet daarna pas worden gekeken, welke bruikbaar zijn. De deelvragen moeten echt als deelvraag worden geformuleerd en niet als thema-aanduiding.

Ad 3: De deelvragen moeten na de brainstormfase worden geclusterd, wat al leidt tot een behoorlijke ordening.

Ad 4: De vaststelling van een tekststructuur gebeurt meestal intuïtief, vaak volgens vaste tekststructuren als probleembeschrijving-inventarisatie oplossingen-mogelijke oorzaken of probleembeschrijving-probleemverklaring-inventarisatie oplossingen-afweging oplossingen of beschrijving kanssituatie-inventarisatie benuttingsmogelijkheden of opzet onderzoek-resultaten-conclusies. Bij het ordenen van de deelvragen zal vaak automatisch worden teruggegrepen op één of meer algemene volgordenotities, zoals verleden-heden-toekomst, achtergronden-actuele informatie of feiten-meningen.

Ad 5: Bij het indelen van de kern van het rapport zijn enkele principes van belang. Veel rapporten bestaan globaal uit een aantal vaste onderdelen, zoals inleiding, samenvatting, conclusie, bronnenlijst, enzovoort, één of meer achtergrondhoofdstukken en de kern met de onderzoeksresultaten. Lezers zijn vaak alleen geïnteresseerd in die kern en moeten die dus snel kunnen vinden. De kern moet als volgt worden ingedeeld:

1. Er moet een indelingscriterium worden gekozen, dat aansluit bij de hoofdvraag en de lezersverwachtingen.

2. De onderverdeling moet wederzijds uitsluitend en geheel uitputtend zijn.

3. De indeling moet waar mogelijk symmetrisch zijn.

Ad 6: Na de eerste vijf stappen zou er voldoende input voor eenhoofdstuk- en paragraafindeling moeten zijn. Wel moet er op gelet worden, dat het tussentijds bijstellen van de indeling nog steeds normaal is, dat het gebruik van helder verstand wenselijk blijft bij het bepalen van de indeling en dat de indeling altijd transparant moet zijn (De lezer moet in één oogopslag kunnen zien, hoe het rapport in elkaar zit). Die transparantie wordt bepaald door de logica en de publieksgerichtheid van de opbouw, de titels van hoofdstukken en paragrafen en de visuele presentatie van de indeling.

Bij een logische opbouw van een rapport spelen de indelingsuitgangspunten van punt vier een rol. Voor de decimale nummering gelden er de volgende regels:

1. Er mag nooit een indelingsniveau worden overgeslagen.

2. Er mag nooit een overbodig indelingsniveau worden toegevoegd.

3. Vaste indelingen moeten consequent worden toegepast.

Naast logisch moet de opbouw van een rapport ook publieksgericht zijn, tegemoetkomend aan de informatiebehoefte en verwachtingen van de lezers. De schrijver moet verder ook een keuze maken tussen een procesgerichte of een thematische rapportindeling. Bij een procesgerichte indeling wordt een academische lezer verwacht en wordt vaak als indeling voor het rapport gebruikt: Inleiding, Methode, Onderzoek (met vooronderzoek, kwalitatief onderzoek en kwantitatief onderzoek), Resultaten (met resultaten kwalitatief onderzoek en resultaten kwantitatief onderzoek) en Conclusie en Discussie. Bij een thematische indeling worden onderzochte thema’s logisch ingedeeld. Deze indeling wordt meestal verantwoord in de inleiding. Bij een rapport met een thematische indeling wordt meestal een functionele lezer verwacht, die als doel heeft om informatie uit het rapport te verkrijgen, die niet zo geïnteresseerd is in het gevolgde traject en die selectief leest en vrijwel nooit het gehele rapport. De thematische indeling is dan ook vaak te vinden bij praktijkgericht onderzoek.

Ad 7: Voor de formulering van hoofdstuk- en paragraaftitels gelden drie eisen:

1. De titels moeten informatief zijn en de inhoud dekken, met concrete bewoordingen en ze mogen geen vaagheid en geen jargon bevatten en niet te ruim geformuleerd zijn.

2. De titels moeten kort en kernachtig zijn en niet als vraag geformuleerd.

3. De titels moeten parallel geformuleerd worden.

Vaste onderdelen van rapporten

Lange rapporten bevatten altijd de vaste onderdelen Inleiding, Samenvatting, Conclusie en Bronnenlijst. Deze onderdelen worden altijd ter afronding geschreven. Ze hebben als functie, dat ze het lezen van het rapport vergemakkelijken, doordat ze anticiperen op de leesstrategie van de lezer.

Verplichte onderdelen van een rapport zijn:

• De omslag, met de titel en desgewenst de namen van de auteurs;

• De titelpagina, met de rapporttitel en eventuele ondertitel, de naam ban de auteur, de plaats van uitgave, de naam van de uitgevende instantie en maand en jaar van voltooiing. De titel heeft als functies, dat deze informatie moet verstrekken over de inhoud én de belangstelling van de lezer op moet wekken.

• Het voorwoord, met bedankjes aan personen die hebben meegeholpen aan de totstandkoming van een rapport, problemen bij het ontstaan van rapport, de taakverdeling binnen een groep schrijvers en het externe kader waarbinnen het rapport moet worden geplaatst.

N.B. Het voorwoord maakt geen deel uit van de hoofdstuknummering!

• De inhoudsopgave, met als functies de lezer de mogelijkheid te bieden, om delen van het rapport snel op te zoeken en een overzicht van de opbouw van het rapport te bieden.

Bij een inhoudsopgave is een goede visuele presentatie van belang, met als richtlijnen:

• Links vooraan moeten decimaal nummers worden gezet met daarachter de hoofdstuktitels.

• Er mogen geen aanduidingen als ‘hoofdstuk’, ‘paragraaf’, of ‘§’ worden gebruikt.

• Er moeten tussen de hoofdstukken enkele witregels worden aangehouden.

• Subparagrafen moeten enkele spaties naar rechts inspringen.

N.B. De inhoudsopgave wordt nooit vermeld in de inhoudsopgave!

• De samenvatting, die zeer van belang is omdat mogelijke lezers van een rapport eerst die samenvatting zullen lezen en dan besluiten om wel of niet verder te lezen. De samenvatting mag niet langer zijn dan één à anderhalve pagina en moet bevatten:

- de onderwerpsafbakening;

- de hoofdvraag;

- het doel van het onderzoek;

- de kern van de inhoud

- de belangrijkste conclusies.

De samenvatting moet informatief zijn en kan op twee plaatsen in het rapport worden geplaatst:

• Vooraan in het rapport, direct na de inhoudsopgave;

• Achter in het rapport, na de literatuurlijst en voor de bijlagen.

N.B. Ook de samenvatting wordt nooit vermeld in de inhoudsopgave vermeld als hoofdstuk, net als het voorwoord, het nawoord, de noten, de literatuurlijst en de bijlagen.

• De inleiding, die pas definitief geschreven kan worden na afronding van het onderzoek. De inleiding moet een soort gebruiksaanwijzing van het rapport voor de lezer zijn. In een inleiding kunnen de volgende onderwerpen voorkomen:

• Achtergrondinformatie bij en introductie van het onderwerp;

• Bij gebonden onderzoek de aanleiding voor het onderzoek;

Bij vrij onderzoek de verantwoording van de keuze van het onderzoeksonderwerp;

• De hoofdvraag;

• Het doel van het onderzoek;

• De optiek, of de organisatie waarvoor het onderzoek bedoeld is;

• Een omschrijving van begrippen uit de hoofdvraag;

• Deelvragen;

• De wijze van onderzoek die gevolgd is;

• Eventuele beperkingen bij het onderzoek (in de vorm van vermelding en verantwoording);

• Het beoogde publiek, dat hetzelfde is als de optiek;

• Eventueel leesroutes;

• De globale opbouw van het rapport.

In afstudeerscripties wordt ook vaak een hoofdstuk met de titel ‘Onderzoeksopzet en verantwoording’ opgenomen, met een uitgebreide toelichting op de hoofdvraag. De inleiding moet beperkt worden tot één à twee pagina’s en moet altijd als hoofdstuk 1 worden opgenomen in de hoofdstuknummering.

• De kerntekst, met duidelijke titels en een decimale nummering. De globale structuur van de tekst kan nog extra worden verduidelijkt, door het opnemen van korte inleidingen en conclusies/samenvattingen aan het begin en einde van ieder hoofdstuk. In die inleidingen moet dan vermeld worden, welke vraag er in het hoofdstuk besproken wordt;

• Het verband tussen die vraag en de centrale vraag/probleemstelling in het rapport;

• De wijze waarop het hoofdstuk globaal opgebouwd is.

Ook moet bij de overgang van hoofdstuk naar paragraaf of van paragraaf naar subparagraaf worden vermeld, wat de lezer van het komende gedeelte kan verwachten, zodat de lezer weet, wat hij van het komende tekstgedeelte kan verwachten en het overzicht op de tekst behoudt.

• De conclusies en aanbevelingen. Daarbij bevat het gedeelte met de conclusie de resultaten en bevindingen van het onderzoek en een antwoord op de hoofdvraag uit het rapport en het gedeelte met de aanbevelingen gevraagde en ongevraagde adviezen voor de lezer en suggesties voor verder onderzoek. Hierbij moet een beeldvormende hoofdvraag worden beantwoord met een beknopte samenvatting met de belangrijksten gegevens die in het onderzoek gevonden zijn, een verklaringsgerichte hoofdvraag met een verklaring of opsomming van oorzaken, een adviesgerichte hoofdvraag met een advies, een uitvoeringsgerichte hoofdvraag met de samenvatting van de uitvoering van het plan en een evaluatieve hoofdvraag met een oordeel met daarbij de criteria, waarop het oordeel gebaseerd is.

Ook bij niet-adviesgerichte hoofdvragen worden er vaak adviezen geformuleerd naar aanleiding van de onderzoeksresultaten, zoals suggesties voor verder onderzoek, uitvoeringsmogelijkheden, enzovoort. Vaak wordt dit soort adviezen geplaatst bij de conclusies in een hoofdstuk “Conclusies en aanbevelingen”. In de conclusie moet dus het volgende worden opgenomen:

• De herhaalde hoofdvraag;

• De globale beantwoording van de hoofdvraag;

• De onderzoeksresultaten, die tot de beantwoording geleid hebben, zoals belangrijke deelvragen.

In het hoofdstuk over de conclusie mag geen nieuwe informatie worden

geïntroduceerd. De conclusie moet altijd in de hoofdstuknummering worden opgenomen.

Om niet te pedant over te komen, kan het een goed idee zijn, om adviezen niet

alleen directief te formuleren, maar ook met “kunnen” of in de vorm van een

serie mededelingen.

• Het (zeldzame) nawoord, waarin ruimte is voor persoonlijke commentaar achteraf en dat nooit opgenomen wordt in de hoofdstuknummering.

• Noten (vooral in wetenschappelijke rapporten) die als doel hebben te verwijzen naar bronnen waaruit iets geciteerd wordt of waaraan informatie ontleend is of waarmee ingegaan wordt op detailkwesties. Noten worden nooit opgenomen in de hoofdstuknummering.

• De literatuurlijst, die ook nooit deel uitmaakt van de hoofdstuknummering.

• Bijlagen, waarin materiaal wordt opgenomen, dat niet in de tekst van het rapport zelf past, zoals de cijfermatige onderbouwing van beweringen in het rapport, een enquêteformulier, de verklarende woordenlijst en een lijst met gebruikte afkortingen. De bijlagen moeten voorzien zijn van een rangnummering, de bijlagen moeten wel functioneel zijn en in de lopende tekst moet op relevante plaatsen worden verwezen naar de bijlagen. Bijlagen maken ook geen deel uit van de hoofdstuknummering.

• Het register, dat nooit moet worden opgenomen in de hoofdstuknummering.

Dus wél een hoofdstuknummer krijgen de inleiding, de kerntekst en de conclusies en aanbevelingen en geen hoofdstuknummer krijgen de omslag, de titelpagina, het voorwoord, de inhoudsopgave, de samenvatting, het nawoord, de noten, de literatuur-/bronnenlijst, de bijlage(n) en het register!

Fouten bij het schrijven van rapporten

Bij het schrijven van een rapport kunnen er vele soorten fouten gemaakt worden. Zes algemene en veel gemakte fouten zijn de volgende:

• Het kwijtraken van het overzicht over de structuur door de schrijver. Dit kan worden opgelost door steeds de geplande hoofdstuk- en paragraafindeling ernaast te leggen.

• De structuur van het rapport blijft onduidelijk. Dit kan worden opgelost door na te gaan, of de indeling van de tekst werkelijk aansluit bij de hoofdvraag.

• De structuur van het rapport treedt teveel in details. Dit kan worden opgelost door indelingsniveaus uit de tekst weg te halen.

• In de vormgeving en indeling van het rapport wordt te weinig rekening gehouden met de selectief lezende lezer. Dit kan worden opgelost door voldoende visuele rustpunten (kopjes, witregels, opsommingen) in de tekst op te nemen.

• De conclusies lijken niet te volgen uit de tekst van het rapport. Dit kan worden opgelost door het gedachtetraject van informatie duidelijk zichtbaar te maken en door de criteria, aan de hand waarvan vergeleken is in de rapportindeling duidelijk terug te laten komen.

• Inleiding en voorwoord overlappen elkaar. Dit kan worden opgelost, door huisstijlregels te volgen en door terug te kijken in het boek, wat er onder ‘inleiding’ valt en wat onder ‘voorwoord’.

Hoe stel je een kort rapportage op? - Chapter 4

Verschillen tussen korte en langere rapporten

In alle organisaties wordt voortdurend van alles gerapporteerd. Een beknopte rapportage is een tekst, die in maximaal vijf pagina’s de lezer in een bepaalde informatiebehoefte voorziet. Zo’n beknopte rapportage wordt ook vaak gepresenteerd als een PowerPoint-presentatie met daarbij een hand-out.

Korte rapportages zijn er in alle mogelijke vormen en over alle mogelijke onderwerpen. Tussen lange en korte rapporten bestaan duidelijke verschillen. Zo is bij een korte rapportage de gehele inhoud relevant voor de lezer en bevat een lange rapportage soms detailinformatie, zoals de onderzoeksopzet en –verantwoording, die alleen voor echt geïnteresseerde lezers interessant is. Ook bevat een kort rapport alleen een vermelding van de belangrijkste onderzoeksresultaten en een lang rapport van alle resultaten en is de inhoud van een kort rapport gericht op mogelijke beslissingen en bevat die van een langer rapport ook juist een onderbouwing van de adviezen en oordelen. Een lang rapport bevat ook altijd vaste onderdelen als samenvatting, inhoudsopgave, inleiding en bronvermelding, terwijl een kort rapport soms juist alleen lijkt op de samenvatting in een lang rapport. De samenvatting bij het lange rapport is tenslotte meer beschrijvend en minder op de inhoudelijke kern van de zaak gericht dan het korte rapport.

Het maken een kort rapport

Binnen veel organisaties bestaan standaardformulieren voor het vormgeven van een kort rapport. Als deze er niet zijn, dan moeten vier stappen worden doorlopen voor het opstellen van zo’n kort rapport:

1. Het formuleren van een hoofdvraag. Eerst moet duidelijk zijn, wat de vraag is, die centraal gaat staan in het te schrijven rapport. Dit is voor de schrijver zelf handig bij het gericht verzamelen van informatie. Voor de lezer van een rapport is het gemakkelijk als de hoofdvraag duidelijk wordt aangegeven in de inleiding van het rapport; deze kan dan snel en efficiënt de tekst lezen.

Bij de formulering van de hoofdvraag moet weer gebruik worden gemaakt van de vier soorten hoofdvragen, namelijk beeldvormend, verklaringsgericht, adviesgericht en uitvoeringsgericht. Soms moet er ook niet een hoofdvraag worden geformuleerd in de inleiding, maar juist een hoofddoel.

1. Het aanbrengen van structuur in de informatie. De structuur van het rapport moet het de lezer zo gemakkelijk mogelijk maken om een rapport te lezen en kennis te nemen van de informatie erin. Daarbij kan een beknopte rapportage opgebouwd worden op twee wijzen:

• Met de conventionele structuur, zoals bijvoorbeeld vraag-antwoord, feiten-meningen, verleden-heden-toekomst of probleembeschrijving-mogelijke oplossingen-vergelijking oplossingen.

• Met de resultaatgerichte structuur, wanneer de lezer meer geïnteresseerd is in resultaten en aanbevelingen dan in onderzoeksgegevens en conclusies. Om te komen tot een rapport met een duidelijke resultaatgerichte structuur wordt vaak de volgende stapsgewijze aanpak gebruikt:

- De kernboodschap weergeven in één zin.

- Bepalen, welke vraag een lezer stelt naar aanleiding van de weergave van de kernboodschap in één zin en wat het antwoord daarop is.

- Bepalen, welke vraag de lezer weer naar aanleiding van de onderbouwing zou kunnen stellen en wat het antwoord daarop is.

1. Het zichtbaar maken van die structuur. De gekozen structuur kan vervolgens zichtbaar worden gemaakt met zowel tekstuele hulpmiddelen (bijvoorbeeld aankondigingszinnen, verbindende zinnen en signaalwoorden) als niet-tekstuele hulpmiddelen (zoals het gebruik van alinea’s: bij een kort rapport vaak een inleidende en een afsluitende alinea, tussen de alinea’s een witregel, het gebruik van vette of cursieve kopjes, opsommingen met cijfers, streepjes of bullets en markeringen met vette of cursieve letters.

2. Het kiezen van een juiste vormgeving. Daarbij zijn veelvoorkomende vormen

• De PowerPointpresentatie van maximaal tien slides.

• Memo’s van één à twee pagina’s

• Langere notities, die meestal betrekking hebben op beslissingen en beleid.

Deze vaste vormen hebben als voordeel, dat de lezer in één oogopslag weet wat voor soort tekst hij leest en dat de schrijver vanwege de vaste vorm zijn aandacht geheel op de inhoud kan richten.

PowerPointpresentaties worden vaak gebruikt om de mondelinge presentatie van onderzoek visueel te ondersteunen. Op de slides moet de belangrijkste informatie worden weergegeven en het programma zorgt dan zelf voor een consistente vormgeving, bijvoorbeeld met gebruikmaking van de huisstijl of het logo van de instelling of het bedrijf waarvoor het onderzoek gedaan is. Daarbij moet er steeds echter niet teveel tekst op de slides worden gezet en moet die tekst worden voorzien van duidelijke titels.

Een PowerPointpresentatie is heel geschikt voor het presenteren van onderzoeksresultaten van onderzoek met de resultaatgerichte structuur. Daarbij kunnen ook goed grafieken en tabellen worden opgenomen in de presentatie. Bij de PowerPointpresentatie zijn de hand-outs erg belangrijk, met maximaal zes slides per pagina en een goed leesbare tekst.

Een risico aan PowerPointpresentaties is, dat de slides bij de presentatie los gebruikt een eigen leven gaan leiden, bijvoorbeeld wanneer iemand alleen de hand-out te zien krijgt zonder de mondelinge toelichting en er daardoor een eigen invulling aan geeft. Om dit te voorkomen, kan ook een begeleidende samenvatting bij de PowerPointpresentatie worden geleverd, vergelijkbaar met een management summary,

Memo’s zijn korte teksten van één tot drie A4’tjes met daarin vrij veel informatie. Deze worden gebruikt om snel veel informatie door te geven aan vooral grotere groepen lezers. Bovenaan een memo wordt altijd de volgende kop geplaatst:

MEMO

Aan:

Van:

Datum:

Betreft:

De tekst van het memo bestaat het beste uit maximaal twee à drie A4’tjes. De tekst in het memo moet worden gesplitst in de standaarddelen inleiding, kern en afsluiting. Vanwege het informele karakter van een memo kan dit persoonlijk worden ondertekend. Een memo kent direct geadresseerden en eventueel ook mensen aan wie het memo Cc wordt gestuurd (copie conforme of carbon copy).

Notities zijn teksten waarin de schrijver zijn mening geeft en waarin vaak adviezen worden gegeven. Deze gaan verder dan een memo, want ze worden vaak geschreven naar aanleiding van een opdracht of een onderzoek, ze hebben een formeler karakter dan memo’s en ze zijn minder persoonlijk dan memo’s.

Een notitie bestaat uit zo’n twee tot vijf pagina’s met erboven een informatieve titel en een inleidende alinea met daarin de aanleiding of het probleem, de centrale vraag en de doelstelling en het publiek van de notitie. Ook bevat een notitie een kerntekst met daarin bijvoorbeeld het onderzoek en de resultaten, alle informatie die de lezer nodig heeft (niet meer en niet minder), alle antwoorden op de in de inleidende alinea of alinea’s gestelde vraag of vragen en kopjes die de structuur verduidelijken. Na de kerntekst volgt er een conclusie met daarin een duidelijk antwoord op de centrale vraag uit de inleiding en een onderbouwing van dat antwoord. (Let op: in de conclusie wordt er nooit nieuwe informatie gepresenteerd.) Na de conclusie volgt er nog een hoofdstuk met adviezen of voorstellen, waarin het oordeel uit de conclusie wordt uitgewerkt.

Veelgemaakte fouten bij het schrijven van een rapport

• Er ontbreekt een inleidende alinea in de tekst.

• De rapportage is te gedetailleerd.

• De conclusies en aanbevelingen sluiten niet aan bij de behoeftes van de lezers.

• De notitie of memo is niet voldoende gestructureerd.

• Er zijn te weinig visuele oplossingen gebruikt.

Hoe verantwoord je de geraadpleegde bronnen? - Chapter 5

Verantwoording van geraadpleegde bronnen

Rapporten en scripties bestaan meestal uit de weergave van zelf gedaan onderzoek. Daarbij wordt er vrijwel altijd gebruik gemaakt van inzichten van anderen. Het gebruik hiervan moet echter wel zorgvuldig worden verantwoord:

• Vanwege de controleerbaarheid van het onderzoek,

• Vanwege het voorkomen van plagiaa

• Vanwege de onderbouwing van het eigen onderzoek.

Het gebruik van citaten en ontleningen

Er bestaan verschillende gradaties in het overnemen van tekst en het gebruiken van bronnen. Zo moeten bij een citaat (een letterlijke overname van een passage uit een tekst) altijd de naam van de auteur, het jaar van de publicatie waaruit geciteerd wordt en de pagina waarop de geciteerde tekst staat worden vermeld. Bij een ontlening ofwel een niet-letterlijke overname van informatie en inzichten moeten alleen de naam van de aangehaalde auteur en het jaartal van zijn publicatie worden vermeld. Ontleningen zijn er in de vormen:

• Parafrase, ofwel een weergave in eigen woorden;

• Samenvatting, ofwel een beknopte weergave van de informatie van anderen in eigen bewoordingen;

• Globale referentie, ofwel een verwijzing naar een zeker gedachtegoed.

Voor het citeren op een correcte manier bestaan de volgende richtlijnen:

• Citeren moet niet teveel gedaan worden en alleen wanneer met een citaat beweringen meer gezag kunnen worden gegeven of wanneer er wordt ingegaan op specifieke bewoordingen.

• Citaten moeten tussen aanhalingstekens worden gezet en langere citaten kunnen eventueel worden gemarkeerd door ze in de tekst in te laten springen of ze in een andere lettergrootte te zetten.

• Weglatingen in en toevoegingen aan citaten moeten worden aangegeven met drie punten (…) op de plaats van een weglating en teksthaken ( [ ] ) bij toevoeging van eigen tekst aan een citaat.

• De geciteerde bron moet altijd vermeld worden, voor het citaat of erna of met een voetnoot.

Bij een citaat wordt dus verwezen naar de publicatie waaruit de geciteerde passage komt met

• Een verwijzing volgens het auteur-jaar-paginasysteem tussen haakjes in de lopende tekst;

• Een voetnoot of eindnoot.

Wanneer er geciteerd wordt uit publicaties die de auteur van het rapport niet zelf onder ogen heeft gehad, is er sprake van een secundair citaat. Zo’n secundair citaat moet op de volgende wijze worden aangegeven:

- Auteur van primaire bron (niet zelf geraadpleegd) (geciteerd in Jansen 2008, p. 24).

- De publicaties die uit tweede hand worden geciteerd, worden niet opgenomen in de literatuurlijst.

Wanneer een onderzoeker gebruik maakt van de bevindingen, gegevens en argumenten van anderen, maar deze in eigen woorden opschrijft, dan is er sprake van een ontlening. Zulke ontleningen zijn er in drie soorten:

• Een parafrase, ofwel een weergave van een gedeelte van een tekst in eigen woorden;

• Een samenvatting, ofwel een weergave van een flink stuk tekst of een hele tekst in eigen woorden;

• Een globale referentie, ofwel een terloopse verwijzing naar het gedachtegoed uit bepaalde publicaties. De schrijver wil laten zien, dat hij zijn rapport mede baseert op die publicaties en verwijst ernaar in het voorbijgaan.

Verwijzen

Bij citaten en ontleningen wordt er altijd verwezen naar de auteur van de originele tekst en het jaartal van de originele publicaties. In principe wordt dit altijd gedaan volgens het auteur-jaar-paginasysteem:

Bijvoorbeeld: (Jansen 2007, p. 27)

Deze verwijzing kan op twee manieren in de tekst worden opgenomen:

• In de tekst zelf als verwijzing tussen haakjes;

• Als verwijzing via een voetnoot.

Er zijn drie manieren om te verwijzen naar een bron in een lopende tekst:

• Een dergelijk standpunt is onacceptabel (Jansen & Jansen, 2010).

• Jansen en Jansen (2010) geven aan dat een dergelijk standpunt onacceptabel is.

• Jansen en Jansen 2010 laten met een grafiek zien dat een dergelijk standpunt onacceptabel is.

Het opnemen van een dergelijke verwijzing is echter nog niet voldoende;bij het auteur-jaar-paginasysteem worden bij iedere verwijzing twee stappen gevolgd:

• Met de beknopte verwijzing in de tekst wordt de lezer geattendeerd op de basisgegevens, zoals de naam of namen van de auteur(s), het jaar van publicatie en –in het geval van letterlijke citaten- de betreffende pagina(‘).

• In de bronnenlijst achter in het rapport kunnen vervolgens de volledige gegevens worden gevonden voor het traceren van een publicatie.

Noten komen vooral voor in wetenschappelijke artikelen en rapporten en hebben twee doelen:

• Verwijzen naar de literatuur waaruit wordt geciteerd of waaraan iets ontleend wordt;

• Ingaan op details of een discussie openen met vakgenoten.

Noten worden in de tekst aangegeven door het plaatsen van een cijfer tussen haakjes achter de zin of passage waar de noot bij hoort. Onderaan de pagina komt dan de betekenis van de noot, bijvoorbeeld het verantwoorden van de herkomst van informatie. Op deze manier werkt het opnemen van noten als een soort drietrapsraket, waarbij;

• In de tekst eerst een numerieke verwijzing naar de noot onderaan de pagina is opgenomen;

• Die noot vervolgens volgens het auteur-jaar(-pagina)systeem verwijst naar de publicatie met de complete gegevens in de bronnenlijst;

• De volledige beschrijving van de noot is opgenomen in de bronnenlijst.

Noten kunnen op twee manieren in de tekst worden opgenomen:

• Als voetnoot onderaan de bladzijde;

• Als eindnoot na ieder hoofdstuk of achter in het rapport.

Deze noten kunnen per bladzijde, per hoofdstuk of in het hele rapport doorlopend genummerd worden.

Vermelding van bronnen

Bronvermelding in rapporten heeft de volgende functies:

• Het geven van inzicht in de actualiteit en representativiteit van de bronnen die voor het rapport zijn geraadpleegd, waarbij de bronvermelding de lezer ook kan attenderen op andere publicaties over het onderwerp van het rapport;

• Het mogelijk maken van controle van de geraadpleegde bronnen.

Vaste gegevens die altijd moeten worden opgenomen in de bronvermelding bij een rapport:

• Naam of namen van de auteur(s);

• Titel;

• Jaar van publicatie;

• Informatie over de publicerende instantie, zoals uitgevers, krant, tijdschrift, website, tv-zender, enzovoort.

Specifieke regels met betrekking tot het vermelden van de auteur, het jaar van publicatie en de publicerende instantie:

• Titels van auteurs als prof, dr., drs, enzovoort moeten nooit vermeld worden in titelbeschrijvingen;

• De titelbeschrijving moet altijd begonnen worden met de achternaam van de eerste auteur, gevolgd door de voorletters en eventuele tussenvoegsels. In Vlaanderen en Engelstalige publicaties worden die voorvoegsels als onderdeel van de achternaam beschouwd;

• Wanneer er meer auteurs zijn, moeten er maximaal zeven worden vermeld;

• Wanneer er geen auteur bekend is, moet de publicatie als anoniem worden beschreven. De titel moet dan als hoofdwoord worden vermeld. Bij een anonieme publicatie moet de afkorting “Anon.” Als hoofdwoord worden genomen;

• Soms is er sprake van een corporatieve auteur, waarbij de naam van een organisatie als auteur kan worden genomen;

• De druk van een boek moet alleen vermeld worden indien er sprake is van een herdruk (tweede tot en met zoveelste);

• Wanneer de plaats van uitgave onbekend is, moet er worden vermeld “z.pl.”. Wanneer de naam van de uitgever ontbreekt, wordt dit niet aangegeven;

• Wanneer er meerdere plaatsen van uitgave zijn, dan moet alleen de eerste worden vermeld met daarachter “enz.”;

• Wanneer de uitgever bij boeken onbekend is, dan moet dit verder onvermeld worden gelaten;

• Wanneer het jaar van uitgave niet bekend is, dan moet worden genoteerd “z.j.”;

• Het ISBN-nummer wordt nooit vermeld in de titelbeschrijving.

In de titelbeschrijving van boeken moeten de volgende gegevens worden opgenomen:

• Naam of namen van de auteur(s);

• Jaar van uitgave; de titel en (cursief) de ondertitel;

• Druk (indien de tweede of latere);

• Plaats van uitgave;

• Uitgever;

• Tussen haakjes serienaam en –nummer (indien van toepassing);

De titel van een boek moet in de veelvoorkomende stijl APA (American Psychological Association) beschreven worden volgens het volgende model:

Naam of namen van de auteur(s) [komma] initialen [punt] voorvoegsels [haakje openen] jaar van uitgave [haakje sluiten] [punt] titel [cursief] [komma] ondertitel [cursief] [punt] [haakje openen] 2e of latere druk [punt] [haakje sluiten] plaats van uitgave [dubbele punt] uitgever [punt] [haakje openen] eventuele serienaam [punt] [haakje sluiten]

In de titelbeschrijving van een tijdschriftartikel moeten de volgende gegevens worden opgenomen:

• Naam of namen van de auteur(s);

• Jaar van uitgave;

• Titel en ondertitel;

• Naam van het tijdschrift (cursief);

• Jaargang;

• Afleveringsnummer;

• Paginanummers van de bladzijden waarop het artikel te vinden is.

De titel van een tijdschriftartikel moet in de veelvoorkomende stijl APA (American Psychological Association) beschreven worden volgens het volgende model:

Naam of namen van de auteur(s) [komma] initialen [punt] voorvoegsels [haakje openen] jaar van uitgave [komma] maand en/of datum van uitgave [haakje sluiten] [punt] titel [komma] ondertitel [punt] naam tijdschrift [cursief] jaargangnummer [cursief] [haakje openen] afleveringsnummer [haakje sluiten] [komma] [p. of pp.] paginanummer(s) [punt]

Van via het Internet geraadpleegde tijdschriftartikelen moet naast de vaste publicatiegegevens ook de URL of de DOI vermeld worden, eventueel met datum en jaar van raadpleging. Met het teken > kan worden aangegeven, dat er moet worden doorgeklikt op een website.

Krantenartikelen moeten op dezelfde wijze worden genoteerd als tijdschriftartikel, echter zonder de vermelding van jaargang en afleveringsnummer:

Naam of namen van de auteur(s) [komma] initialen [punt] voorvoegsels [haakje openen] jaar van uitgave [komma] datum van uitgave [haakje sluiten] [punt] titel [komma] ondertitel [punt] Naam krant [cursief] [komma] [p. of pp.] paginanummer(s) [punt]

Vaak heeft een krantenartikel geen specifieke auteur en moet dit dus worden behandeld als ware het anoniem.

Steeds meer informatie is tegenwoordig te vinden op het Internet. Problemen met de titelbeschrijving van internetbronnen:

• De naam van de auteur is onbekend of onduidelijk.

• De datum van publicatie is onbekend of onduidelijk.

• Internetadressen blijken niet meer te bestaan.

• De informatie op het Internet blijkt te zijn verdwenen of gewijzigd.

Vanwege de veranderlijkheid van de informatie op Internet moet ook de datum van raadpleging worden vermeld bij internetbronnen, dus `Verkregen op` met de datum van de raadpleging en het internetadres.

Naast een URL krijgen internetbronnen tegenwoordig steeds meer een DOI om de vindbaarheid op het Internet te garanderen.

De verantwoording van een adres dat op Internet is geraadpleegd bestaat dus uit de vermelding van de URL of DOI en bij een URL ook de datum van raadpleging. Een internetbron wordt als volgt genoteerd:

Naam of namen van de auteur(s) [komma] initialen [punt] voorvoegsels [haakje openen] jaar van uitgave [haakje sluiten] [punt] titel [cursief] [komma] ondertitel [punt] [Verkregen + datum en jaar van raadplegen via] URL [onderstreept] eventueel: [

Een geraadpleegde audiovisuele bron moet ook vermeld worden in de bronnenlijst. Bij een cd-rom of DVD doe je dit als volgt:

Naam of namen van de auteur(s) [komma] initialen [punt] voorvoegsels [haakje openen] jaar van uitgave [haakje sluiten] [punt] titel [cursief] [komma] ondertitel [cursief] [punt] versienummer [komma] [op: cd-rom/DVD] [punt] plaats van uitgave [dubbele punt] uitgever [punt]

Bij een geraadpleegd radio- of televisieprogramma moet dit als volgt gedaan worden:

Naam of namen van de programmamaker/producent [komma] initialen [punt] voorvoegsels [haakje openen] jaar en datum van productie of uitgave [haakje sluiten] [punt] titel programma [cursief] [punt] soort programma [documentaire/film/nieuwsprogramma] [punt] naam zender [komma] datum van uitzending [komma] tijdstip van uitzending [uur] [punt]

Wanneer een YouTube-filmpje moet worden opgenomen in de bronnenlijst, dan moet dat op de volgende wijze worden gedaan:

Naam of namen van de regisseur of producent [komma] initialen [punt] voorvoegsels [haakje openen] jaar en datum van productie of uitgave [haakje sluiten] [punt] titel filmpje [cursief] [punt] soort bestand [videobestand] [punt] [Verkregen + datum en jaar van raadplegen via] URL

Model voor het verantwoorden van een mondelinge bron:

Naam mondelinge informant [komma] initialen [punt] voorvoegsels [haakje openen] functie + organisatie [haakje sluiten] [punt] [mondelinge mededeling] [haakje openen] specificatie van type mondelinge mededeling [interview/informeel gesprek/telefoongesprek] [haakje sluiten] [komma] datum en jaar contactmoment [punt]

De bronnenlijst

Geraadpleegde bronnen moeten in één alfabetische integrale lijst worden opgenomen. Enkele spelregels daarbij:

• De titels moeten geordend worden op de achternaam van de eerste auteur.

• Boektitels moeten cursief worden opgenomen.

• Bij tijdschriftartikelen moet de naam van het tijdschrift cursief worden gezet, maar de titel van het artikel niet.

• Na de naam van het tijdschrift moeten jaargang, tijdschriftnummer en de paginanummers worden opgenomen.

Bij tijdschriftartikelen of internetpublicaties moet zo mogelijk de precieze publicatiedatum worden vermeld.

Veelvoorkomende afkortingen/begrippen in zulke bronnenlijsten zijn:

• Anon. =anoniem, anonymus. De auteur is niet bekend

• Na de auteursnaam: (red.) =redactie, (ed.=editor) of (eds= editors). De auteur heeft de inhoud alleen samengesteld en niet geschreven.

• Et al. =et alii (=en anderen) bij verwijzingen in de tekst of bij zes of meer auteurs.

• & bij meer auteurs voor de laatste auteur

• 2e dr. (=druk), 2nd ed. (=edition). Herdruk. Nooit eerste druk vermelden!

• z.j. (=zonder jaartal), n.d (=no date). Jaar van verschijnen is niet bekend.

• z.pl. (=zonder plaats). De vestigingsplaats van de uitgever van een boek is niet bekend.

• Enz.(=enzovoort), etc. (= et cetera). Na de eerste van de genoemde plaatsen waar de uitgever is gevestigd.

• p./pp. (=pagina/pagina's, page/pages).

• DOI (=Digital Object Identifier). Vast internetadres van tijdschriftartikelen die digitaal toegankelijk zijn.

• URL (=Unique Resource Locator). Internetadres van digitale bronnen.

• Verkregen op/Geraadpleegd op/Ontleend aan, retrieved from. Datum van raadplegen van internetbronnen die kunnen worden gewijzigd.

De bronnenlijst kan worden geïntegreerd in het rapport of afzonderlijk er aan worden toegevoegd.

De meest voorkomende afzonderlijke bronnenlijsten zijn lijsten van geraadpleegde literatuur, lijsten van internetbronnen en lijsten van mondelinge bronnen. Daarbij worden in de literatuurlijst alleen de schriftelijke bronnen vermeld en moet de literatuurlijst een strikt alfabetische ordening hebben, moeten de lijsten met internetbronnen ook alfabetisch worden geordend en kan de lezer de publicatie natrekken via het tijdschrift en via het Interneten wordt de lijst van mondelinge bronnen meestal in de inleiding van het rapport vermeld onder vermelding van de datum waarop er met de bron gesproken is.

Fouten die veel gemaakt worden

• Het spoor naar geraadpleegde bronnen is geheel of gedeeltelijk uitgewist door de auteur.

• Citaten zijn niet tussen aanhalingstekens geplaatst.

Hoe verzorg je het uiterlijk van een rapportage? - Chapter 6

De uiterlijke verzorging van de tekst

Rapporten worden doorgaans enkelzijdig op A4-formaat geprint, links uitgelijnd. De paginanummering wordt meestal rechts- of midden onder geplaatst. Daarbij worden de pagina's oplopende genummerd, waarbij de pagina's voor de inleiding geen paginanummer krijgen, maar wel worden meegeteld.

Bij de hoofdstuk- en paragrafenindeling moet de decimale nummering worden gebruikt. Daarbij moet nooit worden vermeld "hoofdstuk" of "paragraaf" of "$". Ook moeten er nooit nummeringen van meer dan vier cijfers worden gebruikt.

Qua lettertype moet er worden gekozen voor Arial of Times New Roman en moeten er nooit meerdere lettertypes in een tekst worden gebruikt. Qua lettergrootte kan er het beste worden gekozen voor een grootte tussen de 9 en de 12 punt. Markeringen in de tekst kunnen worden gemaakt door de tekst vet te maken, cursief af te drukken of te onderstrepen.

Richtlijnen voor hoofdstuk- en paragraaftitels:

Achter paragraaf- en hoofdstuktitels moet nooit een punt worden gezet.

Tussen de titel en de eerste regel van de lopende tekst moet een regel wit worden aangehouden.

Een hoofdstuk moet altijd beginnen op de rechterpagina.

In de tekst moet niet worden verwezen naar de titels van hoofdstukken en paragrafen.

Afbeeldingen

Twee soorten afbeeldingen bij een rapport:

Functionele afbeeldingen, zoals grafieken, tabellen, foto's, kaarten en schema's;

Niet-functionele afbeeldingen, bedoeld om de tekst in visueel opzicht aantrekkelijker te maken.

De functionele illustraties moeten daarbij

Voorzien worden van een rangnummer om verwijzingen in de tekst gemakkelijker te maken;

Per hoofdstuk worden genummerd met een ragnummer;

Als er meerdere soorten zijn, per soort worden geordend ("tabellen" voor de tabellen in de tekst en "figuren" voor de overige afbeeldingen);

Voorzien zijn van een informatieve titel;

Voorzien zijn van een noodzakelijke uitleg;

Voorzien zijn van een bronvermelding;

Een volwaardige plaats in de tekst krijgen;

Vaak in de bijlagen worden opgenomen in plaats van in de lopende tekst.

Eindredactie

Bij de eindredactie moet er worden gekeken of er geen fouten in de tekst staan, of de verwijzingen in de tekst kloppen en of grafische aanduidingen consequent zijn toegepast. Ook moet gezorgd,dat

De spelling handmatig en automatisch is gecontroleerd;

De tekstmarkeringen consequent zijn toegepast;

Lettertype en lettergrootte consequent zijn gehanteerd in de hoofdstuktitels en paragraaftitels en in de bijschriften bij de afbeeldingen;

De witregels consequent zijn gebruikt;

De hoofdstukken en paragrafen juist genummerd zijn;

De illustraties juist genummerd zijn;

Afkortingen consequent gebruikt zijn;

De bronvermeldingen correct zijn;

De bronnenlijsten correct zijn.

Veelgemaakte fouten

Fouten die veel gemaakt worden in rapporten:

De vormgeving van het rapport is te druk. Deze leidt daardoor teveel af van de inhoud. Dit kan worden opgelost, door consequent gebruik van lettergrootte voor kopjes en lopende tekst.

Er zijn te weinig visuele rustpunten opgenomen in de tekst. Dit kan worden opgelost door het opnemen van extra alineagrenzen en witregels.

Er is gekozen voor een lettergrootte om het aantal bladzijdes te beïnvloeden.

Illustraties zijn niet voorzien van een titel, nummer, toelichting en bronvermelding