Dit chapter bevat een opsomming van een aantal belangrijke begrippen en definities omtrent informatie systemen. Verder zal aandacht worden besteed aan de kernaspecten van een accounting information system (AIS).

Begrippen

Een system is een combinatie van twee of meer met elkaar verbonden componenten die samenwerken om een doel te bereiken. Elk systeem bestaat vaak uit aan aantal subsystemen die een groter systeem ondersteunen.

Er bestaat een goal conflict wanneer een subsysteem conflicteert met de doelen van een ander subsysteem of met het gehele systeem.

Goal congruence komt voor als een subsysteem zijn doel bereikt terwijl tegelijkertijd het algemene doel van de organisatie wordt nagestreefd (overeenstemming). Hoe groter de organisatie, hoe moeilijker er overeenstemming wordt bereikt.

Data zijn feiten die zijn verzameld, geregistreerd, opgeslagen en verwerkt door een informatiesysteem. Vervolgens wordt deze data georganiseerd en verwerkt zodat er een betekenis aan kan worden gegeven en zodat de besluitvorming verbeterd kan worden, dit wordt ook wel informatie genoemd.

Echter een mens heeft beperkingen in de hoeveelheid informatie die hij kan opnemen. We noemen dit ook wel een information overload. Het gebruik van informatie technologie (IT) kan besluitvormers helpen om informatie te verzamelen, te analyseren en te beheren. Informatie heeft een bepaalde waarde die berekend kan worden door de voordelen van informatie af te wegen tegen de kosten die gemaakt worden bij het produceren van deze informatie. De kosten en baten zijn erg moeilijk te meten, maar desondanks probeert men een zo’n goed mogelijke inschatting te maken. Informatie wordt bruikbaar en betekenisvol als het voldoet aan enkele kenmerken zoals: relevantie, betrouwbaarheid, compleetheid, begrijpelijkheid, meetbaarheid, toegankelijkheid en als de informatie op tijd wordt verschaft.

Een business process is een reeks van gerelateerde, gecoördineerde en gestructureerde activiteiten en taken die door een persoon of een computer worden uitgevoerd, en die helpen bij het realiseren van de doelen van een organisatie. Om juiste beslissingen te nemen, moeten ondernemingen in eerste instantie beslissen welke beslissingen er moeten worden genomen, welke informatie daarbij gebruikt kan worden en hoe data effectief kan worden omgezet in informatie. Niet alle informatie zal binnen de onderneming zelf worden geproduceerd, daarom moet informatie van buitenaf (leveranciers) goed worden gemengd met de interne informatie.

Een transactie is een overeenkomst tussen twee entiteiten om goederen, services of andere activiteiten, die kunnen worden gemeten in economische termen, uit te wisselen.

Het proces dat begint met het verkrijgen van data en dat eindigt met informatieve output (financiële verslagen) heet transactie processing. Veel bedrijfsactiviteiten zijn gebaseerd op give-get exchange, het proces van geven en nemen.

Deze uitwisselingen kunnen worden verdeeld in vijf belangrijke business processes or transaction cycles:

• Revenue cycle: goederen en services worden verkocht voor geld of voor de belofte om in de toekomst geld te ontvangen.

• Expenditure cycle: de inkoop van voorraad voor herverkoop of de inkoop van grondstoffen voor productie in ruil voor geld of voor de belofte om in de toekomst geld te betalen.

• Production of conversion cycle: grondstoffen worden omgezet in eindproducten.

• Human resources/ payroll cycle: werknemers worden ingehuurd, getraind, beloond, geëvalueerd, gepromoveerd en ontslagen.

• Financing cycle: bedrijven verkopen aandelen aan investeerders en lenen geld, investeerders ontvangen dividend en rente over leningen.

Deze bovenstaande transacties worden ondersteund door een aantal andere bedrijfsactiviteiten zoals het controleren van de voorraadniveaus, het controleren van klantenkrediet, het aanpassen van financiële verslagen en het doorgeven van informatie aan andere cycli

De vijf cycli communiceren met de general ledger and reporting system, die bestaat uit alle activiteiten die gerelateerd zijn aan de voorbereiding van de financiële verslagen en andere rapporten.

Wat zijn accounting Information Systems (AIS)?

Een accounting information system is een systeem dat data verzamelt, registreert, opslaat en verwerkt om informatie te produceren voor beleidsmakers. Een AIS kan variëren van een ‘papier-en-pen’ handmatig systeem tot een zeer complex systeem dat gebruikt maakt van de laatste technologie.

Echter, het proces is altijd hetzelfde en is onafhankelijk van de gebruikte methode. Bovenstaande voorbeelden zijn slechts instrumenten, gebruikt om informatie te produceren.

Een AIS bestaat uit zes componenten:

1. De mensen die het systeem gebruiken.

2. De procedures en instructies die gebruikt worden om data te verzamelen, te verwerken en op te slaan.

3. De data over de organisatie en zijn bedrijfsactiviteiten.

4. De software, gebruikt om de data te verwerken.

5. De IT-infrastructuur, met inbegrip van computers, randapparatuur en netwerk communicatie apparaten.

6. De interne controles en veiligheidsmaatregelen dat de data moet beschermen.

Bovenstaande componenten stellen een AIS in staat om aan drie belangrijke bedrijfsfuncties te voldoen:

1. Het verzamelen en opslaan van data over organisatorische activiteiten, middelen en personeel.

2. Data omzetten in informatie zodat het management kan plannen, uitvoeren, controleren en evalueren.

3. Het bieden van goede controle ten aanzien van de activa en de data van een onderneming.

Een goed AIS kan waarde aan een onderneming toevoegen door:

• Het verbeteren van de kwaliteit en het reduceren van de productie –of servicekosten.

• Het verbeten van de efficiëntie .

• Het delen van kennis.

• Het verbeteren van de efficiëntie en de effectiviteit van de ‘supply chain’.

• Het verbeteren van de interne controlestructuur.

• Het verbeteren van de besluitvorming.

Een AIS kan assistentie bieden tijdens alle fases van besluitvorming. Het kan bijvoorbeeld situaties identificeren die actie van het management vereisen. Het kan informatie verzamelen over de resultaten van vorige beslissingen, de feedback kan gebruikt worden voor toekomstige beslissingen. Of het kan bijvoorbeeld verkoopdata op zo’n manier analyseren dat er een verband blijkt te bestaan tussen verschillende goederen; goederen worden samen gekocht.

Een AIS bestaat uit drie factoren die het ontwerp van het systeem bepalen. Een daarvan zijn ontwikkelingen in de informatie technologie (IT). De informatie technologie (IT) kan de ‘business strategy’ van een onderneming beïnvloeden. Internet heeft er bijvoorbeeld voor gezorgd dat er een ‘low-cost strategy’ kan worden aangenomen.

Een ander voorbeeld is predictive analysis, dat ‘data warehouses’ en complexe methoden gebruikt om toekomstige gebeurtenissen te voorspellen, op basis van trends en kansberekeningen.

Zowel internet als de predictive analysis kunnen zorgen voor een competitief voordeel. De derde factor is de organizational structure.

Wat is de de rol van een AIS in de value chain

De rol van een AIS in de value chain uit zich in vijf verschillende primary activities die waarde toevoegen voor de klant. Een value chain is een keten van primary activities en supporting activities. Waarde wordt toegevoegd elke keer dat een product een bepaalde activiteit passeert.

Primary activities betreffen de activiteiten die worden uitgevoerd om producten en diensten te creëren, op de markt te brengen en te leveren aan klanten en om service te bieden na de levering. Support activities zijn activiteiten die ervoor zorgen dat de primary activities efficiënt en effectief kunnen worden uitgevoerd.

De vijf primary activities zijn:

1. Inbound logistics: ontvangen en opslaan van materialen.

2. Operations: input transformeren in output.

3. Outbound logistics: distributie en transport.

4. Marketing and sales: adverteren en verkopen.

5. Service: reparaties en onderhoud.

De vier supporting activities zijn:

1. Firm infrastructure: de administratieve activiteiten die ervoor zorgen dat een organisatie functioneert.

2. Human resources: aannemen, trainen en belonen van werknemers.

3. Technology: activiteiten die zorgen voor verbetering van een product of dienst.

4. Purchasing: de aanschaf van materialen, leveranciers, machines en de gebouwen om de primary activities uit te voeren.

Een Supply chain is een uitgebreid systeem dat zowel de value chain als de leveranciers, distributeurs en klanten van een organisatie bevat.