Productieorganisaties

Bij productieorganisaties is er een onderbreking in de stroom van goederen, vanwege afval en defecte producten. De bezetting van de productiecapaciteit is belangrijk. Productieorganisaties produceren vaak veel type producten.

Er bestaan vier typen productieorganisaties:

• Produceren op voorraad (standaard goederen voor een onpersoonlijke markt)

• Massa personaliseren (samenvoegen van onderdelen volgens individuele klantwensen)

• Agrarische en afvalinzamelingbedrijven(lijken erg op voorraad produceren)

• Produceren per order (volgens individuele specifieke klant wensen)

Daarbij bestaan vier processen: inkoop, voorraad, productie en verkoop proces.

Produceren op voorraad

Deze organisaties gebruiken productiestandaarden in een technisch transformatieproces. De hoogte van grond- en hulpstoffen en van man- en machine-uren worden voor een bepaalde hoeveelheid bepaald. Daarna wordt de standaard vergeleken met de werkelijkheid.

• Voorraad grondstoffen (t0) + inkopen – geleverd aan productie afdeling = voorraad grondstoffen (t1)
• Grondstoffen geleverd aan productie * productie standaard = gereed product geleverd aan productie
• Voorraad gereed product (t0) + geleverd aan productie – verkopen = voorraad gereed product (t1)

Risico’s bij deze organisaties zijn te relateren aan de verschillende processen.

Risico's met betrekking tot het productieproces zijn gerelateerd aan ongeoorloofde productie, een complexe goederenstroom, werk in uitvoering, onvoldoende afstemming tussen productie en vraag en verkeerde afstemming tussen product ontwerp en verkopen. Dit wordt veroorzaakt doordat productieorganisaties over het algemeen een meer complexe goederenstroom hebben dan handelsondernemingen. Daarnaast produceren ze eerst goederen en verkopen ze dan aan klanten (geen afstemming tussen productie en vraag). De productieplanning omvat de capaciteitsplanning, bezettingsplanning en gedetailleerde productie plannen. De capaciteitsplanning houdt in welke productiecapaciteit nodig is om te voldoen aan de te verwachten verkopen volgens de jaarplanning.

De bezettingsplanning relateert de verwachte orders aan de beschikbare capaciteit, wat leidt tot onder- of over-personeelsbezetting. En de gedetailleerde productieplannen verdelen mensen en machines over de activiteiten.

Om de productie efficientie te meten, wordt er gebruik gemaakt van twee typen voor- en nacalculatie: de kwantitatieve of technische en de financiële. Functiescheiding is bij beide typen van belang. Een risico hierbij is dat de productiedata niet juist en compleet zijn. In een productierapport moet het volgende staan:

• Grond- en hulpstoffen ontvangen van het magazijn

• Gebruikte mens- en machine-uren

• Hoeveelheid gereed product

• Hoeveelheid afval en uitval

Deze organisaties moeten de volgende functies scheiden: het ontwikkelen van producten, productieplanning, voorcalculatie, de inkoop van grondstoffen, ontvangen van grondstoffen en het voorbereiden van ontvangstrapporten, het controleren van de kwaliteit van grondstoffen, bewaken van grondstoffen, produceren van gereed product, controleren van de kwaliteit van gereed product, beveiligen gereed product, verkopen van goederen, nacalculatie, transacties registreren en controleren of de transacties correct zijn geregistreerd.

Budgetten moeten opgesteld worden op basis van het voorspellen van verkopen en daarmee de voorraad en productie.

Aanvullende richtlijnen voor organisaties die op voorraad produceren:

• Voor- en nacalculatie

• Minimale bezettingsgraad van de machine(s)

• Berekening van productie efficiency

• Onderhoud van de machine(s)

• Veiligheid en milieu omstandigheden

• Kwaliteit van grondstoffen

• Vaststelling van onvoldoende kwaliteit van grondstoffen en gereed product.

• Vernietiging of verkoop van afval producten of verworpen gereed product

• Berekening van verkoop prijzen van gereed product

Massa personaliseren

Bij massa personaliseren zijn producten speciaal afgestemd op de wensen van de klant door het samenvoegen van componenten die op voorraad worden geproduceerd.

Risico's van deze organisaties komen dan ook veel overeen met organisaties die op voorraad produceren. Andere risico’s kunnen zijn dat er geen overeenstemming is tussen wat er is geproduceerd en wat de klant heeft besteld, de kwaliteit van componenten kan onvoldoende zijn en er kan sprake zijn van onvoldoende voorraad van componenten en fluctuaties in de vraag.

Organisaties moeten dezelfde functies scheiden als organisaties die op voorraad produceren. Ook zijn er weinig verschillen qua budget, er is slechts meer onzekerheid over de product vraag en de specifieke producten die zijn besteld. Aanvullende richtlijnen zijn het stellen van re-order punten en de aankoop van componenten van betrouwbare leveranciers. De vier processen zijn in overeenstemming met met de organisaties die op voorraad produceren.

Agrarische en afvalinzamelingbedrijven

Deze organisaties hebben karakteristieken van zowel op voorraad produceren als massa personaliseren. Organisaties horen bij deze categorie als:

• Ze zijn onderworpen aan zware en gedetailleerde regelgeving. Deze regelgeving verschilt van productie quota's tot milieuwetten over de exploratie van mineralen, olie en gas. Bijv. Vis en melk quota's.

• Door milieu omstandigheden en mogelijkheden zijn zij onderworpen aan een hoge mate van onzekerheid in de relatie tussen aanbiedingen en opbrengsten. Inkomsten zijn moeilijk te voorspellen vanwege het weer en technische mogelijkheden.

• Lange-termijnplanning is moeilijk doordat deze organisaties hevig worden beïnvloed door externe factoren. Externe factoren kunnen milieubelangengroepen, politiek, het klimaat, milieurampen etc. zijn.

Om de inkomsten zo volledig mogelijk te maken zijn er drie zaken te onderscheiden:

• De waarde cycle die de goederenstroom aan de geldstroom linkt

Hoeveelheid van natuurlijke bronnen * productie standaard =hoeveelheid gereed product en de hoeveelheid gereed product * een markt prijs = inkomsten.

• Een systeem dat de inkomsten per partij berekend

Er zijn verschillen in kwaliteit per partij dus dit moet ook per partij berekend worden.

• Contract bestanden

Alle contracten met leveranciers en klanten moeten worden opgenomen in contractbestanden. Omdat het onzeker is hoeveel er geleverd kan worden.

Bij dit type organisaties zijn er extra risico’s met betrekking tot de onzekerheid van inkomsten, de productie volgt een seizoenspatroon, niet naleving van regelgeving etc.

Organisaties moeten dezelfde functies scheiden als organisaties die op voorraad produceren en met massa personalisering. Ook zijn er weinig verschillen qua budget, er is slechts meer onzekerheid over de productie standaard en kwaliteit van de producten. Daardoor is een budget minder voorspelbaar en moeten er voor verschillende scenario's budgetten worden opgesteld. Aanvullende richtlijnen zijn het omgaan met milieu omstandigheden, het naleven van regelgeving en de berekening van productie efficiëntie gecorrigeerd door weeromstandigheden.

De vier processen bestaan ook hier, het inkoopproces betreft het inkopen van grondstoffen zoals vee, zaadjes enz. of vissersboten. Het productieproces begint vaak met het opstellen van een teeltplan (welke output in hoeveel tijd?).

Produceren per order

Voor organisaties die per order produceren is het veel complexer om een planning op te stellen. De jaarlijkse planning resulteert in een flexibele productie planning met een productie budget met grotere toleranties. Vanwege verzachte normen is de relatie tussen aanbiedingen en opbrengsten moeilijker te herkennen.

Veel risico's komen overeen met de andere organisaties. Door het niet herhalende of projectmatige karakter zijn er extra risico’s. Vooral de betrouwbaarheid van productie standaarden en efficiëntie van productie. Het grote verschil is dat alle berekeningen gaan per order. Ook de verplaatsing van inkomsten en kosten tussen projecten van een vaste vergoeding naar een kostenvergoedingencontract gaan per order.

Organisaties moeten dezelfde functies scheiden als de andere organisaties. Ook zijn er weinig verschillen qua budget, het budget is slechts minder voorspelbaar. Aanvullende richtlijnen gaan over het accepteren van lange-termijnprojecten en de calculatie van project kosten. De vier processen zijn in overeenstemming met de andere organisaties. Op het productie proces na. Alles gaat per order. Grote projecten zijn vaak verdeeld in opeenvolgende stadia. Werk in uitvoering wordt als volgt gewaardeerd: waarde aan het begin van de periode + directe kosten – gefactureerde gedeelten.