Wat zijn de processen binnen handelsondernemingen? - Chapter 13

  Chapter 

Handelsorganisaties met contante verkopen

Binnen handelsondernemingen onderscheiden we drie processen: het inkoop-, voorraad- en verkoopproces. Voor elk proces moeten beheersmaatregelen uitgevoerd worden. Deze zijn alleen effectief als er aan bepaalde administratieve en organisatorische voorwaarden is voldaan. Zoals computerbeveiliging, functiescheiding, management richtlijnen en budgetten.

Bij deze organisaties bezoeken klanten een winkel, pakken de producten en betalen aan het personeel. Leveranciers leveren de goederen en krijgen geld daarvoor. Het verband tussen de stroom van goederen en geld zal dan beperkt zijn tot:

  • Voorraad (t0) + aankopen – verkopen = voorraad (t1)
  • Contant geld (t0) + verkopen – aankopen = contant geld (t1)
  • Maar de meeste aankopen worden betaald per pin:
  • Contant geld (t0) + geld ontvangsten – geld betalingen = contant geld (t1)
  • Crediteuren (t0) + aankopen – geld betalingen = crediteuren (t1)

Risico’s die kunnen spelen bij het inkoopproces: smeergeld, geheime commissielonen of andere vormen van stimulering van leveranciers. Beheersmaatregelen hiervoor zijn gedetailleerde controle van de aankoopprijzen en analytische herziening van de aankoopprijzen. Ook kan er sprake zijn van fluctuerende prijzen door vraag en aanbod.

Een risico bij het voorraadproces is diefstal van de voorraad. Beheersmaatregelen hiervoor zijn fysieke toegangscontrole in de winkel, toezicht van personeel en periodieke voorraadtellingen. Goede telprocedures voor voorraden zijn belangrijk om risico’s in te perken die ontstaan door onbetrouwbare inventarislijsten, factureringsfouten en andere risico’s die invloed hebben op de volledigheid van de omzet.

Denoted cycle counting is een integrale voorraad telmethode: de hele voorraad wordt geteld op hetzelfde moment. Als er sprake is van een specialisatie kunnen telling per product apart worden gedaan, bijvoorbeeld als de voorraad minimaal is. Als een product op verschillende plekken in voorraad wordt gehouden moet dit gelijktijdig geteld worden, om verplaatsing tussen locaties te voorkomen.

Een risico bij het verkoopproces is diefstal van contant geld. Beheersmaatregelen zijn functiescheiding tussen registratie, bewaring en autorisatie van contant geld en onverwachte geldtellingen. De caissière heeft bewaking over geld en is verantwoordelijk voor de aanwezigheid van het geld. Hij houdt de transacties bij in een kasboek. Een risico hierbij is lapping: het achterhouden van geld. Dat kan voorkomen worden door functiescheiding.

Er moet sprake zijn van scheiding in functies die te maken hebben met het inkopen van goederen, het ontvangen van goederen, het voorbereiden van ontvangstverslagen, het controleren van de kwaliteit van goederen, bewaking van de goederen, verkoop van de goederen, de bewaking van contant geld, de registratie van transacties en het controleren of de verrichtingen naar behoren zijn geboekt. Deze zijn verdeeld in verschillende functies: autorisatie, uitvoering, controle, bewaking en registratie. Er worden budgetten opgesteld voor de verkoop, de kosten per afdeling, de hoeveelheid contant geld en de inkoop.

Er moeten richtlijnen opgesteld worden met betrekking tot de veiligheid van geld en goederen:

  • Maximale hoeveelheid geld in de kassa

  • Acceptatie van vormen van geld; cheques, credit card etc.

  • Storting van contant geld in een kluis

  • Toegang tot gereed product door werknemers

  • Beweging van goederen tussen gesloten magazijn en de winkel.

Handelsorganisaties met krediet verkopen

Bij deze organisaties bezoeken klanten de winkel meestal niet, een vervoerder brengt de goederen en klanten betalen een andere keer. Dat leidt tot crediteuren/debiteuren:

  • Voorraad (t0) + aankopen – verkopen = voorraad (t1)
  • Debiteuren (t0) + verkopen – geld ontvangsten = debiteuren (t1)
  • Contant geld (t0) + geld ontvangsten – geld betalingen = contant geld (t1)
  • Crediteuren (t0) + aankopen – geld betalingen = crediteuren (t1)

Ook hier zijn de risico's weer in te delen per proces. Er zijn geen verschillen qua risico’s in het inkoop- en voorraad proces ten opzichte van handelsorganisaties met contante verkopen. Het verkoopproces verschilt. De kredietwaardigheid van de klant is een behoorlijk risico dat kan leiden tot ongeldige verkopen en verlies van inkomsten. Dit moet dus van te voren gecontroleerd worden. Het bestaan van meer debiteuren leidt tot onzekerheid over de liquiditeitspositie. Wanneer de goederen vervoerd worden kunnen er fouten en klachten ontstaan. Factureringsfouten kunnen ook leiden tot verlies van inkomsten en kunnen leiden tot klachten.

Een specifieke preventieve meting is een pre-billing systeem: om te voorkomen dat goederen worden vervoerd zonder dat er een factuur wordt opgesteld. Er zijn verschillende factureringssystemen:

  • Pre-billing: facturen worden opgesteld op basis van de toegestane verkooporders. Administratief gezien wordt de factuur opgesteld voor het verzamelen van de goederen. Voordeel: geen goederen vervoerd zonder factuur. Maar het is alleen mogelijk als de voorraad beschikbaar is voor het verzamelen en verpakken.

  • Post-billing: goederen worden verzameld en verpakt op basis van een kopie van de toegestane order. De factuur is opgesteld op basis van een verzendbericht. De factuur wordt opgesteld nadat de goederen zijn verzonden. Het wordt vaak gebruikt als niet alle informatie over te verzenden goederen bekend is.

  • Interim billing is een combinatie van beide. Facturen zijn opgesteld op basis van de klantorder. Tegelijkertijd worden de goederen verzameld en verpakt op basis van een kopie van de klantorder.

Klanten worden aangespoord eerder te betalen door follow-up brieven, telefoontjes, mailtjes, bezoekjes of uiteindelijk overhandigd aan een incassobureau.

Naast de functies die organisaties met contante verkopen moeten scheiden moeten deze organisaties ook de volgende functies scheiden: het controleren van de kredietwaardigheid van de klant, het vervoeren van goederen, het factureren aan de klant, het beschermen van debiteuren en de ontvangst van betalingen. Er hoeven geen extra budgetten worden opgesteld, wel is het budget van de hoeveelheid contant geld minder voorspelbaar. Ook gelden dezelfde richtlijnen. Echter moet er worden afgesproken wat te doen met het vervoeren van goederen als de betaling nog niet is uitgevoerd.

Sluit je aan bij JoHo om te kunnen inloggen en gebruik te maken van de tools en teksten
 

Aansluiten bij JoHo als abonnee of donateur

The world of JoHo footer met landenkaart

    Aansluiten bij JoHo met een JoHo abonnement

    JoHo abonnement (€20,- p/j)

    • Voor wie online volledig gebruik wil maken van alle JoHo's en boeksamenvattingen voor alle fases van een studie, met toegang tot alle online HBO & WO boeksamenvattingen en andere studiehulp
    • Voor wie gebruik wil maken van de gesponsorde boeksamenvattingen (en er met zijn pinpoints 10 gratis kan afhalen in een JoHo support center of bij een JoHo partner)
    • Voor wie gebruik wil maken van de vacatureservice en bijbehorende keuzehulp & advieswijzers
    • Voor wie gebruik wil maken van keuzehulp en advies bij werk in het buitenland, lange reizen, vrijwilligerswerk, stages en studie in het buitenland
    • Voor wie extra kortingen wil op (reis)artikelen en services (online + in de JoHo support centers)
    • Voor wie extra kortingen wil op de geprinte studiehulp (zoals tentamen tests en study notes) in de JoHo support centers

     of met een JoHo donateurschap

    JoHo donateurschap (€5,- per jaar)

    • Voor wie €10,- korting wil op zijn JoHo abonnement
    • Voor wie JoHo WorldSupporter en Smokey projecten wil steunen
    • Voor wie gebruik wil maken van alle gedeelde materialen op WorldSupporter
    • Voor wie op zoek is naar de organisatie bij een vacature

     

    Aanmelden & Aansluiten bij JoHo 

    JoHo & Partnernieuws

    Vacatures: checken

      Partners: verzekering kiezen
       
      Regel jij via JoHo je reis- of zorgverzekering bij een duurzame of gespecialiseerde partner?
       
       
       
       

      JoHo: chapters begrijpen

      Hoe werkt een JoHo Chapter?

       

      Wat vind je op een JoHo Chapter pagina

      •   JoHo Chapters zijn tekstblokken en hoofdstukken rond een specifieke vraag of een deelonderwerp

      Crossroad: volgen

      • Via een beperkt aantal geselecteerde webpagina's kan je verder reizen op de JoHo website

      Crossroad: kiezen

      • Via alle aan het chapter verbonden webpagina's kan je verder lezen in een volgend hoofdstuk of tekstonderdeel.

      Footprints: bewaren

      • Je kunt deze pagina bewaren in je persoonlijke lijsten zoals: je eigen paginabundel, je to-do-list, je checklist of bijvoorbeeld je meeneem(pack)lijst. Je vindt jouw persoonlijke  lijsten onderaan vrijwel elke webpagina of op je userpage
      • Dit is een service voor JoHo donateurs en abonnees.

      Abonnement: nemen

      • Hier kun je naar de pagina om je aan te sluiten bij JoHo, JoHo te steunen en zelf en volledig gebruik te kunnen maken van alle teksten en tools.

      Abonnement: checken

      • Hier vind je wat jouw status is als JoHo donateur of abonnee

      Aantekeningen: maken

      • Dit is een service voor wie bij JoHo is aangesloten. Je kunt zelf online aantekeningen maken en bewaren, je eigen antwoorden geven op tests, of bijvoorbeeld checklists samenstellen.
      • De aantekeningen verschijnen direct op de pagina en zijn alleen voor jou zichtbaar
      • De aantekeningen zijn zichtbaar op de betrokken webpagine en op je eigen userpage.

      Prints: maken

      • Dit is een service voor wie bij JoHo is aangesloten.  Wil je een tekst overzichtelijk printen, gebruik dan deze knop.
      JoHo: footprint achterlaten