Non-gouvernementele organisaties

In dit hoofdstuk ligt de focus op gouvernementele organisaties en andere non-profit organisaties. Voorbeelden van gouvernementele organisaties zijn: ministeries, politie, gevangenissen, universiteiten, veiligheidsinstanties, provincies en gouvernement agencies. Voorbeelden van non-profit organisaties zijn: NGO’s, stichtingen en verenigingen.

Een risico voor een stichting en/of vereniging is dat vrijwilligers in het bestuur veel macht hebben. Dit kan resulteren in bedoelde of onbedoelde onregelmatigheden die niet opgemerkt worden in de organisatie. Het is belangrijk dat (additionele) interne controles worden ingevoerd en dat het management informatie beschikbaar stelt, net zoals in een commerciële organisatie.

Een NGO (non-gouvernementele organisatie) is een organisatie dat niet tot doel heeft om de winst te maximaliseren. Een NGO is onafhankelijk van de overheid, heeft meestal een politiek of sociaal doel en opereert zowel nationaal als internationaal. Voorbeelden zijn: UNICEF, Greenpeace en de United Nations.

Er bestaat drie argumenten voor de behandeling van gouvernementele en non-gouvernementele als verschillende categorieën in de typologie:

1. In veel gevallen bestaat er geen of alleen een geringe relatie tussen aanwenden en spenderen. Omdat een directe uitwisselingsrelatie ontbreekt, kunnen niet dezelfde verzoeningsmogelijkheden voor de interne controle worden toegepast;

2. Veel processen hebben geen eenduidig vastgestelde output, waardoor het moeilijk wordt de output te relateren aan de input;

3. Gouvernementele en non-gouvernementele organisaties hebben te maken met het glass house effect: als er sprake is van fraude, verlies of er worden middelen verspilt dan voelt de samenleving zich benadeeld omdat het belastinggeld gespendeerd is.

Gouvernementele en non-gouvernementele organisaties hebben gemeen dat allen risico’s ervaren in de budget- en accounting processen. De risico’s voor beide typen organisaties worden hieronder besproken.

Het grootste risico voor deze organisaties is het risico van onrechtmatige uitgaven (schending van wetten en regelementen). De volgende interne controles kunnen toegepast worden om dit risico te verminderen:

• Het invoeren van managementrichtlijnen voor een goede registratie van de uitgaven;

• Managementrichtlijnen voor verantwoordelijkheid;

• Een aparte interne controle afdeling creëren: bijvoorbeeld een aparte algemene accounting afdeling en een interne controle afdeling;

• De beslissingsbevoegdheid wat betreft de uitgaven beperken;

• Meerdere mensen zijn belast met de uitgaven, niet slechts één persoon;

Het tweede risico is gerelateerd aan het doen van inefficiënte uitgaven en de verspilling van publieke middelen. De volgende interne controles kunnen toegepast worden om dit risico te verminderen:

• Er moeten procedures ontwikkeld worden om de efficiëntie van betalingen te onderzoeken;

• Gouvernementele organisaties zijn politiek verantwoordelijk;

• Efficiëntiechecks ontworpen door controle-afdelingen;

• Prestatiemaatstafsysteem.

• Uitgaven kunnen alleen gedaan worden door een autorisatiefunctie.

• Adequate functiescheiding: accounting-afdeling en de beveiliging van middelen.

Een risico voor non-profitorganisaties die donaties ontvangen is dat fraude gepleegd kan worden bij deze organisaties door de verduistering van donaties.

Tot slot kunnen gouvernementele en non-gouvernementele organisaties hun budget voor uitgaven en schulden overschrijden. Er kunnen interne controles worden ingevoerd om deze risico’s te minimaliseren:

• Periodieke accountingrapporten.

• Uitgaven- en schuldenmatrix.

• Budget controlesysteem.

Tot de categorie gouvernementele en non-gouvernementele organisaties behoren veel verschillende organisaties. Al deze organisaties hebben gemeen dat zij een relatie met een derde partij missen. Het budgetproces is het key controle mechanisme. De belangrijkste controledoelen zijn de legitimiteit en efficiëntie van kasuitgaven.

De scheiding van functies kan in gouvernementele organisaties op verschillende manieren tot uiting komen: bijvoorbeeld een scheiding tussen de overheid (autorisatie) en het parlement (controleren). De autorisatiefunctie in gouvernementele organisaties vereist de volgende interne controles:

Een uitgebreid systeem van verschillende besluitvormingsautoriteiten die strikte grenzen opleggen op de uitgaven en schulden per hiërarchisch niveau binnen de organisatie.

• Een vier-ogen of zes-ogen principe: meer mensen kijken mee tijdens de uitvoering/controle van betalingen.

• Budget item: dit is een deel van het budget dat de hoeveelheid specificeert die gespendeerd kan worden voor een bepaalde activiteit.

• Verschillende toegewijde controlefuncties, inclusief de interne controle afdeling en de algemene accounting afdeling.

Het budget behoort tot de kern van het interne controlesysteem in een gouvernementele organisatie. De ontwikkeling en vastlegging van het budget zijn belangrijke punten van interne controle.

De managementrichtlijnen zijn meestal zeer divers, omdat gouvernementele organisaties vaak ambitieuze doelen hebben en politiek vastgestelde activiteiten willen verrichten.