De begroting en budgettering van een project - Chapter 8

 

Begrotingsvormen

Aan het einde van elke fasen moeten de kosten van de tot dan toe ontwikkelde plannen en de te verwachten inkomsten in kaart gebracht worden. 

Bij complexe projecten moeten er 3 begrotingen worden opgesteld;

  • De raming van de projectkosten; aan het einde van de initiatiefase(projectvoorstel)
  • Elementenbegroting; aan het einde voorbereidingsfase (projectplan)
  • Werkbegroting, aan het einde van de uitwerkingsfase (productie programma)

Een raming van de projectkosten moet in elk geval een schatting van de hoofdkostensoorten bevatten. Soms kunnen meerdere scenario's worden geraamd, bijvoorbeeld een optimistische en pessimistische variant. Inkomsten kunnen het beste te laag en kosten te hoog worden geschat. Een goedgekeurde raming wordt het budget genoemd. De volgende stap is het maken van de elementenbegroting. Deze is gedetailleerder dan de raming en bevat een uitsplitsing van de hoofdkostensoorten. De werkbegroting, tot slot, is nog gedetailleerder en bevat een kostprijscalculatie per projectonderdeel

Vaste kosten

Er zijn verschillende standaardposten bij een evenementenbegroting. Deze kunnen gezien worden als een hiërarchie. Dit zijn;

  • Locatiekosten; kosten voor het beschikbaar krijgen van de benodigde ruimte.
  • Primaire activiteiten; de kernkosten. Bijvoorbeeld de kosten voor de verschillende activiteiten binnen het evenement. Denk bijvoorbeeld aan workshops of optredens.
  • Secundaire activiteiten; openings- en sluitingsceremonie’s.
  • Ontwerp, advies en ondersteuning; honoraria van reiskosten van externen, aanvullend personeel. Honoraria van artiesten valt hier niet onder, die vallen onder de kernkosten.
  • Bijkomende kosten; kosten voor transport, verzekeringen, aansluitkosten e.d.
  • Ondersteunende faciliteiten; schoonmaakkosten, kaartverkoop, catering, garderobe.
  • Promotie, publiciteit, PR; advertenties, reclame, persmappen, spandoeken.
  • Onvoorziene organisatiekosten; telefoonkosten, briefpapier, huren vergaderruimte.
  • Opbrengsten; entreegelden, verkoop programmaboekjes
  • Omzetbelasting (btw); Wanneer een projectorganisatiebtw-plichtig is, vormt de de btw géén kostenbestanddeel in de projectbegroting. De betaalde omzetbelasting kan worden afgetrokken van de af te dragen belasting.

De hierboven omschreven standaardindeling van de projectkosten, dekt nog niet het decimale rekenschema dat in veel organisaties wordt toegepast. Wanneer er in een organisatie veel projectmatig wordt gewerkt, zal deze aansluiting wellicht in schaal moeten worden aangepast door bijvoorbeeld gebruik te maken van een zescijferige of een viercijferige code.

Budgetbewaking 

Bewaken budget tijdens het project op drie manieren;

  • Elke fase een begroting die wordt getoetst aan het huidige budget
  • Het budget wordt onderverdeelt in deelbudgetten met een daarbij horende budgethouder die verantwoordelijk is voor een deel budget
  • Projectadministratie

Voor de bewaking kan gebruik worden gemaakt van een budgetbewakingsformulier. De budgetbewaking kan ook plaatsvinden door een geautomatiseerde administratie. Een budgetrapportage is een raming van de werkelijke kosten per post in vergelijking tot het deelbudget.

Offerte

Het is de taak van de projectleider om effectief met het beschikbare geld om te gaan.

Daartoe zal hij vaak verschillende offertes opvragen om te vergelijken. Het proces van offreren en opdracht verlenen kent daarin vijf stappen:

  1. richtoffertes aanvragen
  2. concurrerende offertes aanvragen
  3. offertes vergelijken
  4. opdrachten verstrekken
  5. overeenkomst of opdracht

Het is belangrijk om vast te stellen of iets een overeenkomst/contract is of een opdracht. Voor allemaal geldt dat deze ondertekend (voor akkoord) moet zijn door beide partijen. Echter is een overeenkomst het meest sluitend. Dit komt omdat er in een overeenkomst alles punt voor punt is beschreven. Dit in verband met de verzekeringsplicht van een organisatie. Daarnaast is het belangrijk om na te gaan welke vergunningen nodig zijn en de bijkomende kosten te bepalen.

Vergunningen

Wanneer je een evenement gaat opzetten, zullen de nodige vergunningen nodig zijn. Bijvoorbeeld bij de gemeente, brandweer en politie zul je vergunningen aan moeten vragen. Het zal bijvoorbeeld gaan om een evenementenvergunning, een horecavergunning, een brandweervergunning en vergunningen om van de openbare weg gebruik te mogen maken. Ook zijn er vergunningen nodig om geluidsapparatuur en recreatietoestellen in de open lucht te mogen gebruiken. Voor de meeste van deze vergunningen zul je gemeentelijke leges moeten betalen.

Wanneer je wilt weten welke vergunningen je nodig hebt, welke voorwaarden ermee gepaard gaan en wat de kosten ervoor zijn, kun je bellen met de afdeling Voorlichting van de betreffende gemeente.

Risicoberscherming 

Men kan zich indekken tegen de financiële gevolgen door middel van;

  • verzekering van risico's
  • kiezen van de juiste ondernemingsvorm
  • vooroverleg met en beoordeling door de bevoegde belastingdienst
  • verlegging in het kader van de Wet ketenaansprakelijkheid

Daarnaast spelen fiscale aspecten een rol. De organisatie van een evenement kan verplicht zijn om belastingen en premies af te dragen. Voor artiesten geldt een speciale regeling.

»
»
De hele tekst lezen? Alle JoHo tools gebruiken? Sluit je dan aan bij JoHo en log in!
 

Aansluiten bij JoHo als abonnee of donateur

The world of JoHo footer met landenkaart

    Aansluiten bij JoHo met een JoHo abonnement

    JoHo abonnement (€20,- p/j)

    • Voor wie online volledig gebruik wil maken van alle JoHo's en boeksamenvattingen voor alle fases van een studie, met toegang tot alle online HBO & WO boeksamenvattingen en andere studiehulp
    • Voor wie gebruik wil maken van de gesponsorde boeksamenvattingen (en er met zijn pinpoints 10 gratis kan afhalen in een JoHo support center of bij een JoHo partner)
    • Voor wie gebruik wil maken van de vacatureservice en bijbehorende keuzehulp & advieswijzers
    • Voor wie gebruik wil maken van keuzehulp en advies bij werk in het buitenland, lange reizen, vrijwilligerswerk, stages en studie in het buitenland
    • Voor wie extra kortingen wil op (reis)artikelen en services (online + in de JoHo support centers)
    • Voor wie extra kortingen wil op de geprinte studiehulp (zoals tentamen tests en study notes) in de JoHo support centers

     of met een JoHo donateurschap

    JoHo donateurschap (€5,- per jaar)

    • Voor wie €10,- korting wil op zijn JoHo abonnement
    • Voor wie JoHo WorldSupporter en Smokey projecten wil steunen
    • Voor wie gebruik wil maken van alle gedeelde materialen op WorldSupporter
    • Voor wie op zoek is naar de organisatie bij een vacature

     

    Aanmelden & Aansluiten bij JoHo 

    JoHo & Partnernieuws

    DSW: sluit voordelig je zorgverzekering af

    JoHo solidariteitskeuze

    JoHo: zoekt medewerkers voor tijdelijk en vast

    Werken, jezelf ontwikkelen en een ander helpen?

    JoHo zoekt medewerkers, op verschillend niveau, die willen meebouwen aan een betere wereld en een zich vernieuwende organisatie

    Vacatures en mogelijkheden voor vast werk en open sollicitaties

    Vacatures en mogelijkheden voor tijdelijk werk en bijbanen

    Vacatures en mogelijkheden voor stages en ervaringsplaatsen

    Med: notities over te zetten

      Chapters 

    Teksten & Informatie

    JoHo: paginawijzer

    Hoe werkt een JoHo Chapter?

     

    Wat vind je op een JoHo Chapter pagina

    •   JoHo Chapters zijn tekstblokken en hoofdstukken rond een specifieke vraag of een deelonderwerp

    Crossroad: volgen

    • Via een beperkt aantal geselecteerde webpagina's kan je verder reizen op de JoHo website

    Crossroad: kiezen

    • Via alle aan het chapter verbonden webpagina's kan je verder lezen in een volgend hoofdstuk of tekstonderdeel.

    Footprints: bewaren

    • Je kunt deze pagina bewaren in je persoonlijke lijsten zoals: je eigen paginabundel, je to-do-list, je checklist of bijvoorbeeld je meeneem(pack)lijst. Je vindt jouw persoonlijke  lijsten onderaan vrijwel elke webpagina of op je userpage
    • Dit is een service voor JoHo donateurs en abonnees.

    Abonnement: nemen

    • Hier kun je naar de pagina om je aan te sluiten bij JoHo, JoHo te steunen en zelf en volledig gebruik te kunnen maken van alle teksten en tools.

    Abonnement: checken

    • Hier vind je wat jouw status is als JoHo donateur of abonnee

    Aantekeningen: maken

    • Dit is een service voor wie bij JoHo is aangesloten. Je kunt zelf online aantekeningen maken en bewaren, je eigen antwoorden geven op tests, of bijvoorbeeld checklists samenstellen.
    • De aantekeningen verschijnen direct op de pagina en zijn alleen voor jou zichtbaar
    • De aantekeningen zijn zichtbaar op de betrokken webpagine en op je eigen userpage.

    Prints: maken

    • Dit is een service voor wie bij JoHo is aangesloten.  Wil je een tekst overzichtelijk printen, gebruik dan deze knop.
    JoHo: footprint achterlaten