Welke gegevens worden verwerkt?

• Als je de websites bezoekt, verzamelt JoHo van jou gegevens: lees meer over het beperkte cookiegebruik van JoHo
• Als je informatie bij JoHo opvraagt, wordt je gevraagd contactgegevens op te geven, zodat er informatie aan je kan worden opgestuurd
• Als je gebruikmaakt van JoHo of klant wordt, dan zijn in ieder geval je contactgegevens (naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en emailadres) nodig. Deze gegevens gebruikt JoHo voor uitvoering van de (verzekerings)overeenkomst die je met JoHo hebt, je donateurschap, het leveren van een reisartikel of studiesamenvatting of het boeken van een duurzame (sloppen)tour
• Als je bij JoHo solliciteert, vraagt JoHo om je curriculum vitae. Deze gegevens worden, na toestemming van jou, bewaard om later mogelijk contact met je te kunnen opnemen

• Als je klant bij JoHo bent, wordt je bankrekeningnummer gebruikt om betalingen te doen, te incasseren of bijvoorbeeld voor het overmaken van een schadebedrag dat je krijgt uitgekeerd als je verzekerd bent

• JoHo verwerkt gegevens over het contact dat je met JoHo had:
  • Waarover ging het contact (product, advies, aanbieding, servicegesprek, bericht, klacht, informatie).
  • Wanneer was het contact en met welk onderdeel van JoHo.
  • Hoe (via post, website, winkel, e-mail, beurs).
• JoHo gebruikt deze gegevens om te kunnen zien of je al eerder met JoHo contact hebt gehad over je vraag of om bij een specifieke kwestie je beter van dienst te kunnen zijn

Hoe komt JoHo aan je gegevens?

• In de meeste gevallen krijgt JoHo de gegevens rechtstreeks van jou.
• Daarnaast kan JoHo ook gegevens van anderen (derden) ontvangen en verwerken, bijvoorbeeld van UWV, arbodiensten of partners waarmee je naar het buitenland vertrekt en die jij toestemming hebt gegegeven om door JoHo een verzekeringscheck te laten doen.
• JoHo informeert je zoveel mogelijk over de bronnen waar JoHo de gegevens heeft ontvangen.

Waarom worden de gegevens verwerkt?

• Vanwege services & producten
  • JoHo gebruikt je contactgegevens om contact met je op te nemen over aanpassingen van je donateurschap, je bestelling of retour van een artikel, samenvatting of boeking, het geven van advies en keuzehulp, het doorvoeren van wijzigingen in je verzekeringspolis en de afhandeling van claims, declaraties en schades
• Vanwege veiligheid
  • Voor goede beveiliging is het noodzakelijk dat gegevens worden verwerkt, je kan hierbij met name denken aan gebruikersnamen, wachtwoorden en controlevragen
  • Ook kan je IP-adres worden gebruikt om er voor te zorgen dat de websites veilig en goed blijven funtioneren
• Vanwege promotie
  • Nieuws en nieuwsbrieven worden direct op de website geplaatst en niet toegestuurd
  • JoHo gebruikt je gegevens slechts in sporadische gevallen (een drietal keer per jaar) voor promotiedoeleinden, indien je daar expliciet toestemming voor hebt gegeven, binnen het kader van specifiek nieuws van een JoHo partner die voordeel biedt aan JoHo donateurs of abonnees
• Vanwege inzicht in services en producten
  • JoHo wil zo min mogelijk cookies gebruiken (restrictief cookiebeleid) maar
  • Zie voor meer informatie hierover: JoHo cookiebeleid 
• Vanwege het opsporen van fraude en misbruik
  • Binnen de verzekeringsomgeving van JoHo worden ook gegevens gebruikt voor de opsporing van fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik. Hierbij houdt JoHo zich aan het Protocol  verzekeraars en Criminaliteit

Waarop is het gebruik en bewaren van je gegevens gebaseerd?

1. De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting
2. De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst die met jou wordt gesloten - bijvoorbeeld je aankoop, je aanvraag van je verzekering of je boeking
3. De verwerking vindt plaats nadat je toestemming hebt gegeven

• Voor financiële dienstverleners (waar aanbieders van verzekeringen onder vallen) gelden diverse wettelijke verplichtingen. Zo kan het zijn dat JoHo verplicht is om je te identificeren als je een verzekering via JoHo afsluit (identificatieplicht). Als gevolg van deze verplichtingen moeten er bij jou gegevens worden opgevraagd. Het niet verstrekken van deze gegevens kan gevolgen voor je hebben. Als JoHo jou niet kan identificeren dan kan er veel gevallen geen overeenkomst met je worden aangegaan.
• Als er geen of onjuiste gegevens over je strafrechtelijke verleden zijn ontvangen dan kan JoHo geen overeenkomst met je aangaan of indien er al een overeenkomst is gesloten aan de hand van onjuiste verstrekte informatie, kan deze worden beëindigd

• Als JoHo je gegevens heeft verwerkt op basis van de toestemming die je hebt gegeven, dan kun je je toestemming altijd weer intrekken. Je kunt dit doen door contact met JoHo op te nemen

Hoe beveiligt JoHo jouw gegevens?

• JoHo werkt al vele jaren met persoonsgegevens en gaat dan ook zorgvuldig met je gegevens om
• Daar waar nodig zijn de nodige maatregelen getroffen zodat het niveau van de bescherming past bij het gebruik van de gegevens
• Er zijn maatregelen op technisch vlak en organisatorisch vlak genomen om je gegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Denk daarbij aan maatregelen om de website en IT-systemen veilig te gebruiken en misbruik te voorkomen. Het inzien van je gegevens en de verwerking daarvan gebeurt door medewerkers die daarvoor zijn aangewezen en benodigde toestemming en toegang voor hebben gekregen
• Binnen de onderdelen die vallen onder verzekeringswetgeving hebben de medewerkers de eed of belofte afgelegd. Medewerkers verklaren daarbij dat zij zich houden aan de wet- en regelgeving en gedragscodes en integer zullen handelen.

Hoe lang bewaart JoHo je gegevens?

• In sommige gevallen bepaalt de wet hoe lang gegevens mogen of moeten worden bewaard. In andere gevallen heeft JoHo een beleid opgesteld, waarbij de verschillende belangen die een rol spelen in acht word genomen
• Bij verzekeringsovereenkomsten, donateurschappen en abonnementen wordt, uit praktische en ervaringsoverwegingen, aangehaakt bij de belastingbewaartermijn van 7 jaar. Bij offertes, eenmalige acties en niet doorlopende services en producten kan de termijn varieren van een paar weken tot maximaal een paar jaar

Met wie deelt JoHo je gegevens?

• JoHo werkt met afzonderlijk netwerken. Dat wil zeggen dat medewerkers binnen het netwerk verzekeringen zich bezig houden met gegevens rond je verzekeringen en medewerkers van bijvoorbeeld het netwerk retail met je bestellingen.

• Zoals elke organisatie heeft JoHo de plicht om in bepaalde gevallen gegevens te delen met overheidsinstanties. Denk daarbij aan de Belastingdienst, UWV of toezichthouders zoals de Autoriteit Financiële Markten

• Als dat wettelijk is toegestaan, of verplicht, kunnen de gegevens die nodig zijn voor de dienstverlening worden gedeeld met je verzekeraar of bijvoorbeeld de leverancier van een product (bijvoorbeeld in het kader van reparatie of herstel)

Kun je gegevens inzien of verbeteren?

• Je hebt natuurlijk het recht om JoHo te vragen welke persoonsgegevens van je worden verwerkt
• In het geval van je donateurschap of bijvoorbeeld een verzekering kan je je kerngevens inzien en wijzigen op je eigen accountpagina nadat je bent ingelogd
• Heb je geen of nog geen eigen online accountpagina dan kan je via de gebruikelijke kanalen (o.a. post, email) contact met JoHo opnemen
• Je gegevens worden automatisch gewist of verwijderd na de al eerder genoemde termijnen. Je kunt hier ook eerder om vragen tenzij je gegevens nog nodig zijn in het kader van een de wettelijke verplichtingen of voor uitvoeren van de overeenkomst die met jou is gesloten

Heb je vragen of problemen?

• Heb je vragen dan kun je contact opnemen met de JoHo medewerkers die gaan over gegevensverwerking. Stuur een mail naar: organization@joho.org, maak gebruik van het contactformulier  of schrijf een brief naar JoHo Organization, t.a.v. Privacy & Gegevensbeheer, Stationsweg 2D, 2312 AV, Leiden