Wat zijn aandachtspunten als je in je project met vrijwilligers, online of ter plaatse, wilt gaan werken?

Wil je gaan werken met vrijwilligers die bij je project ter plaatse actief worden?

• Maak duidelijk wat ieders inbreng zal zijn (van de vrijwilliger zelf, van je stichting hier, van de lokale counterpart daar) in verschillende fasen: de voorbereiding, de begeleiding van de inzet en opdracht ter plaatse, de evaluatie bij het beëindigen van de opdracht, de duurzame betrokkenheid na terugkeer.
• Geef aandacht aan de praktische kanten van de inzet van vrijwilligers en stagiairs: inentingen, reiskosten, verzekeringen, huisvesting, verblijfskosten, projectkosten, verblijfsvergunning, andere financiële aspecten, enz. Wie regelt wat?
• Stel, in afstemming met je lokale counterpart en/of een bemiddelende partij, een duidelijk contract op met heldere afspraken over werkzaamheden, periode, spelregels, gedragscodes e.d.
• Als je overweegt om vrijwilligers bij je project ter plaatse actief te laten zijn, stel jezelf dan onder andere de volgende vragen:
  • Wat verwacht je van je vrijwilligers/stagiairs?
  • Stel je bepaalde voorwaarden voorop?
  • Heb je een duidelijke opdracht en takenpakket voor ogen?
  • Wat is de rol van je lokale contacten of counterpart bij het begeleiden van vrijwilligers/stagiairs?
  • Welke concrete voorbereiding verwacht je van de vrijwilliger/stagiair?
  • Wat verwacht je van de vrijwilliger/stagiair achteraf (duurzame betrokkenheid)?
• Laat je partner ter plaatse een belangrijke rol spelen bij het uitwerken van de opdracht, werkzaamheden en het takenpakket.
• Geef in je werving een korte omschrijving van je project en zorg ervoor dat het takenpakket precies ingevuld is. Belangrijk is dat je ook het profiel van de vrijwilliger/stagiair zorgvuldig verwoordt, zodat je een passende kandidaat vindt. Verder is het belangrijk dat de vrijwilliger/stagiair goed zijn plaats en rol in het project begrijpt en weet op welke wijze hij/zij ingebed zit in het team van het project, wie de directe collega’s zijn en wie de direct verantwoordelijke. Een duidelijke afbakening vooraf zorgt voor minder problemen achteraf!

Geef je vrijwilliger de volgende tips voor zijn of haar voorbereiding:

• Lees de website (of andere infobronnen) na, bekijk verslagen, leg waar mogelijk contact met eerdere vrijwilligers.
• Verdiep je in de activiteiten van de projectorganisatie, zowel 'hier' als 'daar'
• Overleg voor vertrek over je opdracht, werkzaamheden en takenpakket. Doe dat nogmaals na aankomst. Wees flexibel, zaken zullen anders lopen dan verwacht en (prioriteiten in) werkzaamheden kunnen wijzigen afhankelijk van ontwikkelingen. Help mee om een positieve sfeer te creëren, denk mee om je eigen takenpakket een meer definitieve vorm te geven.
• Informeer naar tussentijdse momenten waar je samen met de organisatie of contactpersonen ter plaatse stilstaat bij je vrijwilligerswerk/stage. Ook een eindevaluatie is noodzakelijk voor iedereen. Afhankelijk van de tijdsdruk bij de mensen ter plaatse, kan een project of stichting soms ook werken met een meer onafhankelijke (vrijwilligers)coördinator.
• Verdiep je vooraf goed in praktische zaken en regelwerk (kosten, accommodatie, vergoeding, uitstapjes, werktijd, verzekering, enz.) en noteer afspraken over wie wat regelt én financiert.
• Verdiep je in cultuur en gewoonten in het land en over de achtergronden van je project.
• Informeer naar een vaste externe contactpersoon in het geval van twijfels of problemen.
• Indien aanwezig, lees (en handel naar) de 'code of conduct' voor vrijwilligers/stagiairs

Tips in samenwerking met je lokale counterpart:

• Zorg dat de inzet geen last wordt voor je lokale contactpersoon of counterpart. Betrek hem bij het bepalen en opstellen van de opdracht van de vrijwilliger/stagiair
• Geef een duidelijk beeld van wie er komt en wat de verwachtingen zijn van de vrijwilliger/stagiair zelf. 
• Maak vooraf samen goede afspraken betreffende praktische zaken (verzekeringen, accommodatie, vergoeding, uitstapjes, werktijd, enz.).
• Laat je partner, waar mogelijk, een rol laten spelen bij de werving van de vrijwilliger/stagiair; het maakt hen mee verantwoordelijk voor het succes van de inzet.
• Stel samen met de vrijwilliger een overeenkomst van afspraken op in een gemeenschappelijke taal
• Laat bij aankomst van de vrijwilliger/stagiair in het project de verwachtingen door beide partijen nogmaals benoemen en waar nodig beter op elkaar af te stemmen, zodat de inzet in optimale omstandigheden van start kan gaan.
• Laat je partner, of een extern objectief coördinerend persoon, af en toe evaluatiemomenten inlassen, waar het vrijwilligerswerk/stage samen met de vrijwilliger/stagiair en de andere betrokken medewerkers bekeken kan worden. Op die manier kunnen er tijdig en pro-actief problemen gesignaleerd worden en kan er bijgestuurd worden.
• Zorg altijd voor een eindevaluatie, leg dat vast en trek samen lessen voor een volgende ervaring.

Duurzame betrokkenheid:

• Enthousiaste vrijwilliger of stagiair? Benut het enthousiame en hou hem of haar ook na terugkeer betrokken.
• De concrete ervaring van de vrijwilliger/stagiair zorgt voor meer enthousiasme en eventuele nieuwe vrijwilligers. Maar ook uit een minder goede ervaring kan samen veel geleerd worden.
• Voor de teruggekeerde vrijwilliger/stagiair is de actieve betrokkenheid ook een manier om de ervaring in perspectief te zetten, een plaats te geven in haar/zijn leven en een gelegenheid om weer aansluiting te vinden bij het thuisfront.
• Laat iemand tijdens de werving, voorafgaand aan vertrek, al nadenken over mogelijke activiteiten na terugkeer
• Check JoHo's platform World Supporter met inspiratie voor allerlei activiteiten die vrijwilligers en stagiairs na terugkeer kunnen ondernemen, of plaats als organisatie oproepen voor duurzame betrokkenheid

Voorbeelden van bewustmakende vragen die je vrijwilligers in voorbereidende trajecten kan voorleggen:

• zou je ook vrijwilliger worden als je je camera niet mee mocht nemen
  • onderliggende boodschap: wees terughoudend in het maken van foto's en selfies in en om het project waar je gaat werken
• in hoeverre sluiten de taken die je gaat verrichten in ons project daadwerkelijk aan bij kennis en ervaring die je al hebt opgebouwd
  • onderliggende boodschap: wees richting projectmatchers en/of overkoepelende staf altijd open en eerlijk in de dingen die je al kunt, maar ook in wat je nog niet kunt. Je komt om te helpen, een werkelijke bijdrage te leveren en natuurlijk ook om te leren, maar niet al het werk is wellicht even geschikt voor je huidige vaardigheden en passend bij je persoon.
• ben je je bewust van je eigen tijdelijke plek in het grotere radarwerk van onze projectorganisatie?
  • onderliggende boodschap: het oplossen van de grotere problematiek in het project is niet binnen enkele dagen, weken of maanden te realiseren -> het kan zijn dat je tijdens jouw aanwezigheid slechts een zeer klein deel van de problemen ziet veranderen; focus op de kleine stapjes die je wél weet te zetten; geef vooral positieve energie

Wil je gaan werken met online vrijwilligers ?

Online volunteers can support organizations in numerous ways. They engage in…

• Project development and management: volunteers write project proposals, share expertise, develop fundraising strategies, draft grant applications, etc.
• Design: volunteers design logos, create the layout of publications, develop a corporate identity, illustrate training material, etc.
• Coordination and facilitation: volunteers manage teams of other online volunteers, coordinate campaigns, moderate online discussions, act as board members, etc.
• IT development: Volunteers develop and maintain websites, design databases, set up blogs, do Search Engine Optimization (SEO), write Cascading Style Sheets (CSS), create flash animations, etc.
• Research: volunteers research information on development topics, funding sources, potential partners, best practices, etc.
• Writing, editing and translating: volunteers draft newsletters and articles, translate presentations, summarize survey results, proofread reports, develop website content, etc.
• Training and coaching: volunteers develop training material, teach online courses, provide guidance to organizations and/or their beneficiaries, etc.
• Consulting: volunteers assess projects, provide advice on communication strategies and legal issues, evaluate software solutions, etc.