JoHo

Hoe kies je de periode  voor je buitenlandse stage?

• Veel stages zijn tegenwoordig verspreid over het jaar mogelijk, al zijn er nog steeds twee grote startperiodes voor de formele (opleidings) stages: september en januari-februari.
• Bespreek met je studiecoördinator wat voor je studieverloop de beste periode is om je stage in te plannen.
• Het is sowieso aan te raden om zo vroeg mogelijk te beginnen met het regelen van je stage. Begin zeker 5-6 maanden voordat je wilt vertrekken met het oriënteren.
• Stem met de projectorganisatie af wat de beste starttijd is voor je deelname aan het project. Het kan soms geen kwaad om je start iets later te plannen, als er in je eerste voorkeursperiode al voldoende vrijwilligers aanwezig zijn en juist later minder waardoor de voortgang van het project in gevaar zou komen. Dit geeft je tevens de ruimte om nog wat langer geld opzij te leggen voordat je vertrekt, je verder te verdiepen in de bestemming en in het project en meer tijd uit te trekken voor eventuele fundraising voor vertrek.
• Bij sommige bemiddelende organisaties of subsidieprogramma’s moet je rekening houden met een verplichte voorbereiding die slechts op enkele data per jaar wordt georganiseerd. Een goede voorbereiding is natuurlijk een van de essentiële aspecten voor een succesvol project, maar zeker als je slechts enkele keren per jaar aan de verplichte voorbereiding kunt deelnemen of het traject wordt uitgesmeerd over een aantal wekelijkse bijeenkomsten, moet je er rekening mee houden dat je niet snel kunt vertrekken.

Hoe werkt de communicatie tijdens en rond je stage?

Taal

• Aangezien je te maken krijgt met zakelijke correspondentie en verslaglegging is een taalcursus voorafgaand aan of bij de start van je stage zeker geen overbodige luxe.

Andere manieren van communiceren

• Net als bij een Nederlands bedrijf zal het veelal even duren voordat je gewend bent aan de normen, waarden en gewoonten op je stageplek en leer je in de praktijk welke houding gepast is. Realiseer je dat in veel ontwikkelingslanden zaken veel formeler gaan dan we gewend zijn in Europa. Afhankelijk van het bedrijf of de instelling waar je stage loopt is actieve eigen inbreng meer of minder gepast, en kan ook de timing daarvan (vrij snel of pas na verloop van stageweken) verschillen.
• Een van de grootste valkuilen is, zeker in kleinere bedrijven of projecten, dat je te snel te veel en te Westers wilt veranderen waardoor men het respect al snel zal verliezen en/of je tegenwerking ondervindt. Communicatie in ontwikkelingslanden loopt veelal indirecter en ook zaken als feedback, beoordeling, kritiek leveren worden tactischer aangepakt dan je gewend bent vanuit je opleiding.
• In een zakelijkere of meer Westerse stageomgeving zal je in het algemeen juist veel sneller ‘to the point’ moeten komen en dien je snel een eigen positie te veroveren, al blijft dat altijd afhankelijk van de cultuur binnen het bedrijf.

Contact houden met het thuisfront

• Met alle moderne communicatiemiddelen zijn familie en vrienden vaak maar een paar muisklikken van je verwijderd.
• Kijk of er speciale nummers zijn waarmee je voordelig kunt bellen naar Nederland en waarmee familie en vrienden jou goedkoop kunnen bellen. Tip: In sommige landen kun je voor vertrek al een lokaal telefoonnummer regelen. Zo kun je je nieuwe nummer al doorgeven aan je familie en vrienden.
• Skype & Whatsapp: Wanneer je de beschikking over internet hebt dan kun je via je telefoon of computer gratis bellen naar je familie en vrienden. Je kunt vaak gewoon gebruik maken van de lokale wifi verbinding.
• Wanneer je niet de beschikking hebt over een eigen internetverbinding dan kun je vaak in internetcafe’s terecht om te e-mailen. Houd er rekening mee dat Nederland wat betreft internet een van de meest vooruitstrevende landen is en dat internetverbindingen in andere landen in vergelijking minder snel en goed kunnen werken.

Wat komt er allemaal aan papier- en regelwerk kijken bij een buitenlandse stage?

Paspoort

• Zorg ervoor dat je paspoort geldig is voor de hele periode dat je stage loopt, en als dat nodig is nog langer.

Visa

• Het is belangrijk om goed uit te zoeken of je een speciaal visum nodig hebt om stage te kunnen lopen. Let wel: wil je bijvoorbeeld in Amerika stagelopen dan kunnen de visumkosten al meer dan € 450,- bedragen!
• Gebruik je een bemiddelende organisatie dan wordt in het algemeen de visumbemiddeling voor je gedaan of wordt je op weg geholpen. In een aantal landen kun je ook stagelopen op een toeristenvisum waarbij je iedere X maanden een nieuw toeristenvisum haalt, maar check de regelingen voor jouw bestemming goed en laat je via verschillende bronnen informeren.

Stage/werkvergunning

• Afhankelijk van je bestemming of het soort stage (betaald of onbetaald) dat je gaan doen kan het zijn dat je aanvullend een stage/werkvergunning moet regelen. Ook hier geldt: oriënteer je via diverse bronnen en vraag goed door als je gebruik maakt van een bemiddelende organisatie. Ben je van plan om naast je stage ook bijvoorbeeld een bijbaan te zoeken, dan zal je in een aantal gevallen (voornamelijk bestemmingen buiten de EU) een werkvergunning moeten hebben om legaal en betaald aan de slag te kunnen.

Document stagebedrijf

• Probeer altijd een officieel document van je stagebedrijf/opdrachtgever te verkrijgen waaruit blijkt dat je stage gaat lopen (betaald of onbetaald), met vermelding van de periode. Dit kan niet alleen van pas komen bij het regelen van een visum, maar vaak verlangt je opleiding ook een dergelijke verklaring. Het is in ieder geval handig om een paar pasfoto’s en bv. een verklaring van goed gedrag bij je te hebben,voor het geval je ter plekke toch meer moet regelen dan je voor vertrek dacht.

Diplomawaardering

• Als je stage onderdeel uitmaakt van je studie dan krijg je te maken met internationale diplomawaardering. Kijk op nuffic.nl onder ‘Diplomawaardering’ voor meer informatie. Informeer voor vertrek ook goed bij je opleiding welke documenten zij precies nodig hebben.

Bevolkingsregister

• Mocht je echt lang op stage gaan (iha + 8 maanden) let er dan op dat je reisverzekering de juiste dekking heeft.
• Bankverklaring: Sommige landen (bijvoorbeeld Australië) kunnen vragen om een bewijs van de bank waarop staat dat je een bepaald minimum bedrag op je rekening hebt staan zodat je voor een bepaalde tijd kunt wonen en werken in het betreffende land.
• Check ook de JoHo BuitenlandZaken service

Gezondheidsverklaring

• In sommige gevallen heb je een gezondheidsverklaring nodig. Hierin moet staan dat je in goede gezondheid verkeert om in het betreffende land te wonen en werken. Deze verklaring moet je zelf ondertekenen en door een dokter laten ondertekenen (met een stempel van de praktijk).

Schoolverklaring

• Dit is een Engelstalig document dat je bij de meeste scholen moet aanvragen. Het moet de volgende stellingen bevatten: dat je staat ingeschreven als student bij de betreffende onderwijsinstelling, details van je opleiding, dat de stage vereist is voor je diploma, gegevens van je stage, periode en voorwaarden, je volledige naam, je studentnummer en een handtekening van de geautoriseerde persoon en een stempel van de school. De meeste bedrijven accepteren een gescande versie van dit document.

Curriculum Vitae

• Je kunt eventueel je CV meenemen. Gebruik je Nederlandse CV als basis voor je Engelse CV.
• JoHo abonnees kunnen gebruik maken van de gratis CV check

Stagedoelstellingen

• Altijd handig om van te voren te maken en mee te nemen is een document met je eigen stagedoelstellingen. Handig voor jezelf (als richtlijn) en voor het bedrijf.

(Internationaal) Rijbewijs:

• Wanneer je een auto wilt aanschaffen of huren, omdat je bijvoorbeeld veel moet reizen voor je stage, dan is in alle EU-landen je Nederlandse rijbewijs voldoende. Voor alle andere landen kun je vaak maximaal 3 maanden met een Nederlands rijbewijs rijden. Voor sommige landen is het nodig of wordt het aanbevolen om een internationaal rijbewijs aan te schaffen. Ga naar een ANWB-kantoor met je originele rijbewijs en pasfoto. Tegen bijbetaling van ongeveer 12 euro kun je een internationaal rijbewijs ophalen.

Wat kan je doen om gezond te blijven tijdens je buitenlandse stage?

• Check je vaccinaties!
• Na vaccinaties krijg je vaak een Engelstalig vaccinatieboekje mee waarin staat voor welke vaccinaties je bent ingeënt en tot hoe lang deze werken. Het kan geen kwaad om dit boekje mee te nemen op je stage
• Bovendien dien je er rekening mee te houden dat bij de wildlife en ecoprojecten je in een aantal gevallen in staat moet zijn voor langere duur te wandelen door de jungle of andere natuurgebieden, soms in uitdagende klimatologische omstandigheden.
• Bedenk dus goed van te voren hoe je fysieke gesteldheid is en waartoe je wel of niet in staat bent. Vraag jezelf af of je zware fysieke werkzaamheden voor de gestelde periode kunt volhouden.

Wat zijn de kosten voor een buitenlandse stage?

• Soms zal een stage in het buitenland je redelijk wat geld kosten, maar er zijn ook mogelijkheden waarbij je enerzijds een bemiddelingsbedrag betaalt maar anderzijds een stagevergoeding ontvangt. Of waarbij men je tegemoet komt in kosten van onderdak & maaltijden.
• Naast de reis- en verblijfskosten moet je ook rekening houden met indirecte kosten, zoals het doorbetalen van je kamerhuur in Nederland en het mislopen van inkomsten van je bijbaan. Het is daarom belangrijk niet alleen naar het kostenplaatje te kijken, maar je ook te richten op de inkomstenkant. Er zijn immers zaken waarop je geld kunt besparen. Denk hierbij aan een verzekering die inentingen dekt, de lagere kosten voor levensonderhoud in bijvoorbeeld het ontwikkelingsland en de mogelijkheid om gedurende je stage een studiebeurs voor uitwonende aan te vragen (dit kan natuurlijk alleen als je nog thuiswonend bent).

Fondsenwerving

• In een aantal gevallen lukt het deelnemers om een financiële bijdrage te regelen via een beurs of een subsidie. Het gaat hier dan meestal om projecten die betrekking hebben op ontwikkelingssamenwerking of natuurbehoud, die te maken hebben met de EG of worden verricht in het kader van je studie of onderzoek.
• Check de JoHo keuzewijzers voor fondsen- en financien (zie de bijgevoegde bundels)

Financiele voordelen

Studiefinanciering

• Als je tijdelijk in het buitenland studeert of stage loopt, moet je aan bepaalde voorwaarden voldoen om je studiefinanciering te behouden. Het is van belang dat je als voltijdstudent ingeschreven blijft staan aan een Nederlandse universiteit of hogeschool én dat de studie of stage in het buitenland deel uitmaakt van je Nederlandse opleiding. Ga je voor stage naar het buitenland dan kan je een voorschot krijgen op je studiefinanciering tijdens je stagemaanden. Je kunt je voorschot vijf weken voordat je vertrekt uitbetaald krijgen. Wil je het voorschot op tijd ontvangen, meld je dan minimaal vijf weken voor vertrek op een servicekantoor van de IB groep. Je krijgt je studiefinanciering van één of meerdere maanden dan voor vertrek uitbetaald. Er gelden aanvullende voorwaarden.

OV

• check de mogelijkheden om te besparen.

Kamer

• Als je een studentenkamer hebt dan kun je die tijdens je verblijf in het buitenland verhuren om zo wat extra geld te verdienen en je kamer te behouden. Je kunt het beste je kamer verhuren aan iemand die je kent. Pas op: niet alle verhuurders staan onderverhuur toe.

Wat neem je mee tijdens een stage in het buitenland?

• Wat je nodig hebt als je op reis gaat of lang in het buitenland verblijft, hangt uiteraard af van je bestemming, je manier van reizen, de periode, je persoonlijke voorkeur en je persoonlijke omstandigheden.
• Check de ultieme meeneemlijst van JoHo met speciale gedeeltes voor wie gaat stagelopen in het buitenland.

Tips

• Koop of download voor vertrek een inspirerende reisgids, zoals de Lonely Planet. Niet alleen kun je voor vertrek al een beetje wegdromen, je kunt er ook in kijken voor hostels en hotels maar ook festivals, feesten, en plekken die je tijdens je verblijf wilt gaan bezoeken.
• Als je in een grote stad verblijft dan kun je ook kijken in (gratis) kranten of tijdschriften waar allerlei lokale uitgaanstips in staan.