Waar let je op bij het selecteren van lokale counterparts en contactpersonen?

Hoe vind je op de projectlocatie een betrouwbare contactpersoon of organisatie?

De sympathieke reisbegeleider, de schooldirecteur die goed Engels spreekt, die ondernemende jongvolwassene met ambitieuze plannen of de village chief... bij het opstarten en runnen van een project of social business in een ontwikkelingsland is een betrouwbare lokale counterpart essentieel. Of dat nu één individu is of een reeds ervaren lokale organisatie; het inbouwen van voldoende tijd en onderzoek in het voortraject om informatie in te winnen over mogelijke samenwerkingspartners is essentieel.

Een partner kiezen is niet eenvoudig.

• kies een partner die over de middelen (menskracht, materiaal en tijd) beschikt om het project te leiden.
• Vaak start het project met één contactpersoon. Persoonlijk contact is de beste basis voor een goede samenwerking. Op termijn is het raadzaam dat deze samenwerking doorgroeit naar een samenwerking met een groep van mensen of een organisatie.
• Samenwerken met één persoon maakt een project kwetsbaar en is een risico voor het voortbestaan van het project. De persoon kan wegvallen of andere bedoelingen hebben. Of misschien heeft die persoon niet de gepaste capaciteiten om het project te leiden en te beheren.
• Samenwerken met een organisatie - en dus met meerdere mensen - zorgt voor een grotere draagkracht. Beslissingen worden genomen en gedragen door meerdere mensen, die beslissingen toetsen bij elkaar.

Let op zaken als:

• heeft je lokale counterpart voldoende autoriteit op de projectlocatie en in de gemeenschap.
• lijkt je contactpersoon voldoende capabel om een project te "managen" (anders dan talenkennis, ambitie of toegewezen autoriteit gaat het vooral ook om organisatietalent, overwicht, zelfstandigheid, voldoende tijd, vermogen om mensen te activeren, binden en samen te laten werken).
• is hij of zij onderdeel van een groter verband (bijvoorbeeld schoolbestuur, dorpsraad, vrouwenorganisatie, oudervereniging) die je kan betrekken en die taken kan overnemen wanneer je contactpersoon om wat voor reden dan ook wegvalt.
• wat is er eventueel al bekend bij andere projecten/organisaties/omliggende communities over de mensen c.q. partners waarmee je wilt gaan samenwerken: zoek referenties.

En neem ook mee in je afwegingen:

• het "ownership" van je project, ofwel ervoor zorgen dat het project gedragen wordt door de mensen voor wie het is bedoeld, is vaak een kritische factor voor succes of falen van je project: betrek niet alleen je contactpersonen of counterparts in een vroeg stadium bij het ontwikkelen van je projectplannen, maar overleg ook in verschillende projectfasen met je projectdoelgroep zelf.
• daarnaast is in fondsen- of subsidietrajecten het hebben van een officiële (geregistreerde) organisatie als partner vaak een voorwaarde.
• start met een analyse van de huidige situatie. Denk na over de problemen die het project moet oplossen. Wie speelt een rol? Voor welke mensen en groepen heeft het project gevolgen? En welke consequenties zijn dit? Welke lokale organisatie zal het project trekken?
• formuleer samen met je lokale contactpersoon of partnerorganisatie duidelijk de doelstellingen die je wilt nastreven. Wat moet bij het einde van het project bereikt zijn? Welke activiteiten zijn er nodig om deze doelstelling te behalen? Wat zal dit kosten en hoe ga je het succes meten?
• maak ook een tijdslijn op om de fases van het project duidelijk te maken.
• zijn er reeds lopende activiteiten van bijvoorbeeld de lokale ontwikkelingsorganisatie, van de vakbond, van de actieve vrouwenorganisatie etc. Wat wordt al gedaan, en kan je daar eventueel een bijdrage aan leveren/bij aanhaken zonder zelf iets nieuws op te starten?
• zijn je projectactiviteiten of bedoelde eindresultaten concreet en afgebakend genoeg? Hoe sneller e.e.a. tastbaar is afgerond hoe kleiner vaak de (structurele) afhankelijkheid van je contactpersoon.
• hoe transparant worden beslissingen bij je lokale counterpart genomen, wie neemt uiteindelijk die beslissingen en hoeveel zicht heb je op de onderlinge machtsverhoudingen?
• zijn er lokale of regionale overheidsinstanties die je wellicht op weg kunnen helpen bij het vinden van counterparts? Zet je (eventuele) vooroordelen aan de kant; ook bij lokale overheden in ontwikkelingslanden werken ambitieuze en ervaren medewerkers die graag meedenken bij de uitvoer van goede projecten, of je beter inzicht kunnen geven in regelgeving, voorschriften, financieringsbronnen of vergelijkbare projecten.