Wat zijn aandachtspunten als je je project wilt stoppen of overdragen?

Of je project nu succesvol is en daarom kan worden overgedragen aan locals, of dat je juist twijfelt over je eigen projectresultaten, je verwachtingen niet uitkomen of je energie gewoon aan het opraken is: er kunnen vele redenen zijn waarom je een project wilt afbouwen of stopzetten. Een aantal aandachtspunten als het zover is:

Afbouwen of stopzetten kan een doel op zich zijn

• wil je 'hulpverslaving' (afhankelijkheid van hulp, weinig eigen initiatief) voorkomen, lees dan nog eens over de uitgangspunten m.b.t. 'lokaal eigenaarschap' van de projecten en projectorganisatie... en begin op tijd met afbouwen c.q. stoppen.
• maak, eigenlijk al in de fase van idee-vorming, heldere afspraken over einddata en einddoelen van projecten of deelprojecten; alleen daarmee voorkom je vaak al mentale moeheid, cynisme of projectafhankelijkheid.
• realiseer je tegelijkertijd dat sommige projecten nooit afgerond zullen zijn... althans niet zolang er nog armoede is, kinderen moeten worden opgevangen, medicijnen moeten worden verstrekt. Voor sommige projectthema's is 'zelfredzaamheid' niet altijd haalbaar en hoeft een 'exit-strategie' niet een doel op zich te zijn.

Signalen dat het tijd wordt om te stoppen

• wees vooral eerlijk en signaleer op tijd; kijk kritisch naar je eigen aandeel en zoom ook eens 'met de kennis van nu' opnieuw in op eerdere projectdoelen en beoogde resultaten.
• durf aan jezelf toe te geven als een project mislukt of niet volledig voldoet aan je verwachtingen.
• houd je een gevoel van onvrede, of is het gewoon tijd voor iets anders, neem dan de tijd voor een zorgvuldige projectoverdracht of afbouw van projectwerkzaamheden en financiële hulp.

Of toch weer doorgaan

• zoek nieuwe projectinhoudelijke inspiratiebronnen, zaken waar je je tanden in kunt en wilt zetten.
• soms werkt het heel verhelderend om de projectfocus te verleggen, niet alles meer aan te pakken maar een meer gedetailleerde (sub-)activiteit uit te gaan bouwen of juist meer te gaan bereiken met minder middelen (efficiency slag).
• leg contact met andere initiatiefnemers met soortgelijke projecten in je omgeving waarmee je kunt sparren of relativeren.

Zorgvuldig stoppen

• maak, ruim op tijd, een projectplan 'project stoppen', met doelstellingen en een plan van aanpak.
• investeer op tijd in goede relaties met lokale of regionale overheden; die je project in zijn geheel of delen ervan (bijvoorbeeld salarissen van de onderwijzers) kunnen overnemen.
• investeer in de laatste projectperiode (dat kan een paar jaar zijn) vooral in training, opleiding en organisatiecapaciteit; maak jezelf en je stichting overbodig. Laat deelprojecten en werkzaamheden steeds meer overnemen, organiseer workshops voor fondsenwerving, creëer zelfstandig functionerende groepen, comités of coöperaties onder je primaire projectdoelgroepen, etc.
• realiseer je dat er, afhankelijk van hoe je het project tot nu toe hebt ingericht, eerst soms ook een mentaliteitsverandering moet plaatsvinden voordat projectmedewerkers plannen zelf gaan oppakken, eigen verantwoordelijkheid gaan nemen. Investeer in zelfredzaamheid, en stel tegelijkertijd grenzen aan nieuwe activiteiten.
• meld op tijd en in verschillende kanalen dat je het project wilt gaan overdragen; denk aan je lokale counterparts, ngo's in je omgeving, ambitieuze nieuwe initiatiefnemers die hiermee niet volledig opnieuw hoeven te beginnen etc.
• laat, tot het daadwerkelijk moment van stopzetting of overdracht, tussentijds je project(organisatie) niet verzanden in uitstel, afstel of niet nagekomen beloftes; houd je commitment (en dat van andere betrokkenen) hoog totdat het project kan worden overgedragen of de direct betrokken doelgroep elders is ondergebracht.

Steeds meer missieposten die we als stichting financieel ondersteunen komen leeg te staan. Paters of zusters overlijden, worden niet meer opgevolgd. We realiseerden ons dat er een nieuw doel ontstond voor onze stichting: samen met omwonenden nadenken over een nieuwe bestemming voor deze lege plekken.

Tanzania initiatiefnemer