Wat zijn eerste aandachtspunten als je een beroep wilt doen op financiële steun van derden?

Iedereen die zich aan het voorbereiden is op een wereldreis, vrijwilligersproject, baan, stage of studie in het buitenland loopt tegen (soms flinke) investeringen op. Hoe goed en tijdig je ook zoekt, hoeveel bronnen je ook afgaat en hoe goed je de opties ook tegen elkaar afweegt.

Bedenk je dan wel dat:

• je thuis bespaart.
• je in veel gevallen investeert in lokale systemen & organisaties (van het lokale hostel tot het gastgezin waar je verblijft en van het natuuronderzoeksproject tot het lokale reisbureau).
• je een persoonlijke groei & ontwikkeling meemaakt die ook geld mag kosten (niet voor niets is een veelgehoorde reactie onder terugkomers “het was het geld dubbel en dwars waard”).

Wat velen vergeten in de drukke voorbereidingen voor vertrek, is dat er talloze mogelijkheden zijn om een deel of soms zelfs de gehele kosten terug te verdienen.

• Hoe eerder je begint (een aantal maanden voor vertrek) hoe groter je kansen op succes.
• Bedenk dat er naast jou vele, vele, vele anderen zijn die vaak dezelfde organisaties benaderen i.v.m. sponsoring: wees creatief in wie je benadert en met name de manier waarop je dat doet (bijv. humor en relativering zijn goede instrumenten).
• Hou vol. De truc is om véél organisaties en instanties te benaderen en toch een persoonlijke stijl te handhaven (niets erger dan een brief die begint met “beste potentiële sponsor”, probeer altijd een contactpersoon te achterhalen).
• Maak je trip niet afhankelijk van het vinden van financiële ondersteuning, zie het als een welkom extraatje waardoor de uitgebreidere versie van je plannen mogelijk wordt.

De belangrijkste do’s op een rij

• Hou een brainstormsessie waarbij je alles en iedereen in je omgeving opschrijft die je op welke manier dan ook zou kunnen ondersteunen (in de contactfase: vraag door naar andere contacten die mogelijk kunnen ondersteunen, zodat je een zo groot mogelijk netwerk opbouwt).
• Lees je in, in de materie en verzamel concrete info over bijv. het ontwikkelingsproject waarin je mee gaat draaien, zodat het verhaal dat je gaat houden inhoudelijk zo goed mogelijk wordt.
• Benadruk bij het benaderen van potentiële sponsors de impact die je met jouw reis en verblijf in het buitenland gaat maken: wat ga je ter plaatse bereiken, hoe ga je dat aanpakken en hoe betrek je de lokale bevolking erbij; kortom betrek ze inhoudelijk bij hetgeen je gaat doen.
• KISS: Keep It Short & Simple; ellenlange boekwerken zullen niet worden bekeken.
• Tast eerste enkele reacties af, vraag actief om feedback en verbeter zonodig je verhaal voordat je de grote groep gaat benaderen.
• Denk ook eens aan ondersteuning via (korting op) producten, verzekeringen en andere praktische zaken die je nodig zult hebben; het hierdoor bespaarde geld kun je aan andere zaken uitgeven. Vaak is men hiertoe eerder bereid dan simpelweg een paar honderd euro aan jou over te maken. Sponsoring van of korting op tickets is vaak lastig te bereiken. De marges op tickets zijn nihil, dus de ruimte voor korting ook en de meeste airlines geven hun jaarlijkse sponsorbudget (gericht op bedrijven, events en heel soms particulieren) al 3 keer uit.
• Presenteer je aanvraag met de nadruk op het doel dat je nastreeft en niet zozeer op de “leuke trip die je gaat maken”.
• Wees specifiek over het bedrag dat je nodig hebt (stem het wel af op de doelgroep die je aanschrijft).
• Zorg dat je financiële gegevens inzichtelijk en transparant zijn. Werk aan een goede begroting en stuur deze mee (zodat het niet lijkt alsof je nog een extra zakcentje wilt binnenhalen).
• Benadruk voor jou belangrijke data (wanneer ga je spullen aanschaffen, wanneer ga je de reis boeken, wanneer vertrek je), zodat je het ten eerste concreet maakt en ten tweede de sponsoring niet “te laat” komt (met name bij sponsoring in natura).
• Durf te vragen wanneer je het geld, de producten of de dienst met korting mag verwachten en geef concreet aan waar het geld aan zal worden besteed.
• Geef ALTIJD feedback: hou je sponsoren voor vertrek, tijdens je verblijf of reis en na thuiskomst op de hoogte. Stuur niet een cc-tje van de mail die je ook aan vrienden & familie stuurt, maar maak het zo specifiek/op de doelgroep afgestemd mogelijk zodat het bruikbaar is voor interne en externe publicatie door de sponsor.
• Informeer de partij die je sponsort zo concreet en uitgebreid mogelijk over eventuele belastingaftrekmogelijkheden van de gift; uiteraard vergroot dit je kans op succes.