Nooddocument, belangrijke telefoonnummers en adressen: meenemen op reis, inpakken of checken bij backpacken en reizen naar het buitenland?

Wanneer je voor langere tijd naar het buitenland vertrekt, moet je veel instanties, organisaties en personen op de hoogte brengen. Een goede voorbereiding voorkomt problemen met verzekeringen, toeslagen, post, toegang tot diensten, mogelijke boetes of dubbel betaalde rekeningen.

Hoe breng je je Nederlandse familie, vrienden en waarnemer(s) op de hoogte?

• Maak een overzicht van mensen die je actief wilt informeren: thuisblijvers, familie, buren, vrienden en belangrijke contactpersonen.
• Spreek met één of twee mensen af dat zij als je waarnemer kunnen optreden voor zaken die in Nederland geregeld moeten worden.
• Geef de waarnemer toestemming om namens jou gegevens te wijzigen of te bellen met instanties. Soms is hiervoor een apart formulier nodig.
• Maak duidelijke afspraken over jouw post, sleutels en wat te doen bij onverwachte gebeurtenissen.
• Deel je actuele contactgegevens in het buitenland en zorg dat één vertrouwd persoon altijd weet hoe je bereikbaar bent.

Hoe geeft je (online) administratie inzicht in wie te benaderen?

• Loop om te beginnen je (online) administratie door: alle lopende facturen, automatische incasso’s, contracten, abonnementen bevatten te informeren instanties, organisaties en bedrijven.
• Noteer per organisatie de contactvormen (telefoonnummer, e-mailadres, chat, postadres) en opzegtermijnen.
• Maak een basistekst voor adreswijzigingen of opzeggingen, zodat je deze snel kunt hergebruiken en aanvullen.
• Vraag zoveel mogelijk bevestiging (per e-mail) van ontvangst als je een wijziging of opzegging doorgeeft, juist ook als je per telefoon contact legt.
• Je zal merken dat het doorgeven van afmeldingen, adreswijzigingen etc. soms een proces van volharding is; systemen zijn feilbaar, fouten worden gemaakt en opzeggingen kunnen soms onverklaarbaar weer verdwijnen.
• Houd rekening met tijdsverschillen als je na vertrek nog telefonisch iets moet regelen.
• Bewaar alle correspondentie samen op één plek, bijvoorbeeld in een mailmap of cloudmap.

Wat regel je bij je gemeente of BRP wanneer je lang naar het buitenland gaat?

• In veel gevallen ben je verplicht je uit te schrijven uit de BRP wanneer je langer dan acht maanden in een jaar buiten Nederland verblijft.
• Uitschrijven kan schriftelijk, digitaal of op afspraak.
• Neem een geldig identiteitsbewijs mee, en voor meeverhuizende personen een machtiging plus kopie van hun ID.
• Vraag een bewijs van uitschrijving of een internationaal uittreksel via een RNI-loket (Registratie Niet Ingezetenen). Dat dient als officieel bewijs voor instanties in het buitenland.
• Geef je toekomstige adres op, ook als dit tijdelijk is.
• De gemeente meldt je verhuizing aan alle overheidsinstellingen, bijvoorbeeld het Kadaster, Waterschappen, Donorregistratie en de Rijksdienst voor Wegverkeer. Men is ook verplicht om persoonsgegevens door te geven aan instellingen als de Sociale Verzekeringsbank en de Belastingdienst, maar ook aan je ziektekostenverzekeraar en pensioenfonds. Als je niet wilt dat bepaalde instanties of personen je adres of persoonlijke gegevens uit de BRP krijgen, kun je de gemeente vragen om geheimhouding van je persoonsgegevens.
• Binnen enkele weken ontvang je van de gemeente bericht welk bedrag aan rioolheffing en afvalstoffenheffing je nog moet betalen, of terug ontvangt, voor de periode van het jaar (aantal hele maanden) dat je nog op het oude adres woonde.
• Met uitschrijving verlies je overigens niet automatisch de Nederlandse nationaliteit.
• Blijf je ingeschreven in Nederland, houd dan rekening met mogelijke gevolgen voor leerplicht van je kinderen, verzekeringen en belastingen.

Wat doe je met je verzekeringen bij vertrek naar het buitenland?

• Informeer je verzekeraars dat je langdurig naar het buitenland vertrekt. Dit kan gevolgen hebben voor dekking of premie.
• Denk aan zorgverzekering, autoverzekering, aansprakelijkheidsverzekering, inboedelverzekering, levensverzekering en reisverzekering.
• Check wanneer je zorgverzekering moet worden beëindigd, aangepast of omgezet naar een internationale polis.
• Controleer je pensioenfonds en eventuele aanvullende pensioenregelingen.

Wat doe je met je uitkeringen en toeslagen bij lang verblijf in het buitenland of emigratie?

• Neem contact op met instanties zoals UWV of SVB wanneer je een uitkering ontvangt. Niet alle uitkeringen mogen worden meegenomen naar het buitenland.
• Check of je recht op toeslagen verandert wanneer je niet meer in Nederland woont: zorgtoeslag, huurtoeslag, kinderopvangtoeslag, kindgebonden budget.
• Meld wijzigingen via de Belastingdienst Toeslagen of MijnOverheid.
• Neem bij studiefinanciering of studieschuld contact op met DUO.

Wat regel je met je bank, creditcards en andere (online) financiële diensten?

• Meld je vertrek bij banken en kredietverstrekkers.
• Wijzig je adres bij online banken, creditcards en beleggingsplatforms.
• Controleer betaalpassen op internationale bruikbaarheid en activeer werelddekking waar nodig.
• Vraag je bank of bepaalde diensten vervallen wanneer je niet langer in Nederland woont.

Wat doe je met je auto bij lang verblijf in het buitenland?

• Meld je auto af bij de RDW als het voertuig meegaat of verkocht wordt.
• Beëindig de autoverzekering zodra het kenteken is afgemeld.
• Vraag een verklaring van schadevrije jaren op voor een toekomstige verzekering in het buitenland.

Welke overige organisaties en diensten moet je informeren?

• Leveranciers in en om huis: energie, water, internet, tv, schoonmaak, schoorsteenveger, cv-onderhoud.
• PostNL: gebruik de verhuisservice voor het doorsturen van post naar het buitenland. Post van andere leveranciers wordt vaak niet doorgestuurd.
• Huisarts, tandarts, specialist, apotheker: vraag om dossiers en scan ze in (of maak foto's). Let op dat sommige landen een vertaling eisen; dit kan kosten met zich meebrengen.
• Sportverenigingen, cursusaanbieders, bibliotheek.
• Goede doelen, abonnementen, loterijen, tijdschriften, vakliteratuur.
• Werkrelaties en belangrijkste klanten (bij eigen bedrijf).
• Notaris, advocaat, accountant, belastingadviseur.
• ANWB, garagebedrijf, vereniging eigen huis, huurdersvereniging, woningbouwvereniging, vakbond, politieke partij, kerkelijke organisatie.
• School (restitutie schoolgeld), kinderopvang / buitenschoolse opvang, oppas en consultatiebureau (vraag om het dossier en scan dit in of maak foto’s)
• Postbus: lever sleutels in en beëindig tijdig het contract.
• Dierenarts: vraag om het medisch dossier van je huisdier.
• Vaste klantenkaarten (Airmiles, supermarkt, winkels, etc.)
• Controleer automatische incasso’s en opzegtermijnen van diensten die je niet meer nodig hebt.
• Zorg dat nieuwe bewoners van je huis je actuele contactgegevens (of die van je zaakwaarnemer) hebben.

Mijn oom is geëmigreerd naar Spanje. Nu heeft hij alles netjes geregeld, met een goede checklist. Alleen heeft hij van de huisarts zijn dossier in het Nederlands meegekregen. De nieuwe arts die hij heeft in Spanje heeft zijn dossier geweigerd omdat het niet vertaald is. Hij heeft dit nagevraagd en het gaat hem aardig wat geld kosten om dit te laten vertalen!

Ik dacht dat ik iedereen had geïnformeerd, totdat mijn bankrekening opeens geblokkeerd werd omdat ik mijn adres niet had aangepast
Polen emigrant

De verhuisservice van PostNL hielp, maar ik miste toch nog wat post van andere leveranciers. Uiteindelijk heeft mijn broer alles doorgestuurd en heeft hij de laatste instanties op de hoogte gebracht.
Uruguay emigrant

Voor mijn werk in Vietnam moest ik extra verklaringen regelen bij de gemeente. Gelukkig hoorde ik dit ruim voor vertrek en kon ik problemen bij aankomst voorkomen.
Vietnam working nomad