Welke tools en oefeningen kunnen je helpen bij het verbeteren van de competentie 'analyseren'?

Tooltips die je helpen om prioriteiten te stellen

• Als je veel te doen hebt, is het moeilijk zicht te krijgen op wat je eerst moet doen, wat even kan wachten en wat eigenlijk helemaal niet belangrijk is.
• Je bent snel geneigd alles te willen doen wat je tegenkomt, onafhankelijk van of het wel urgent of belangrijk is.
• Het is daarom van belang jezelf te dwingen van ieder actiepunt de afweging te maken of dit belangrijk genoeg is om gedaan te worden en of dit wel of niet urgent is (moet het nú gebeuren of kun je het verderop in je planning zetten).
• Het is belangrijk om dit mee te nemen bij het maken van een planning voor de lange termijn en ook bij het op je nemen van nieuwe taken. Zo kun je voorkomen dat je zinloos werk verzet en zorg je ervoor dat je de tijd die je werkt effectief besteedt.

Tooltip: volg je hart

• Natuurlijk hoef je je niet altijd te beperken tot dingen die belangrijk en/of urgent zijn. Er zijn ook een hoop dingen die je gewoon leuk vindt om te doen, waar je energie uithaalt. Die dingen moet je ook vooral doen! Vandaar dat het hartje in het schema staat. Let er wel op welke dingen je daar in stopt, maar blijf vooral dingen doen die je leuk vindt.

Tool: Planningsschema van Steven Covey

• Het planningsschema van Steven Covey is een handig middel om je actiepunten in te delen in een de categorieën wel/niet urgent en wel/niet belangrijk.
• Een actiepunt is een zo klein mogelijke handeling. ‘Literatuur X lezen’ is geen actiepunt, maar ‘Pagina 18-25 uit Boek Y is wel een concreet actiepunt.
• Je moet proberen alle dingen die je moet doen in zo klein mogelijke stukjes op te delen en die op een to-do-list te plaatsen.
• Deze actiepuntjes deel je vervolgens in naar urgentie en belang. Het schema van Covey biedt hiervoor verschillende kwadranten. Deze worden hieronder kort omschreven.

I. Quadrant of Necessity

• Alle actiepunten die én belangrijk én urgent zijn komen in het eerste kwadrant.
• Deze punten kan je het beste meteen (of zo snel mogelijk) doen.
• Het gaat hier om dingen als het afmaken van een verplichte opdracht waarvoor deze week een deadline is, of het voorbereiden van een presentatie van morgen.

II. Quadrant of Quality & Personal Leadership

• De actiepunten die wel belangrijk zijn, maar niet urgent, komen in het tweede kwadrant. Deze punten moeten wel gebeuren, maar kunnen ook enkele dagen wachten. Denk hierbij aan het lezen van literatuur voor een tentamen van over een paar weken.
• Je kan deze actiepunten het beste inplannen. Bijvoorbeeld: ik ga morgen van 11.00u. tot 12.00u. die pagina’s uit dat boek doorlezen.
• Het is wel belangrijk dat je dat dan ook echt doet. Punten in deze box die niet op de geplande tijd gedaan worden, worden waarschijnlijk daarna vanzelf urgent, en verschuiven dan naar de het eerste kwadrant

III. Quadrant of Deception

• Alle actiepuntjes die wel urgent zijn, maar niet zo belangrijk komen in het derde kwadrant. Deze punten kan je het beste vermijden.
• Als deze punten wel gedaan moeten worden maar niet belangrijk genoeg zijn om jouw tijd in te steken kun je ze uitbesteden.
• Je kunt hier bijvoorbeeld denken aan het doen van de beschimmelde afwas van je huisgenoot, die al wekenlang in de weg staat in de keuken.

IV. Quadrant of Waste

• De actiepunten die niet belangrijk en niet urgent zijn, zet je het vierde kwadrant. Dit is de prullenbak. Probeer zo min mogelijk van deze punten te doen! Dingen die in deze box zouden kunnen vallen zijn bijvoorbeeld het op kleur sorteren van de pennen op je kamer, het kijken naar tv-shows die je niet wilt zien of het lezen van literatuur die niet verplicht is.