Hoe regel je facturatie als working nomad of digital nomad die internationaal werkt?

Wie als working of digital nomad voor klanten in verschillende landen werkt, merkt al snel dat factureren meer is dan een factuur maken en versturen. Regels, verwachtingen en verplichtingen verschillen per land en per opdrachtgever. Goede invoicing geeft rust, vertrouwen en ruimte om te werken waar je wilt. Voor veel working en digital nomads is het een leerproces dat meebeweegt met hun carrière in het buitenland.

Wanneer wordt invoicing complexer bij werken in het buitenland als working of digital nomad?

• Als je klanten hebt in meerdere landen
• Als je factureert in verschillende valuta
• Als btw of vergelijkbare belastingen een rol gaan spelen
• Als opdrachtgevers specifieke factuureisen hanteren
• Als je zelf regelmatig van woonland wisselt

Wat op het eerste gezicht eenvoudig lijkt, krijgt dan al snel toch meerdere lagen.

Wat moet er minimaal op een factuur staan als je werkt met internationale opdrachtgevers?

De exacte eisen verschillen per land en per situatie; zoom dus altijd in. Maar in de basis verschilt het niet heel veel van wat je waarschijnlijk in je vorige woonland gewend was:

• Jouw naam en contactgegevens
• Gegevens van de opdrachtgever
• Uniek factuurnummer
• Factuurdatum
• Omschrijving van de geleverde dienst
• Bedrag en valuta
• Eventuele btw of vermelding waarom btw niet wordt berekend

Hoe ga je als digital nomad om met btw en vergelijkbare belastingen?

• In sommige gevallen breng je btw in rekening; in andere situaties geldt juist verlegging of vrijstelling
• Diensten aan bedrijven volgen vaak andere regels dan aan particulieren
• Het land van de klant kan bepalend zijn
• Onjuiste btw-vermelding kan achteraf problemen opleveren; verdiep je dus vooraf en voorkom dat je pas hulp gaat inschalen als het 'misgaat'

In welke valuta factureer je als working nomad?

Er zijn uiteraard meerdere opties. Heldere afspraken voorkomen discussie achteraf.

• In de valuta van de opdrachtgever
• In je eigen voorkeursvaluta
• In een internationaal gangbare munt zoals euro of dollar
• Met altijd duidelijke afspraken over wisselkoersen en besteed aandacht aan extra bank- en transactiekosten: wie neemt wat voor z'n rekening?

Wat helpt om invoicing werkbaar en beheersbaar te houden als je als digital nomad werkt met internationale opdrachtgevers?

Factureren is geen bijzaak, maar onderdeel van professioneel werken:

• Kies eenvoud boven perfectie
• Maak duidelijke, sluitende, afspraken met klanten
• Neem je administratie vanaf het begin serieus
• Controleer regelmatig of je aanpak nog klopt
• Accepteer dat regels kunnen (en zullen) veranderen

Quotes en ervaringen

Ik werkte vanuit Bali voor klanten in Europa en Australië. Mijn eerste facturen werden teruggestuurd omdat ze niet volledig waren. Dat kwam niet heel professioneel over.
Indonesië digital nomad

Mijn opdrachtgever in Canada had strengere eisen dan ik gewend was. Sindsdien check ik elke factuur dubbel en landspecifiek.
Mexico working nomad

Ik dacht dat btw geen rol speelde omdat ik buiten Europa zat. Achteraf bleek dat toch behoorlijk anders te liggen.
Digital nomad met wisselende woonplekken