Werken in de marketing en communicatie in het buitenland via betaald werk, stage of vrijwilligerswerk

Wat is communiceren?

• Communiceren is het helder en duidelijk kunnen overbrengen van ideeën en informatie en dit zodanig doen dat de essentie wordt begrepen. 
• Je gebruikt daarbij bestaande communicatiemiddelen effectief. 
• Communicatie kan op verschillende manieren worden toegepast, zoals mondeling en schriftelijk. Vaak is de wijze van communiceren afhankelijk van de situatie. 

Wat is mondelinge communicatie?

• Mondelinge communicatie hoeft niet altijd met woorden te zijn, maar dit kunnen bijvoorbeeld ook geluiden zijn. Intonatie (stemgebruik) is hierbij een belangrijk onderdeel.
• Presenteren en gesprekken voeren zijn vormen van mondelinge communicatie.

Wat is schriftelijke communicatie?

• Schriftelijke communicatie kan bijvoorbeeld via de mail, via een brief of via een telefonisch tekstbericht. 

Wat is non-verbale communicatie?

• Een vorm van communicatie die snel vergeten wordt of waar men zich minder van bewust is. Via je lichaamstaal (houding) en gebaren kun je soms meer overbrengen dan in woorden. Denk aan een gezichtsuitdrukking die al veel kan zeggen, of een gebaar met je handen. Ook je kledingkeuze is een voorbeeld van (indirecte) non-verbale communicatie.

• Philip Kotler definieert marketing als het proces en de activiteiten waarmee bedrijven waarde creëren voor de klant, en sterke klantrelaties scheppen en opbouwen, om in ruil daarvoor waarde van de klant te krijgen.
• Het belang van marketing voor een ondernemer is groot. Immers, je creëert een product of dienst (toegevoegde waarde) voor je klanten en je krijgt in ruil daarvoor waarde (bijvoorbeeld geld) terug. Hiervoor is het belangrijk om winstgevende relaties met je klanten op te bouwen én deze te onderhouden. Dit segment van het ondernemerschap noemen we marketing.
• Opvallend is dat succesvolle bedrijven gemeen hebben dat ze zich sterk richten op hun klanten en dat marketing bij hen een hoge prioriteit heeft. Ze streven er naar om hun klanten een zo hoog mogelijke toegevoegde waarde te bieden. In ruil daarvoor krijgen ze (meer) winst. De mate van intensiviteit die een ondernemer steekt in zijn klanten, bepaalt dus voor een groot deel zijn succes.
• In de moderne marketingpraktijk en in het moderne marketingdenken ligt het accent op het zorgen voor klantwaarde en klanttevredenheid. De winst haalt een ondernemer uit het leveren van klanttevredenheid. Door superieure waarde te beloven aan nieuwe klanten en oude klanten tevreden te houden, bereikt hij zijn doel: winst.

Communicatie binnen een organisatie en communicatie als vakgebied:

• Zolang als er organisaties bestaan, is er communicatie tussen de betrokkenen. Het vakgebied communicatie is echter pas goed tot ontwikkeling gekomen in de vorige eeuw. Organisaties werden groter, er ontstonden nieuwe media en het imago van een organisatie werd belangrijker.
• Met het groeien van de organisaties ontstond er een behoefte aan de ontwikkeling van interne communicatiekanalen en -systemen, om alle medewerkers van de ontwikkelingen binnen de organisatie en in de branche op de hoogte te houden.
• Behalve binnen een organisatie communiceert een organisatie ook met de buitenwereld. Bedoelingen, ontwikkelingen en overwegingen worden uitgelegd om klanten, partners en investeerders te beïnvloeden. Het beeld dat de buitenwereld van de organisatie en haar producten of diensten heeft, is van grote invloed op de interesse van klanten, sponsoren, subsidieverstrekkers, investeerders en andere mogelijke samenwerkingspartners of afnemers.
• Tegenwoordig denken vrijwel alle bedrijven en organisaties na over hoe zij overkomen op de buitenwereld. Kleine organisaties hebben social media,  websites en advertenties  De grotere organisaties ontwikkelen communicatievisies en -beleid en werken constant aan de verbetering van het geïntegreerde palet van on- en offline uitingen en acties om hun producten (of ideeën) aan de man te brengen en zichzelf te positioneren

Welke werkzaamheden doet een public relations (pr) medewerker of een voorlichter?

• Marketingdoelstellingen en marketingplan opstellen
• Marktonderzoek (laten) doen
• Marktgegevens verzamelen
• Ordenen van de verzamelde gegevens
• Marktgegevens bestuderen
• De eigen succesfactoren ten opzichte van de concurrentie bepalen,
• Sterkte / zwakteanalyses
• Actieplannen, strategische plannen en operationele plannen
• Operationeel marketingplan: zorg dragen voor alle activiteiten binnen de marketingmix: mailings, advertenties, [I]sales force[/I] supportmaterialen, symposia etc.
• Advisering 'naar boven en beneden' over de plannen
• Communicatie
• Samenwerken met collega's
• Marketingbeleid uitdragen naar alle medewerkers (met name de sales afdeling)
• Informeren van collega's
• Overtuigen van collega's binnen de onderneming ten aanzien van de besluitvorming (met name de salesafdeling over uit te voeren strategieën)
• Motiveren van de buitendienst
• Uitdragen en verdedigen van gemaakte keuzes ten aanzien van productenbeleid
• Initiëren van symposia en reizen
• Onderhouden van interne contacten: bijvoorbeeld afdeling productie, verkoop
• Onderhouden van externe contacten, zoals:
• Reclamebureaus (bijv. instructies voor promotionele materialen aan het reclamebureau)
• Marktonderzoekbureaus (instructies voor marktonderzoek)
• Begeleiden van projecten die door ingeschakelde bureaus worden uitgevoerd (bijv. toezien en beoordelen van de promotionele materialen en teksten)
• Voeling houden met de markt: ontwikkelingen en trends volgen, literatuur lezen, contacten onderhouden met markt via persoonlijke contacten, seminars etc.
• Marketingmanager: onder andere leidinggeven aan marketingassistenten of productmanagers, contact onderhouden met directie of commercieel manager

De NGPR heeft een functieomschrijving voor een pr-functionaris geformuleerd. In deze omschrijving is een leidinggevende, gespecialiseerde, dienstverlenende en klankbordfunctie te herkennen.

• Samen met de directie de plaats en doelstellingen van de onderneming in de samenleving in kaart brengen en zo nodig aanpassen.
• Op de hoogte zijn en blijven van de ontwikkelingen in de eigen onderneming, trends in de samenleving en veranderingen in de publieke opinie. Onderhouden van een database met publicaties, krantenknipsels, e.d.
• Vaststellen van relevante publieksgroepen voor de onderneming en onderhouden van een database met naam, adres en andere gegevens van personen en ondernemingen.
• Presentatie van de onderneming naar buiten toe in woord (toespraken) en geschrift (persbulletins). Bevorderen van de duidelijkheid en de eenheid van optreden van leden van de onderneming.
• Interne en externe voorlichting over taken, beleid en activiteiten van de onderneming. De interne voorlichting is gericht op het eigen personeel.
• Representatie van de onderneming in commissies, adviesorganen, symposia, persconferenties, e.d.

Wat zijn de taken, aspecten en werkzaamheden op het vlak van schriftelijke en mondelinge communicatie?

Beginselen van goed en doelgericht taalgebruik

• Kennis van grammatica en spelling; vaardigheid in de juiste toepassing daarvan; kennis van adviezen van Flesch/Douma en Langer voor leesbaarheid.

Systematische opbouw van teksten

Samenvatten van teksten

Redactievoering

• Opzet en schrijven van persberichten, mededelingen, fotobijschriften, artikelen, institutionele advertentieteksten, rapporten

Toepassing van de diverse communicatievormen

• Voor- en nadelen van mondelinge, schriftelijke en audiovisuele middelen (ook ten opzichte van elkaar)

Doel en middelen van schriftelijke communicatie

• Middelen: personeelsblad, huisorgaan (extern), voorlichtingsblad, introductiebrochure, perscommuniqué. fotobijschriften, etc.

Opstellen van uit te spreken teksten

• Inhoud, lengte en indeling van de tekst

Schriftelijke, visuele of audiovisuele ondersteuning van mondelinge communicatie

• Uitreiking van schriftelijke tekst of samenvatting, dia's of uitreiking foto's of hulp door overheadprojector, film of video

Auteursrecht

• Omschrijving hiervan; mogelijkheden van overneming van werken (tekst, foto's, grafische ontwerpen, muziek) waarop auteursrecht berust; plicht tot bronvermelding; reprorecht

Wat zijn de taken, aspecten en werkzaamheden op het vlak van (Audio)visuele hulpmiddelen?

Functie

• Rol en impact bij communicatie

Onderscheidingen

• Audio en/of visueel; met of zonder projectie; optisch of elektronisch; hardware of software

Soorten en gebruik van visuele hulpmiddelen

• Borden, flip-over, foto, dia, overheadprojector; toepassingsmogelijkheden en effecten; voor- en nadelen, beperkingen van het gebruik van de apparatuur

Soorten en gebruik van audiovisuele hulpmiddelen

• Band-dia, film, video; toepassingsmogelijkheden en effecten; voor- en nadelen en beperkingen in het gebruik van de apparatuur

Het opzetten van een (audiovisueel) programma

• Opzet, rekening houdend met publieksgroepen, waarvoor het programma bestemd is en de omstandigheden waaronder het wordt vertoond. Samenwerking met producenten, filmers en fotografen; briefing van medewerkers; script; vertalingen

Soorten en gebruik van nieuwe technieken

• Telex, viewdata, teletekst, beeldplaat, tekstverwerker, telefax, teletex, etc.

Wat zijn de taken, aspecten en werkzaamheden op het vlak van interne communicatie?

Interne communicatie in verschillende soorten organisaties

Interne communicatiemogelijkheden

• Noodzakelijk gebruik op basis van karakter van de organisatie; verticale, horizontale en diagonale communicatie; lijst van interne publieksgroepen; aspecten van verslaggeving door de (centrale) ondernemingsraad en de publicatie daarvan

Intern verspreiden van (externe) informatie

• Knipseldienst, informatieborden en muurkranten, bulletins, bladen, brochures, personeelsjaarverslagen, telefonische en visuele informatiesystemen

Informatie inzake de loopbaan van medewerkers

• Public relations/voorlichtingsaspecten van sollicitaties, introductieprogramma's, scholingsmogelijkheden, voorbereiding op pensioen of VUT, contacten met gepensioneerden (personeelsblad en bijeenkomsten)

Personeelsbijeenkomsten met voorlichtend karakter

Jubilea en onderscheidingen

• Procedure van aanvraag, aankondiging viering, interne en externe (zoals koninklijke) onderscheidingen.

Wat zijn de taken, aspecten en werkzaamheden op het vlak van presentaties, representatie en evenementen?

Aanleiding, wenselijkheid en vormen

• Ten dienste van beeldvorming (imago), profilering, begripsvorming; bevordering betrokkenheid bij de organisatie

Opzet en middelen

• Bepaling van het karakter van projecten, budgetten en menskracht, ontvangstruimte en hulpmiddelen; draaiboek voor de organisatie tegen de achtergrond van positieve en negatieve kanten

Identiteit

• Profilering van de organisatie tegen de achtergrond van positieve en negatieve kanten

Uitnodigingen

• Vormen, titulatuur, criteria mailinglijst

Advies en hulp aan andere functionarissen in eigen bedrijf

• Aspecten van hun persoonlijke presentatie en representatie

Relatiegeschenken

• Formulering van normen en regels voor het ter beschikking stellen

Controlelijst

• Opzet controlelijst voor controle op voorbereiding (en draaiboek); voor- en nacontrole; verbeteringen voor latere acties

Wat zijn de taken, aspecten en werkzaamheden op het vlak van tentoonstellingen en vakbeurzen?

Doelbepaling, soorten en selectiecriteria

• Functie tentoonstellingen/beurzen in de relatie organisatiepublieksgroepen, doelstellingen van deelneming

Voorbereiding

• Hoofdpunten van programmering, budgettering, benadering mensen en instanties, aanschaf hulpmiddelen of uitbesteding van onderdelen, inrichting van stands

Activiteiten rondom en tijdens tentoonstelling of beurs

• Deelneming aan andere activiteiten dan de tentoonstelling/beurs zelf, zoals symposium, lezing, show, demonstratie, persconferentie, etc.

Wat zijn de taken, aspecten en werkzaamheden op het vlak van vervaardiging van drukwerk en andere vermenigvuldigingstechnieken?

Belangrijkste druktechnieken

• Kenmerken van offset, klein-offset of kantoordruk, diepdruk, hoogdruk, zeefdruk, stencil; toepassingsmogelijkheden

Repro- en zettechnieken

Factoren voor de keuze van druktechnieken in relatie tot hun kenmerken

• Kenmerken: kwaliteit, oplage, snelheid, kosten, verwerkbare materialen, etc.

Budgettering en offertes

• Hoofdpunten van budgettering en de belangrijkste onderdelen van een offerte

Persklaar maken van kopij

Persklaar maken van illustraties

Correctie

• Correctietekens, zoals die vastliggen op het betreffende normblad van het Nederlands Normalisatie Instituut

Afwerken van drukwerk

• Soorten bindtechnieken

Verzending en verspreiding van drukwerk

• Kostenaspecten, koeriersdiensten, mogelijkheden van de PostNL, adressenbureaus, huis-aan-huisbezorging

Wat zijn de taken, aspecten en werkzaamheden op het vlak van advertenties & social media?

Soorten advertenties &  content marketing

• Naar doelgroep en/of inhoud en plaats in het medium

Pr.- en voorlichtingsaspecten van advertenties

Advertenties als instrumenten van pr en voorlichting

• Bijvoorbeeld corporate advertising, financial advertising

Publieksgroepen en mediakeuze

• Basisprincipes van mediaonderzoek

Pre- en post-testing

• Methoden en nut

Rol van externe bureaus bij adverteren

• Reclameadviesbureaus en advertentiebureaus

Afstemming tussen interne afdelingen en externe bureaus

• Rol van account executives, werkwijze externe bureaus

Budget

• Parameters voor hoogte budget, verantwoordelijkheid voor opzet, uitvoering en bewaking

Organisatie van de reclamewereld

• STER, ROTA, VEA; codes en regels

Wat zijn de taken, aspecten en werkzaamheden op het vlak van huisstijl?

Aspecten van huisstijl

• Inhoudelijk en technisch programma van eisen

Elementen en dragers

• Elementen: naam (presentatie), embleem, logo, formaten, indelingen, lettertypen, kleuren en overige visuele elementen;
• Dragers: publicaties, verpakkingen, briefpapier, advertenties, uithangborden, uniformen, vervoermiddelen, bewegwijzering, etc.

Overweging tot invoering

• Baten en lasten

Invoeringsprocedure

• Organisatorische consequenties, afstemming en opzet van een tijdschema

Samenwerking met de vormgever

• Briefing, tussentijdse contacten, huisstijlhandboek, hantering

In- en externe voorlichting bij invoering of aanpassing

• Documentatie

Soorten van documenten, resp. informatiedragers

Instituten en diensten op het gebied van documentatie

• Bibliotheken, archieven, musea, computerbestanden, knipseldiensten, monitordiensten, verkrijgbare knipselkranten

Gebruik bronnen

• Literatuuronderzoek met selectie; titelbeschrijving; excerperen

Basisdocumentatie voor pr en voorlichting

• Onderwerpen

Catalogiseringssystemen

• Bekendste systemen en hun kenmerken

Wat zijn de taken en werkzaamheden op het vlak van pers en perscontacten?

Structuur van de publiciteitsmedia en de journalistiek in Nederland

• Indeling pers (schrijvende pers, radio en televisie); functies en taken van persbureaus en perscombinaties; namen en hoofdtaken van organisaties op het gebied van dagblad-, weekblad- en tijdschriftjournalistiek; informatiebronnen, zoals het Handboek voor de Nederlandse Pers en Publiciteit

Medialijsten

• Opzet en indelingscriteria

Organisatie van perscontacten

• Ook procedures voor actieve en passieve contacten

Vaste gebruiken in contacten met de pers

• Bijvoorbeeld embargo, off the record, primeuren sub-rosa

Persbezoeken

• Organisatie, planning en evaluatie

Persberichten

• Beginselen van een goed persbericht

Persconferenties

• Organisatie, planning en evaluatie

Persdocumentatie

• Inhoud persmap

Persfoto's

• Te stellen eisen aan persfoto's en foto-bijschriften

Interviews

• Voorbereiding, begeleiding en evaluatie

Wat zijn de taken en werkzaamheden op het vlak van behandeling van publieksreacties?

Soorten reacties

• Individuele en collectieve; actiegroepen en inspraak; negatieve, positieve en neutrale reacties

Eisen te stellen aan klachtenprocedure, wijze van be- en afhandeling

Onafhankelijke deskundigen of instanties

• Branches, rol van geschillencommissies en ombudsman

Goede communicatie tussen arts en patiënt is de basis van een goede behandeling. Vaak behandelen artsen patiënten niet op de gewenste manier en meestal zitten de problemen op het gebied van communicatie. Een arts moet soms genezen, vaak verlichten en altijd steun bieden. Dat laatste gaat vooral via communicatie: een patiënt wil gehoord en begrepen worden. Het opbouwen van een goede arts-patiënt relatie is moeilijk, maar essentieel. Om een goede band op te bouwen is het van belang om warm en sympathiek te zijn. Als je als arts jezelf voorstelt en zelf verzekerd overkomt, maar toch goed naar de patiënt luistert en laat blijken dat je hem begrijpt, voelt de patiënt zich veel prettiger.

Het belang van goede communicatie

Een goede relatie tussen arts en patiënt heeft meerdere voordelen:

Het levert een betere diagnose op. Patiënten durven meer te vertellen zodat alle relevante informatie sneller naar bogen komt. Zeker bij geestelijke problemen is het erg belangrijk dat de patiënt zich genoeg op zijn gemak voelt om alles eerlijk te zeggen. Goede communicatie heeft de volgende voordelen:

• De arts herkent sneller of er echt iets met de patiënt is
• Patiënten hebben meer vertrouwen in de behandeling
• De therapietrouw van de patiënten is groter

De patiënt kan zelf fysiek beter worden van een goede arts-patiënt relatie. Vaak helpt het namelijk al heel erg als een patiënt zijn problemen bij iemand kwijt kan. Klachten van patiënten gaan vaak over de communicatie: de arts luistert niet goed, geeft geen heldere informatie of heeft geen respect voor de patiënt.

Het aanleren van communicatietechnieken

Naast het aanleren van kennis en vaardigheden is het belangrijk dat de opleiding tot arts ook gericht is op de houding. Een van de manieren om dit aan te leren is door goede voorbeelden te geven. Maar ook formele training is nodig. Bij artsen die in hun studententijd al moeite hadden met communiceren met de patiënt, is gebleken dat ook tijdens hun werk ze niet alle nodige informatie van de patiënt kregen, niet de goede vragen stelden, niet goed signalen konden oppikken en geen actieve houding hadden tijdens het gesprek. Het geven en ontvangen van feedback is een goede manier om studenten en artsen bewust te maken van de houding. Feedback zorgt ervoor dat de arts meer empathie toont, zelfverzekerder is en meer open vragen stelt.
Het belangrijkste bij het aanleren van communicatievaardigheden is beseffen dat je al kunt communiceren. Het is niet iets waar je pas op je opleiding mee begint. Je kunt jezelf wel trainen door veel te oefenen met medestudenten en acteurs/patiëntensimulaties. Zo kunnen ook de moeilijke situaties, zoals een slechte diagnose of een taboe, worden geoefend zonder dat een patiënt eronder lijdt als het misgaat.

Vaak denken studenten dat communiceren ze goed af gaat. Wees daar voorzichtig mee, de meest zelfverzekerde studenten krijgen vaak erg veel last met communiceren tijdens hun werk.

Welke concrete vragen kunnen gesteld worden in het sollicitatiegesprek?

• Noemt u eens een aantal vakbladen?
• Wat vindt u van de opmaak van de Volkskrant?
• Welke reclameslogan spreekt u aan? En waarom?
• Wat is de functie van pr en voorlichting?
• Kunt het belang aangeven van interne communicatie?
• Welke vakbeurzen heeft u al eens bezocht?
• Wat weet u van budgettering en offertes?
• Kent u een brochure die u aanspreekt?
• Stel er gaat iets fout binnen uw brouwerij. De bierflesjes blijken aan de rand af te brokkelen. Welke acties onderneemt u m.b.t. de benadering van het publiek?
• Stel uw concurrent beschuldigt één van uw producten (stel een wasmiddel) ervan ondeugdelijk te zijn (stel slijtage of gaten in de stof te veroorzaken). Welke acties onderneemt u?

Welke open vragen kunnen gesteld worden in het sollicitatiegesprek?

• Bij een sollicitatiegesprek kan gevraagd worden naar jouw visie op een communicatieplan of -uiting.
• Ook kan er gevraagd worden om zelf een idee voor een plan of aanpak te geven of naar jouw mening over bepaalde beslissingen in het ontwikkelingsproces van een communicatie-uiting of de imagovorming als geheel.
• Kortom: wees goed voorbereid en zorg dat je weet waar de organisatie mee bezig is, welke communicatieproducten ze hebben ontwikkeld en wat jouw (kritisch doch constructieve) mening daarover is.

Waar kun je werk of vacatures vinden?

• Vacatures kun je vinden via vacaturesites en op de websites van uitzendbureaus en bemiddelingsorganisaties.
• Zoektermen die je kan gebruiken zijn: pr, public relations, communicatie, copywriting, publiciteit, promotie, voorlichting, tekstschrijver, communicatiemedewerker, campagnemedewerker, campagne, (web)redacteur, online redacteur, persvoorlichter.
• Zoek je een baan als communicatiemedewerker in een specifieke branche? Gebruik dan meerdere trefwoorden (bv communicatiemedewerker culturele sector).
• Let op: vaak is het in je voordeel als je enige kennis hebt van de sector waarin je aan de slag gaat (dus waarvoor jij de communicatie gaat verzorgen), zodat je weet waar je over praat en de juiste woorden kan gebruiken.
• Er zijn zowel bureaus die gespecialiseerd zijn in communicatie of marketing voor andere organisaties waarvoor je aan de slag kan. Veel organisaties hebben echter ook een eigen marketing- & communicatie afdeling, waarbij je dus specifiek kunt kiezen om te zoeken naar organisaties in een specifieke sector (zoals bijvoorbeeld onderwijsinstellingen of juist NGOs)

Sollicitatiebrief schrijven in de communicatie- en marketingsector?

• De manier van communiceren in je sollicitatiebrief moet naadloos aansluiten bij de gewenste stijl van communiceren van de organisatie.
• Let dus goed op de schrijfstijl in de vacature en van de producten die jij, indien je aangenomen wordt, in de toekomst zult gaan maken en pas je brief hier op aan.
• Originaliteit, creativiteit en specificiteit worden – meer nog dan in andere branches – vaak gewaardeerd.
• Solliciteer je bij een organisatie waarbij de toon serieuzer of meer vakinhoudelijk is?
• Weeg je woorden voorzichtig en vraag advies bij iemand uit het vakgebied/werkveld, zodat je met de juiste termen en verwoordingen voor de dag komt.

Wat zijn de sollicitatieprocedures in de communicatie- en marketingsector?

• De sollicitatieprocedure verschilt per organisatie.
• Je wordt aangenomen op een functie bij de afdeling communicatie, dus houd er rekening mee dat er goed gelet wordt op je schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.
• Ook non-verbale en informele communicatie wegen mee bij de beslissing voor de juiste kandidaat.
• Zorg ervoor dat jouw manier van communiceren aansluit bij de organisatie; dit is waarom ze jou aannemen.